Een solidaire kerstcampagne organiseren in 6 weken

Planning week per week voor een solidaire kerstcampagne: team, donatiepagina, vergunningen, lancering en bedankjes in zes weken.

In het kort Een solidaire kerstcampagne organiseer je goed in zes weken: twee om team en format te bepalen, twee om de donatiepagina en de vergunningen voor te bereiden, één om te lanceren en één om aan te dringen en te bedanken. Met 5 tot 10 mensen en een duidelijke planning haal je 22 december rustig.

dit artikel beschrijft de regels in Spanje.

Waarom zes weken genoeg zijn

Zes weken geven ruimte om voor te bereiden zonder dat de campagne energie verliest. Als je op maandag 9 november begint, eindigt week 6 op 20 december, vlak voor de loterijtrekking van 22 december en de feestdagen. Deze planning past bij kleine verenigingen en stichtingen zonder reclamebudget.

Misschien ontbreekt je nog het concrete idee. In ons artikel met ideeën voor een solidaire kerstcampagne vind je een selectie. Hier gaan we ervan uit dat je ongeveer weet wat je wilt doen en richten we ons op het wanneer.

Week 1: bepaal doel, team en format

Begin met drie beslissingen op één blad: hoeveel je wilt inzamelen, voor welk concreet project en wie waarvoor zorgt. Een doel met een duidelijk gebruik, zoals "300 warme maaltijden", overtuigt meer dan een totaal zonder uitleg.

Stel een team samen van 5 tot 10 mensen, met één verantwoordelijke per blok: web, communicatie, logistiek en bedankjes.
Kies een hoofdformat (online campagne, kerstmarkt, diner, concert) en een tweede.
Leg de einddatum vast en twee tussentijdse mijlpalen.

Week 2: breng mensen samen die je al kennen

Maak een lijst van mensen die al gegeven hebben, vrijwilliger waren of aan vorige evenementen deelnamen. Zij zijn je eerste kring en reageren het snelst. Denk ook aan bedrijven uit de buurt, winkels en lokale media die kunnen helpen.

Wees voorzichtig met e-mail. De LSSI (de Spaanse wet op de diensten van de informatiemaatschappij) verbiedt reclame per e-mail naar mensen die er niet om gevraagd of er uitdrukkelijk toestemming voor gegeven hebben, met een beperkte uitzondering. Een eerdere gift is niet bevestigd als voldoende uitzondering, dus vraag je veiligheidshalve een duidelijke toestemming. Raadpleeg de tekst in het BOE (het Spaanse staatsblad), en vraag het bij twijfel aan de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Week 3: maak de donatiepagina en de boodschap klaar

Nu bouw je de plek waar mensen geven. Met WeGlow.world maak je een donatiepagina in drie stappen (bedrag, persoonlijke gegevens en overzicht), met eenmalige en maandelijkse giften, elk met eigen bedragen, en ze werkt op de telefoon. Je kunt bij elk bedrag een label zetten, zoals "een warme maaltijd", zodat duidelijk is wat elke gift bereikt.

Schrijf ook de bedanktekst die iedereen ontvangt. Op WeGlow.world wordt de bedankmail vanzelf verstuurd als je die tekst geschreven hebt, dus zet hem nu klaar. Wil je inspiratie, bekijk dan de rest van de gids voor kerstfundraising.

Week 4: vergunningen, papierwerk en materiaal

Dit is de week van de formaliteiten, en het loont om ze tijdig te regelen, want in Spanje hangen ze af van elke autonome regio en elke gemeente. Ga niet uit van een nationale regel en bevestig altijd bij de bevoegde overheid.

Tombola of verloting: elke autonome regio regelt dit zelf. In de Comunidad de Madrid volstaat een voorafgaande melding, met prijzen in natura en nooit in geld. In Catalonië is een vergunning nodig als de prijzen meer dan 3.000 euro bedragen, aan te vragen een maand voordat je loten verkoopt. In andere regio's vraag je het aan het bevoegde departement.
Markt of tafel op straat: vraag bij de gemeente na wat geldt voor het gebruik van de openbare weg.
Materiaal: affiche, teksten voor sociale media en foto's van het project.

Als je campagne een markt omvat, vind je de details in hoe organiseer je een solidaire kerstmarkt.

Week 5: lanceer de campagne

Lanceer op maandag of dinsdag, als alles klaar is. Schrijf eerst op die eerste dag naar je naaste kring en open de campagne daarna voor sociale media en lokale media. Een vertrouwd persoon die de eerste stap zet, laat de anderen volgen.

Dag 1: persoonlijk bericht aan je eerste kring, met de link naar de donatiepagina.
Dag 2 en 3: bericht op sociale media en melding aan winkels en media.
Dag 5: eerste update met het opgehaalde bedrag en een foto.
Weekend: een evenement ter plaatse of een herinnering, als het past.

Week 6: laatste duw en bedankjes

De eindsprint is het moment om aan te dringen, dus zwijg niet. Deel de voortgang richting het doel, herinner aan de einddatum en vraag wie al gegeven heeft dit te delen. In de laatste 3 dagen werkt een kort en concreet bericht beter dan een lang.

Als de campagne afloopt, bedank je persoonlijk en vertel je wat er bereikt is. Dat gesprek maakt de weg vrij voor mensen die terugkomen en, als ze willen, lid worden met een periodieke bijdrage.

Zo doe je het met WeGlow.world

Met WeGlow.world past de hele planning op één plek: de donatiepagina van week 3, de acties van je supporters en de bedankjes. Wie jou steunt, kan een eigen actiepagina openen om zijn of haar kring te vragen te geven, en zo vergroot je je bereik zonder extra werk.

Daarnaast bereiden we vier kerstervaringen voor, die tot de officiële lancering nog een concept zijn. De Glow Room is bijvoorbeeld een 3D-woonkamer met een kerstboom waar elke gift een versiering wordt. Liever iets anders? Kijk dan naar de Sterrenhemel, het Pakjeserf of de Kaartenmuur. Je kunt op WeGlow.world gratis starten met een account, of ons schrijven als je vragen hebt.

Belastingen en attesten: wat je moet weten

De aftrek voor giften uit Wet 49/2002 geldt niet voor elke entiteit. Ze geldt voor stichtingen, verenigingen die als van openbaar nut erkend zijn en andere entiteiten uit artikel 16. Een vereniging zonder die erkenning valt erbuiten, dus controleer je status voor je iets belooft.

Particulieren: 80 % tot 250 euro en 40 % op de rest (45 % bij terugkerende giften).
Bovengrens: 10 % van de belastbare grondslag.
De entiteit geeft een attest af en heeft het NIF (fiscaal nummer) van de donateur nodig.
Een tombola of een aankoop is geen gift.

Deze regels gelden niet voor Baskenland en Navarra, die een eigen foraal stelsel hebben. WeGlow.world geeft geen fiscale attesten af voor Spanje, dus die moet je zelf regelen. De termijn van modelo 182 (de jaarlijkse giftenaangifte) is niet bevestigd: raadpleeg de Agencia Tributaria, de Spaanse belastingdienst.

Veelgestelde vragen

Dit zijn de twijfels die het vaakst terugkomen bij de voorbereiding van een kerstcampagne.

Wanneer moet ik beginnen om kerst te halen?

Zes weken voor de einddatum. Sluit je af op 20 december, begin dan op 9 november. Met minder tijd kan het, maar het papierwerk voor verlotingen en markten kan je vertragen.

Heb ik een vergunning nodig voor een solidaire tombola?

Dat hangt af van je autonome regio. In Madrid volstaat een voorafgaande melding en in Catalonië is een vergunning nodig boven 3.000 euro aan prijzen. Raadpleeg altijd de overheid van je regio voor je loten verkoopt.

Mag ik mijn donateurs van vorige jaren mailen?

Het veiligst is dat alleen met hun uitdrukkelijke toestemming te doen, want de LSSI eist voorafgaande toestemming. Voeg in elk bericht altijd een eenvoudige en gratis manier toe om je uit te schrijven.

Zijn alle giften aftrekbaar?

Nee. Alleen giften aan entiteiten uit artikel 16 van Wet 49/2002, met attest en NIF van de donateur. Een tombolalot of de aankoop van een product is niet aftrekbaar.

Wat doe ik als ik mijn doel niet haal?

Communiceer de resultaten eerlijk, bedank elke bijdrage en leg uit wat er met de opbrengst gebeurt. Die transparantie helpt je om bij de volgende campagne meer steun te krijgen.

Bronnen

Alle volgende officiële bronnen zijn gecontroleerd op 9 oktober 2026.