Kerstmail aan donateurs in Canada: 3 voorbeelden

Drie volledige kerstmails voor Canadese donateurs: uitnodiging, tussenstand en bedankje, met onderwerpregels, knoppen, een tabel, CASL en Wet 25.

In het kort Stuur Canadese donateurs drie kerstmails: een uitnodiging begin december, een tussenstand ongeveer een week voor de deadline en een bedankje binnen 48 uur na de afsluiting. Elke mail heeft één taak en één knop. Check eerst je toestemmingsbasis: CASL artikel 3(g) geldt alleen voor geregistreerde goede doelen, en alleen als fondsenwerving het hoofddoel is.

Dit artikel beschrijft de regels in Canada.

Hieronder staan drie volledige voorbeelden, een planningstabel en de regels die je bevestigt voor je op verzenden drukt.

Welke drie mails heeft een kerstactie nodig?

Je hebt een uitnodiging, een tussenstand en een bedankje nodig. Samen openen ze het verhaal, houden ze de vaart erin en sluiten ze de cirkel. Spreid ze over een periode van zes weken, zoals in onze planninggids voor een kerstactie.

Eerst een idee nodig? Lees ideeën voor kerstacties van een goed doel in Canada. De voorbeelden gebruiken een verzonnen actie voor voedselpakketten.

Mail één: de uitnodiging

Stuur deze op de dag dat je donatiepagina live gaat, meestal in de eerste week van december. Ze vertelt één verhaal, noemt één doel en biedt één manier om te handelen.

Onderwerp: Help je ons 150 kerstpakketten vullen?
Preview: Onze eindejaarsactie start vandaag.

Hoi Sam,

Vorige winter hielp je ons 90 gezinnen te voeden. Nu willen we 150 pakketten vullen, met een doel van $ 6.000 (een voorbeeldbedrag, gebruik je eigen cijfer).

Elke gift wordt boodschappen voor een gezin in nood. Geef je tot 31 december, dan krijg je een officieel donatiebewijs voor dit belastingjaar.

Knop: Geef aan onze eindejaarsactie

Met dank en warme groeten,
Amira, Riverside Food Bank
Geregistreerd goed doel, nummer [je nummer]. [Postadres, telefoonnummer en website]. Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link hieronder.

Mail twee: de tussenstand

Stuur deze ongeveer een week voor de deadline, wanneer een herinnering echt helpt. Toon echte vooruitgang en een duidelijke reden om nu te handelen.

Onderwerp: $ 3.900 binnen, nog 7 dagen te gaan
Preview: Bekijk wat jouw giften al hebben bereikt.

Hoi Sam,

Dank je. Dankzij supporters zoals jij haalden we $ 3.900 op van ons doel van $ 6.000, genoeg voor 97 pakketten. (Voorbeeldcijfers.)

We zitten $ 2.100 te kort met nog één week te gaan. Kun je ons helpen het gat te dichten? Met een gift van $ 40 vul je één pakket en met een maandelijkse gift van $ 10 blijven onze schappen goed gevuld tot ver in het nieuwe jaar.

Knop: Help ons $ 6.000 te halen

Hartelijks,
Amira

Mail drie: het bedankje

Stuur deze binnen 48 uur nadat de actie is afgesloten. Ze noemt het resultaat, legt uit wat het geld zal doen en vraagt niets meer dan een antwoord.

Onderwerp: Het is gelukt, dank je wel
Preview: Dit maakte jouw kerstgift mogelijk.

Hoi Sam,

De actie is afgesloten en we haalden $ 6.420 op bij 138 supporters. (Voorbeeldcijfers.) Dankzij jou openen 150 gezinnen deze kerst hun deur voor een vol pakket.

Je officiële donatiebewijs volgt apart. In januari delen we een korte update met foto's en verhalen uit het magazijn. Wil je hallo zeggen, antwoord dan gewoon op deze mail.

Knop: Zie wat jouw gift deed

Van ons allemaal, dank je wel,
Amira

Hoe verhouden de drie mails zich?

De tabel zet de drie mails naast elkaar, zodat je verzenddata plant en elke boodschap één taak houdt.

MailWanneerTaakKnoptekst
UitnodigingDag waarop de donatiepagina opengaatVertel het verhaal, noem het doelGeef aan onze eindejaarsactie
TussenstandOngeveer 7 dagen voor de deadlineToon de voortgang, noem het gatHelp ons $ 6.000 te halen
BedankjeBinnen 48 uur na de afsluitingMeld het resultaat, zeg dankZie wat jouw gift deed

Hou onderwerpregels kort en zet het echte getal erin. We citeren geen openingspercentages, dus test zelf.

Heb je toestemming om te mailen? CASL en artikel 3(g)

De Canadese antispamwet (CASL) regelt commerciële elektronische berichten. Artikel 3(g) van de Electronic Commerce Protection Regulations stelt berichten vrij die worden verstuurd door of namens een geregistreerd goed doel (registered charity) in de zin van de Income Tax Act, als het hoofddoel het inzamelen van geld voor dat goede doel is.

De vrijstelling is smal. Ze geldt alleen voor geregistreerde goede doelen, niet voor andere organisaties zonder winstoogmerk, en alleen als fondsenwerving het hoofddoel is. Sponsorreclame of commerciële activiteit in het bericht kan je erbuiten brengen.

Je uitnodiging en tussenstand vragen duidelijk om geld. Of een bedankje zonder verzoek fondsenwerving als hoofddoel heeft, vraag je aan de CRTC (de Canadese toezichthouder voor telecom) of een jurist.

Zonder de vrijstelling heb je uitdrukkelijke of impliciete toestemming nodig. Impliciete toestemming uit een bestaande zakelijke relatie duurt tot 2 jaar, en uit een informatieaanvraag 6 maanden.

Elk bericht moet de afzender identificeren, met een postadres en een telefoonnummer, mailadres of website die minstens 60 dagen geldig zijn. Voeg een uitschrijfmogelijkheid toe en handel verzoeken af binnen 10 werkdagen, kosteloos.

Wat verandert er voor donateurs in Québec?

Wet 25 van Québec voegt privacyplichten toe bovenop CASL. Volgens de Commission d'accès à l'information wijst een organisatie een verantwoordelijke voor persoonsgegevens aan, publiceert ze een privacybeleid in gewone taal en vraagt ze toestemming die duidelijk, vrij, geïnformeerd en specifiek per doel is.

De pagina van de Commissie spreekt over "ondernemingen", dus of dit voor jouw goede doel geldt, is niet bevestigd. Vraag het aan de Commission d'accès à l'information, en vraag een adviseur in Québec of donateurs daar je mail in het Frans moeten ontvangen.

Wat moeten je mails zeggen over bewijzen en belasting?

Alleen een geregistreerd goed doel met een registratienummer van de CRA (Canada Revenue Agency, de Canadese belastingdienst) kan een officieel donatiebewijs uitreiken. Suggereer nooit dat een lot voor een tombola er een oplevert, want volgens de CRA is de aankoop van een lot geen gift. Onze gids over donatiebewijzen met kerst behandelt de details.

Een gift telt voor het belastingjaar waarin ze wordt gedaan, dus 31 december is de uiterste datum. Donateurs vragen zelf een niet terugbetaalbaar belastingkrediet aan. Voor 2026 beschrijft Finance Canada het laagste federale tarief als 14 procent op de eerste $ 200 aan giften. Provinciale kredieten verschillen, beloof dus geen specifieke terugbetaling.

Zo doe je het met WeGlow.world

Als je organisatie op WeGlow.world staat, kunnen je mails donateurs naar een donatiepagina sturen die in drie stappen werkt, eenmalige en maandelijkse giften aankan en op een telefoon werkt. Supporters kunnen ook een eigen actiepagina starten voor je actie.

Je kunt een bedanktekst schrijven die na een gift naar donateurs gaat, zodra je hem hebt ingevuld. Onze kerstervaringen blijven een concept tot de officiële lancering. De Kaartenmuur hangt enveloppen aan een touw waar elke kaart een postzegel is, een vriendelijk beeld voor je bedankmail. Bekijk alle vier in de hub voor kerstfundraising of start gratis met een account.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kerstmails moeten we sturen?

Drie is een goede vuistregel: een uitnodiging, een tussenstand en een bedankje. Hou het bedankje vrij van elke vraag.

Geldt CASL voor de donateursmails van een goed doel?

Vaak wel, tenzij artikel 3(g) van toepassing is. Dat stelt berichten van geregistreerde goede doelen vrij als fondsenwerving het hoofddoel is. Andere organisaties zonder winstoogmerk vallen er niet onder. Bij twijfel: vraag uitdrukkelijke toestemming en raadpleeg de CRTC.

Mogen we mensen mailen die vorig jaar gaven?

Mogelijk. Impliciete toestemming uit een bestaande relatie duurt tot 2 jaar, maar wat als relatie telt, is tot in detail geregeld. Check het bij de CRTC of een jurist en neem altijd een uitschrijflink op.

Hebben we een Franse versie nodig voor donateurs in Québec?

Dit is niet bevestigd in onze bronnen. Vraag het aan een adviseur in Québec en vraag de Commission d'accès à l'information naar je plichten onder Wet 25 voor je donateurs daar mailt.

Moet het bedankje een bewijs bevatten?

Je kunt het apart sturen. Een officieel bewijs vraagt je CRA-registratienummer, een serienummer, de naam en het adres van de donor, het bedrag en het in aanmerking komende bedrag. Bevestig de volledige lijst bij de CRA.

Bronnen

Artikels