Kerstmail aan donateurs: 3 voorbeelden voor Canada

Drie volledige kerstmails voor je Canadese donateurs, met onderwerpen en knoppen, een tabel en de regels van de CASL en Wet 25 die je moet controleren.

In het kort Stuur drie kerstmails: een uitnodiging als je donatiepagina opent, een tussenstand ongeveer een week voor de deadline en een bedankje binnen 48 uur na afsluiting. Elke mail heeft één rol en één knop. Controleer eerst je toestemming: paragraaf 3(g) van de CASL (de Canadese antispamwet) geldt alleen voor geregistreerde liefdadigheidsorganisaties.

Dit artikel beschrijft de regels in Canada.

Welke drie mails heb je nodig voor een kerstcampagne?

Je hebt een uitnodiging, een tussenstand en een bedankje nodig. Plaats ze in een campagne van zes weken, zoals onze gids voor het organiseren van een kerstactie in Canada voorstelt.

Bekijk ook onze ideeën voor een kerstactie van een Canadese organisatie. De voorbeelden gaan over een verzonnen campagne voor kerstpakketten.

Mail één: de uitnodiging

Verstuur ze op de dag dat je donatiepagina opent, midden november voor een campagne van zes weken. Eén verhaal, één doel, één manier om te helpen.

Onderwerp: Help je ons 150 kerstpakketten te vullen?
Voorbeeldtekst (preheader): Onze eindejaarscampagne start vandaag.

Hallo Sam,

Vorige winter hielp je ons 90 gezinnen te voeden. Dit jaar willen we 150 kerstpakketten vullen en we hebben een doel van 6.000 $ gesteld (voorbeeldcijfer, gebruik je eigen cijfer).

Elke gift wordt boodschappen voor een gezin. Geef je vóór 31 december, dan ontvang je een officieel giftenbewijs voor het lopende belastingjaar.

Knop: Geef aan onze eindejaarscampagne

Met dank en de beste wensen,
Amira, Voedselbank van de Wijk
Geregistreerde liefdadigheidsorganisatie, nummer [jouw nummer]. [Postadres, telefoonnummer en website]. Je kunt je op elk moment afmelden via de link hieronder.

Mail twee: de tussenstand

Verstuur ze ongeveer een week voor de deadline. Toon echte vooruitgang en een reden om nu te handelen.

Onderwerp: 3.900 $ opgehaald, nog 7 dagen
Voorbeeldtekst (preheader): Zie al wat jouw giften hebben bereikt.

Hallo Sam,

Bedankt. Dankzij mensen zoals jij hebben we 3.900 $ opgehaald van ons doel van 6.000 $, genoeg voor 97 pakketten. (Voorbeeldcijfers.)

Er ontbreekt nog 2.100 $ en er rest een week. Help je ons het gat te dichten? Met een gift van 40 $ vul je een pakket, en met een maandelijkse gift van 10 $ blijven onze rekken tot in de lente goed gevuld.

Knop: Samen naar 6.000 $

Hartelijke groet,
Amira

Mail drie: het bedankje

Verstuur het binnen 48 uur na afsluiting. Het meldt het resultaat en vraagt niets meer dan een antwoord.

Onderwerp: Je hebt het gedaan, bedankt
Voorbeeldtekst (preheader): Dit heeft jouw kerstgift mogelijk gemaakt.

Hallo Sam,

De campagne is voorbij: we hebben 6.420 $ opgehaald bij 138 mensen. (Voorbeeldcijfers.) Dankzij jou openen 150 gezinnen met Kerstmis de deur voor een goed gevuld pakket.

Je officiële giftenbewijs volgt in een aparte zending. In januari delen we foto's van het magazijn. Wil je ons groeten, antwoord dan gewoon op deze mail.

Knop: Zie wat jouw gift mogelijk maakte

Hartelijk bedankt,
Amira

Hoe verhouden de drie mails zich tot elkaar?

De tabel helpt je verzenddata te bepalen en één rol per bericht te houden.

MailMomentRolKnoptekst
UitnodigingDag waarop de donatiepagina opentHet verhaal vertellen, het doel noemenGeef aan onze eindejaarscampagne
TussenstandOngeveer 7 dagen voor de deadlineVoortgang tonen, het gat benoemenSamen naar 6.000 $
BedankjeBinnen 48 uur na afsluitingHet resultaat melden, bedankenZie wat jouw gift mogelijk maakte

Houd onderwerpen kort, met het echte cijfer. We noemen geen openingspercentages: test je eigen onderwerpen.

Mag je schrijven? CASL en paragraaf 3(g)

De Canadese antispamwet (CASL, in het Frans LCAP) regelt commerciële elektronische berichten. Paragraaf 3(g) van de Electronic Commerce Protection Regulations stelt berichten vrij die door of namens een geregistreerde liefdadigheidsorganisatie in de zin van de Income Tax Act worden verstuurd, wanneer het hoofddoel fondsenwerving voor die organisatie is.

De vrijstelling is nauw: ze geldt alleen voor geregistreerde liefdadigheidsorganisaties, niet voor andere non-profitorganisaties, en alleen wanneer fondsenwerving het hoofddoel van het bericht is. Een advertentie van een sponsor kan haar doen vervallen.

Uitnodiging en tussenstand vragen duidelijk om een gift. Bij een bedankje zonder vraag blijft de kwestie van het hoofddoel open: vraag het aan de CRTC (de Canadese toezichthouder voor telecommunicatie) of een advocaat.

Zonder vrijstelling is uitdrukkelijke of stilzwijgende toestemming nodig. Stilzwijgende toestemming op basis van een bestaande zakelijke relatie duurt tot 2 jaar, en toestemming die voortkomt uit een informatieverzoek 6 maanden.

Elk bericht moet de afzender identificeren, met een postadres en een telefoonnummer, e-mailadres of website die minstens 60 dagen geldig zijn. Voorzie een afmeldmechanisme en behandel verzoeken binnen 10 werkdagen, kosteloos.

Wat verandert er voor je donateurs in Quebec?

Wet 25 (Loi 25) voegt in Quebec verplichtingen voor de bescherming van persoonsgegevens toe. Volgens de Commission d'accès à l'information wijs je een verantwoordelijke voor de bescherming van persoonsgegevens aan, publiceer je een privacybeleid in duidelijke taal en verkrijg je een duidelijke, vrije, geïnformeerde toestemming voor specifieke doeleinden.

De pagina van de Commissie spreekt over "ondernemingen": of dit voor jouw organisatie geldt, is niet bevestigd, dus vraag het de Commissie. Vraag ook een adviseur uit Quebec of je donateurs in de provincie je mail in het Frans moeten ontvangen.

Wat zeg je over het giftenbewijs en belastingen in je mails?

Alleen een geregistreerde liefdadigheidsorganisatie met een registratienummer van de CRA (de Canadese belastingdienst) mag een officieel giftenbewijs afgeven. Laat nooit denken dat een tombolaticket er een oplevert: de CRA preciseert dat de aankoop van een loterijticket geen gift is. Zie onze gids over giftenbewijzen met Kerstmis.

Een gift telt voor het jaar waarin ze wordt gedaan: 31 december is dus de uiterste datum. De donateur claimt zelf een niet terugbetaalbaar krediet. Voor 2026 beschrijft Finance Canada een federaal tarief van 14 % op de eerste 200 $ aan giften. Provinciale kredieten verschillen: beloof geen bedrag.

Zo doe je het met WeGlow.world

Als je organisatie op WeGlow.world staat, kunnen je mails donateurs naar een donatiepagina in drie stappen leiden, die eenmalige en maandelijkse giften accepteert en er goed uitziet op een telefoon. Je supporters kunnen ook hun eigen actiepagina starten.

Je kunt een bedanktekst schrijven die na een gift naar donateurs wordt gestuurd, zodra je hem hebt ingevuld. Onze kerstervaringen blijven concepten tot de officiële lancering. De Kaartenmuur hangt enveloppen aan een touw, waar elke kaart een postzegel is: een mooi beeld voor je bedankmail. Zie de kerstfundraisinghub of start gratis met een account.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kerstmails moet je versturen?

Drie is een goede regel: een uitnodiging, een tussenstand en een bedankje. Houd het bedankje vrij van elke vraag.

Is de CASL van toepassing op mails van een liefdadigheidsorganisatie?

Vaak wel, behalve als paragraaf 3(g) geldt, namelijk voor een geregistreerde liefdadigheidsorganisatie met fondsenwerving als hoofddoel. Heb je twijfels, zorg dan voor uitdrukkelijke toestemming.

Mag je mensen mailen die vorig jaar gaven?

Dat kan: stilzwijgende toestemming uit een bestaande relatie duurt tot 2 jaar. Controleer dit bij de CRTC en voeg altijd een afmeldlink toe.

Is een Franse versie nodig voor donateurs in Quebec?

Onze bronnen bevestigen dat niet. Vraag het een adviseur uit Quebec en de Commission d'accès à l'information.

Moet het giftenbewijs in het bedankje zitten?

Je kunt het apart versturen. Het vereist onder meer je registratienummer van de CRA en een serienummer. Bevestig de volledige lijst bij de CRA.

Bronnen

Artikels