De kerstmail naar donateurs: drie voorbeelden om te kopiëren

Drie volledige kerstmails voor Ierse goede doelen (uitnodiging, update, bedankje), met onderwerpregels, knoppen en de ePrivacy-regels over toestemming.

In het kort Stuur donateurs drie kerstmails: een uitnodiging begin november, een tussentijdse update half december en een bedankje binnen 48 uur na het einde. Elke mail heeft één doel, één onderwerpregel en één knop. In Ierland mail je alleen mensen die duidelijk toestemming gaven, en je steunt niet op de Britse soft opt-in.

Dit artikel beschrijft de regels in Ierland.

Wie mag je met kerst mailen?

Volgens Regulation 13 van de ePrivacy Regulations 2011 heeft een ongevraagde marketingmail aan een persoon eerst diens toestemming nodig. De Data Protection Commission (DPC), de Ierse gegevensbeschermingsautoriteit, omschrijft dat als duidelijke, actieve toestemming, nooit een vooraf aangevinkt vakje.

De enige uitzondering geldt voor bestaande klanten die iets kochten, met een afmeldmogelijkheid bij het verzamelen van het adres en in elk bericht, binnen 12 maanden na de verkoop. Ze is geschreven voor commerciële verkoop. We konden niet bevestigen dat de DPC een gift als verkoop beschouwt, of fondsenwerving van een goed doel als direct marketing. Vraag het dus aan de DPC voor je erop steunt.

Sinds 5 februari 2026 kent het Verenigd Koninkrijk een soft opt-in voor goede doelen (een Britse uitzondering op de toestemmingsplicht). Die geldt niet in Ierland en we vonden geen Iers equivalent. Mail dus donateurs die een vakje aanvinkten of anders ja zeiden, en geef alle anderen een manier om zich op je lijst in te schrijven. Elke mail moet een werkende manier bevatten om geen mails meer te krijgen. Elke onwettige mail is een apart strafbaar feit, met geldboetes bij vervolging van maximaal € 250.000 voor een bedrijf.

De drie mails in één oogopslag

Elke mail heeft één taak. De tabel toont hoe de drie samenhangen over ongeveer zes weken.

Mail één: de uitnodiging

Stuur deze begin november, ongeveer zes weken voor kerst. Ze vertelt één klein verhaal, noemt één doel en vraagt één keer. Onderwerp: Help je ons kerst laten stralen? Knop: Geef een kerstgift.

Hallo [Voornaam],

Vorige kerst kwam Anne naar ons centrum voor een warme maaltijd en bleef voor de gezelligheid. Dit jaar willen we dat elke gast allebei krijgt.

Onze kerstactie wil € 5.000 ophalen tegen 24 december, genoeg voor 400 feestelijke maaltijden. Elke gift helpt, of het nu € 10 of € 50 is.

[Knop: Geef een kerstgift]

Bedankt dat je deel uitmaakt van ons jaar, [Naam goed doel]. Je krijgt deze mail omdat je gevraagd hebt van ons te horen. Schrijf je op elk moment uit.

Mail twee: de tussentijdse update

Stuur deze ongeveer tien dagen voor kerst. Deel een echt cijfer en één duidelijke volgende stap. Onderwerp: We zijn al 70 % van de weg. Knop: Help ons afronden. Gebruik het percentage alleen als het die dag klopt.

Hallo [Voornaam],

Dankzij jou haalden we al € 3.500 op van ons doel van € 5.000. Dat zijn al 280 maaltijden die betaald zijn.

We hebben nog € 1.500 nodig tegen 24 december. Als je kunt geven, of deze mail doorstuurt naar één vriend, halen we het.

[Knop: Help ons afronden]

Met dank, [Naam goed doel]. Schrijf je op elk moment uit.

Mail drie: het bedankje

Stuur dit binnen 48 uur na het einde, ook als je het doel niet haalde. Bedank mensen eerst en rapporteer dan eerlijk. Onderwerp: Dank je wel, [Voornaam]. Knop: Zie wat je gift deed.

Hallo [Voornaam],

Jullie deden het. Samen haalden we € 5.240 op, en op eerste kerstdag zaten 420 gasten aan een warme maaltijd.

Jouw gift maakte die tafel mogelijk. In januari delen we foto's en een volledig verslag.

[Knop: Zie wat je gift deed]

Van iedereen bij [Naam goed doel]. Schrijf je op elk moment uit.

Wat maakt een goede onderwerpregel en knop?

Houd onderwerpregels onder ongeveer 50 tekens, noem de donateur bij naam waar je kunt en zeg iets wat klopt. Knoppen werken het best als korte werkwoorden die de volgende stap beschrijven, zoals Geef een kerstgift.

• Gebruik één knop per mail, bij een lang bericht één keer herhaald bovenaan.
• Vermijd valse urgentie. Noem alleen een deadline die je echt houdt.
• Controleer de mail eerst op een telefoon, want de meeste donateurs openen hem daar.

Belastingvoordeel en het bedankje

Als je organisatie een erkende instelling is onder de Charitable Donation Scheme (de Ierse regeling voor giftenaftrek), kunnen giften van € 250 of meer per jaar in aanmerking komen voor een voordeel dat jij aanvraagt, niet de donateur. De Ierse belastingdienst Revenue rekent de gift op met 31 %, dus € 1.000 wordt € 1.449,27. De donateur moet je een certificaat geven, samen met zijn PPSN (het Ierse persoonlijke fiscale nummer).

Beloof dit niet aan iedereen. Vermeld het alleen in een apart bericht aan donateurs die € 250 of meer gaven, en controleer eerst of je status als erkende instelling in orde is.

Zo doe je het met WeGlow.world

Laat elke knop naar één plek verwijzen: je donatiepagina op WeGlow.world. Donateurs kiezen een bedrag, vullen hun gegevens in en bevestigen in drie stappen, eenmalig of maandelijks, op telefoon of computer. Supporters kunnen hun eigen actiepagina starten en delen.

WeGlow.world stuurt na een gift een bedankmail als je een bedanktekst hebt ingevuld, schrijf er dus een. De Glow Room, waar elke gift een versiering aan een 3D kerstboom wordt, is tot de officiële lancering nog een concept. Bekijk de Glow Room, of start gratis met een account op WeGlow.world.

Meer lezen: kerstactie-ideeën voor Ierse goede doelen, een kerstactie plannen en online kerstfundraising.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kerstmails moeten we donateurs sturen?

Drie is een goede regel: een uitnodiging, een tussentijdse update en een bedankje. Een vierde herinnering in de laatste 48 uur kan werken als je lijst toestemming gaf en het doel dichtbij is.

Mogen we mensen mailen die vorig jaar gaven?

Niet automatisch. De Ierse regels vragen voorafgaande toestemming voor marketingmail. De uitzondering voor bestaande klanten is geschreven voor verkoop, dus vraag de Data Protection Commission of je er voor donateurs op mag steunen.

Geldt de Britse soft opt-in voor goede doelen ook in Ierland?

Nee. Het Verenigd Koninkrijk voerde hem in op 5 februari 2026, maar het is Brits recht. We vonden geen Iers equivalent, dus vraag donateurs duidelijk om toestemming.

Wat is een goed verzendmoment?

Kies één vast moment, bijvoorbeeld een weekdagochtend, en houd het voor alle drie de mails. Test het op je eigen lijst in plaats van algemeen advies te geloven. We citeren geen openingspercentages omdat we geen gedateerde bron hebben.

Wat als we ons doel niet halen?

Zeg dat eerlijk in de bedankmail, vertel wat het geld bereikte en bedank donateurs eerst. Mensen reageren beter op een waarheidsgetrouwe update dan op een opgerekt cijfer.

Bronnen

• Data Protection Commission, toestemming voor elektronische direct marketing, gecontroleerd op 9 oktober 2026
• S.I. No. 336/2011, ePrivacy Regulations, Regulation 13, gecontroleerd op 9 oktober 2026
• Revenue, Charitable Donation Scheme, gecontroleerd op 9 oktober 2026