Kerstactie organiseren: draaiboek in zes weken

Kerstactie organiseren in zes weken: een draaiboek week per week tot 24 december, met taken, rollen en deadlines, plus bedanken en het fiscaal attest.

In het kort Een kerstactie organiseren lukt in 6 weken, als je op 12 november begint en elke week één afgebakend blok afwerkt: doel, team, donatiepagina, aankondiging, herinnering en slotweek. Zo sta je op 24 december klaar en kun je daarna bedanken en, als je erkend bent, fiscale attesten versturen. Dit draaiboek geeft de taken, de rolverdeling en de deadlines.

Een kerstactie organiseren is vooral een kwestie van volgorde. Wie in de laatste week pas een pagina maakt, mist het moment waarop mensen willen geven. Dit draaiboek loopt van 12 november tot en met 24 december 2026 en past bij een vzw, een school, een buurtgroep of een werkteam. Je zet de actie op met WeGlow.world, maar de planning werkt ook zonder.

Zes weken voor kerst: kies doel en datum

Begin op 12 november met één doel, één einddatum en één bedrag of resultaat dat je wilt halen. Schrijf het in één zin op en laat het goedkeuren door je bestuur of coördinator.

Kies ook het formaat. Wil je een online kerstactie, een markt, een concert of een combinatie? Heb je nog geen idee, bekijk dan eerst de ideeën voor een kerstactie. Zet daarnaast je einddatum vast, bijvoorbeeld 24 december of de laatste schooldag.

Vijf weken: team en rolverdeling

Een kerstactie heeft minstens drie rollen nodig: een trekker die beslist, iemand die teksten en foto's maakt, en iemand die geld en administratie bijhoudt. In een klein team kan één persoon twee rollen dragen, maar nooit alle drie.

Controleer in deze week of je organisatie fiscale attesten mag uitreiken. Dat bepaalt wat je donateurs later mag verwachten, en dus wat je op je pagina belooft. Meer daarover lees je onderaan bij het blok over attesten.

Vier weken: bouw de donatiepagina en kies betaalmethodes

Een goede donatiepagina is in week drie klaar en getest: een korte tekst, één sterke foto, een duidelijk doel en bedragen waar mensen iets bij kunnen zien. In WeGlow.world kun je eenmalige en maandelijkse giften instellen, met een eigen label per bedrag, en werkt de pagina op een telefoon.

Doe zelf een testgift voordat je de pagina deelt. Controleer wat de donor te zien krijgt na het betalen en of de bedankmail klopt. Een bedankmail verstuurt WeGlow.world automatisch als je een bedanktekst hebt ingevuld, dus vul die in. Hoe je de pagina opbouwt, lees je in het artikel over de donatiepagina voor je kerstactie.

De vier kerstervaringen van WeGlow.world (Glow Room, Sterrenhemel, Pakjeserf en Kaartenmuur) zijn nog een concept tot de officiële lancering. Je kunt ze bekijken op de kerstpagina van WeGlow.world, maar plan je draaiboek niet op iets dat nog niet beschikbaar is.

Drie weken: kondig de actie aan

Kondig de actie aan in week vier, en doe dat eerst bij wie je al kent: bestuur, vrijwilligers, trouwe donateurs en ouders. Eén persoonlijk bericht werkt beter dan een algemene oproep.

Een mail is hier het belangrijkste kanaal. Voorbeelden en een opbouw vind je in het artikel over de kerstmail aan donateurs. Valt je aankondiging samen met Giving Tuesday op 1 december? Lees dan eerst de Giving Tuesday hub en het artikel over beide campagnes combineren. Daar staat hoe je niet twee keer hetzelfde vraagt.

Twee weken: herinner en vertel het verhaal

In week vijf doe je geen nieuwe aankondiging, maar vertel je het verhaal verder: wat doet de gift concreet, wie helpt mee en hoever sta je. Deel een tussenstand alleen als die echt klopt.

Laat daarnaast supporters meehelpen. Een ouder, een vrijwilliger of een collega kan een eigen actiepagina starten voor jouw doel en zo zijn eigen kring bereiken. Geef hen een kant en klare tekst mee.

De laatste week en 24 december

In de laatste week stuur je één duidelijke laatste oproep en zeg je wanneer de actie stopt. Plan op 24 december zelf niets nieuws meer, behalve een korte dankboodschap en een eindstand als die klopt.

Het draaiboek in één tabel

De indeling hierboven loopt bewust van 12 november tot 24 december. Giving Tuesday valt op 1 december, midden in je derde week. Een aparte tijdlijn voor beide campagnes samen vind je in het artikel over het combineren van Giving Tuesday en kerst.

Na de actie: bedanken en het fiscaal attest

Bedank iedereen snel, bij voorkeur binnen enkele dagen na het einde, en stuur een fiscaal attest alleen als je organisatie in België erkend is. Een donateur krijgt belastingvermindering enkel met een attest van een erkende instelling. Zonder erkenning kun je wel giften ontvangen, maar geen attest uitreiken.

Bedanken doe je in drie stappen: een automatische bedankmail, een persoonlijk bericht aan grote gevers en een slotbericht aan iedereen met wat de actie opbracht. Vermeld alleen cijfers die je kunt bewijzen.

Voor het attest geldt volgens de pagina over giften van de FOD Financiën (gecontroleerd op 9 oktober 2026) het volgende:

• De belastingvermindering bedraagt 30 procent voor giften sinds 1 januari 2025.
• Het minimum is 40 euro per jaar en per instelling.
• Het attest wordt door de erkende instelling bezorgd. De meeste instellingen versturen de attesten in maart of april.
• De donateur moet het attest bewaren voor een controle, maar hoeft het niet bij de aangifte te voegen.

In WeGlow.world stuur je attesten met één klik naar alle donateurs die in aanmerking komen. Dat gebeurt niet vanzelf, jij start het. Dit is algemene informatie en geen belastingadvies. Twijfel je over je erkenning, vraag het dan na bij de FOD Financiën.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik beginnen met een kerstactie?

Zes weken voor kerst is een goed vertrekpunt, dus rond 12 november voor een einddatum op 24 december. Heb je minder tijd, schrap dan het formaat en de extra's, en houd de kern: één doel, één donatiepagina en een aankondiging. WeGlow.world helpt je de pagina snel op te zetten, maar het doel bepaal je zelf.

Hoeveel mensen heb ik nodig voor een kerstactie?

Twee tot vier mensen volstaan voor een online actie, als de rollen duidelijk zijn: een trekker, een tekstschrijver en iemand voor de administratie. Voor een markt of concert heb je meer vrijwilligers nodig. Met WeGlow.world kunnen supporters bovendien een eigen actiepagina starten, zodat je bereik groeit zonder dat je team groter wordt.

Wat als ik te laat ben met mijn kerstactie?

Kies dan een korte actie met één boodschap in plaats van een volledig programma. Maak de donatiepagina eerst, vraag eerst wie je al kent en stuur één duidelijke laatste oproep. Een late start is geen reden om te stoppen, maar wel om het klein en concreet te houden.

Hoe bedank ik donateurs snel?

Vul voor de start een bedanktekst in, zodat WeGlow.world na elke gift automatisch een bedankmail kan versturen. Stuur na de actie een slotbericht met wat de gift mogelijk maakte. Bel of schrijf persoonlijk naar je grootste gevers.

Wanneer krijgen donateurs hun fiscaal attest?

Volgens de FOD Financiën versturen de meeste instellingen de attesten in maart of april. Alleen erkende instellingen mogen ze uitreiken. Met WeGlow.world verstuur je ze met één klik naar alle donateurs die in aanmerking komen, zodra jij daarvoor kiest.

Start je draaiboek vandaag

Maak een gratis account aan op WeGlow.world en zet je donatiepagina klaar in week drie van dit draaiboek. Je start gratis, maar je hebt wel een account nodig. Maak een account aan of vraag een demo aan.

Fiscale regels gecontroleerd op 9 oktober 2026 op de pagina over giften van de FOD Financiën.