Kerstactie organiseren in 6 weken in Luxemburg

Planning in 6 weken voor je kerstactie in Luxemburg, met de vergunningen voor huis-aan-huisinzameling en tombola, en de aftrekbare giften.

In het kort Een kerstactie bereid je voor in 6 weken met een team van 5 tot 10 mensen. Leg eerst het formaat vast en vraag dan de vergunningen aan: de huis-aan-huisinzameling loopt via de gemeenteraad of het ministerie van Justitie, voor de tombola is een voorafgaande vergunning nodig. Daarna komen de donatiepagina en de e-mails.

dit artikel beschrijft de regels in Luxemburg.

Waarom zes weken volstaan voor een kerstactie

Zes weken is een realistische termijn voor een Luxemburgse vereniging: genoeg om je vergunningsaanvragen in te dienen, zonder garantie over de antwoordtermijn, maar te kort om alles te improviseren. Begin rond 12 november en je bent op 24 december zonder stress.

Vergunningen komen vóór de affiches, en de donatiepagina vóór de eerste e-mail. Twijfel je nog over het formaat, lees dan eerst onze ideeën voor een kerstactie van een vereniging in Luxemburg.

De planning, week per week

Hier is een planning van 6 weken, aan te passen aan je team. Elke week heeft één doel, zodat er op het einde niets opstapelt.

  1. Week 6: kies een formaat, een doel in euro en een verantwoordelijke. Breng 5 tot 10 mensen samen.
  2. Week 5: dien de vergunningsaanvragen (inzameling, tombola, evenement) in bij de gemeente of het ministerie.
  3. Week 4: maak de donatiepagina, schrijf het verhaal van je actie en bereid de visuals voor.
  4. Week 3: stuur de eerste e-mail naar je donateurs en start op sociale media.
  5. Week 2: herinner, installeer het materiaal, bevestig de vrijwilligers.
  6. Week 1: voer de actie uit, deel elke dag het totaal en bedank meteen.

Hou wat speling: als een vergunning laat komt, kun je nog van formaat veranderen. Voorzie ook 48 uur na de actie om je bedankjes te versturen, als de emotie er nog is.

Huis-aan-huisinzameling: welke vergunning vraag je aan?

Een geldinzameling of een oproep tot hulp aan huis vraagt een vergunning. Vindt ze plaats in één gemeente, dan geeft de gemeenteraad (conseil communal) ze. Strekt ze zich uit over meerdere gemeenten, dan moet je je tot het ministerie van Justitie richten.

Aanvragen bij het ministerie lopen via info@mj.public.lu. Dien je dossier in vanaf week 5 van de planning, want elk bestuur heeft zijn eigen ritme.

Een inzameling in een winkelstraat, met een spaarpot of een kraam, wordt niet beschreven op de pagina van het ministerie, die enkel over het huis spreekt. Vraag het aan je gemeente voor je plant.

Kerst-tombola: een voorafgaande vergunning is verplicht

In Luxemburg bestaat er geen vrije kleine tombola: elke loterij of tombola vraagt een voorafgaande vergunning. Het college van burgemeester en schepenen geeft ze tot 12.500 € aan tickets, de minister van Justitie daarboven.

De gemeente van de voornaamste plaats van uitgifte van de tickets is bevoegd. Het doel moet geheel of gedeeltelijk van algemeen belang zijn (filantropisch, religieus, wetenschappelijk, artistiek, pedagogisch, sociaal, sportief of toeristisch). De overheid kan voorwaarden opleggen voor de organisatie, de trekking en de controle.

In Luxemburg-Stad moet de organisator binnen de maand na de trekking een overzicht van de ontvangsten indienen. Die regel is alleen voor de Stad bevestigd: vraag je gemeente wat ze eist. Voor de termijnen, de formulieren en de maximumprijs van een ticket neem je contact op met de dienst Kansspelen van het ministerie van Justitie. Tickets online verkopen wordt in geen enkele geraadpleegde officiële bron beschreven: vraag het voor je het voorstelt.

Kerstmarkt en evenement in de openbare ruimte

Een evenement in de openbare ruimte (spelen, wedstrijden, shows, tentoonstellingen) vraagt de toelating van de burgemeester. Elke gemeente heeft haar eigen politiereglement: raadpleeg het gemeentebestuur ruim voor de datum.

In Luxemburg-Stad kan de aanvraag online en kan een belasting op voorstellingen van toepassing zijn. Voor een kraam op een kerstmarkt vraag je de huur van de plaats of een bijzondere toelating aan de organisator van de markt. Voor glühwein kan een vergunning voor alcoholische dranken bestaan: vraag het aan je gemeente.

Aftrekbare gift: wat je donateurs kunt beloven

In Luxemburg is een gift een bijzondere uitgave die van het inkomen wordt afgetrokken, geen percentage dat op de belasting wordt teruggegeven. Het totaal van de giften van het jaar moet minstens 120 € bedragen, en de aftrek bedraagt niet meer dan 20 % van het totale netto-inkomen en niet meer dan 1.000.000 €.

Bedragen boven die grenzen worden overgedragen naar de twee volgende aanslagjaren. De gift telt voor het jaar van de betaling: een kerstgift moet dus voor 31 december betaald zijn. Die datum van het jaareinde is een niet-officiële regel, afgeleid uit het aangifteformulier, dat spreekt over giften gedurende het jaar: bevestig ze bij de Administration.

Alleen organisaties van openbaar nut die op de lijsten van de Administration des contributions directes staan, komen in aanmerking. Niet elke erkende vereniging is automatisch aftrekbaar. Beloof dus niets voor je je eigen geval op de lijst hebt gecontroleerd. Voor het bewijsstuk dat de donateur moet bewaren, of voor online betalingen, is de officiële bron niet expliciet: vraag het aan de Administration des contributions directes. Onze tips daarover staan in het artikel over de aftrek van kerstgiften in Luxemburg.

E-mails aan donateurs: eerst toestemming

Voor e-mails is de CNPD, de Luxemburgse privacytoezichthouder, de bevoegde autoriteit. Zonder bestaande contractuele band is voorafgaande toestemming van de ontvanger nodig voor je verstuurt. Met zo'n band moet een recht van verzet worden vermeld bij het verzamelen van het adres en in elk bericht.

Het is niet duidelijk of een eerdere gift als contractuele band telt. Het veiligst is een apart vakje voor de nieuwsbrief en de kerstmail, nooit vooraf aangevinkt.

Zo doe je het met WeGlow.world

Als je organisatie op WeGlow.world staat, heb je een donatiepagina in drie stappen: het bedrag, de gegevens, het overzicht. Ze aanvaardt eenmalige en maandelijkse giften, met een omschrijving per bedrag, en werkt op je telefoon. Je kunt gratis starten met een account.

Je supporters kunnen hun eigen actiepagina starten om de jouwe door te geven, en je kunt een bedanktekst schrijven die na elke gift vertrekt. Glowie helpt je het verhaal van je actie te schrijven; jij houdt de touwtjes in handen en keurt elk voorstel goed.

Voor Kerstmis zijn vier digitale ervaringen in concept, tot de officiële lancering. In de Sterrenhemel wordt elke gift een ster en vlieg je van ster naar ster. De Kaartenmuur hangt enveloppen aan een touw, waarbij elke kaart een postzegel is. Ontdek alles op de pagina Kerst fundraising, en lees ons artikel over de online kerstactie in Luxemburg.

Klaar om te starten? Maak je account aan of neem contact op met het team.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet je voorzien om een kerstactie te organiseren?

Reken op 6 weken: één om te beslissen, één voor de vergunningen, één voor de donatiepagina, twee voor de communicatie en één voor de actie.

Wie geeft de vergunning voor een huis-aan-huisinzameling?

De gemeenteraad als ze in één gemeente plaatsvindt, het ministerie van Justitie als ze meerdere gemeenten bestrijkt. In beide gevallen moet de vergunning de inzameling voorafgaan.

Welke vergunning is nodig voor een kleine kersttombola?

Geen enkele tombola is vrij: elke tombola vraagt een voorafgaande vergunning: van het college van burgemeester en schepenen tot 12.500 € aan tickets, van de minister van Justitie daarboven. Het doel moet van algemeen belang zijn.

Hoe weet je of de giften aftrekbaar zijn?

Dat zijn ze alleen als je organisatie op de lijsten van de Administration des contributions directes staat en het totaal van de giften van het jaar 120 € bereikt. Controleer je status voor je hem op je pagina vermeldt.

Hoe schrijf ik mijn vroegere donateurs aan?

Met voorzichtigheid: zonder voorafgaande toestemming is verzenden alleen veilig als er een contractuele band bestaat, en die is voor een gift niet vastgesteld. Vraag advies aan de CNPD en voorzie een toestemmingsvakje.

Bronnen

Artikels