Kerstactie plannen: een tijdlijn van zes weken

Zes weken tot je kerstactie: plan week per week, geef fiscale attesten alleen op bevestigde feiten en check de regels voor tombola, inzameling en privacy.

In het kort Plan een kerstactie voor je vereniging van achteren naar voren: zes weken, elk met één duidelijke taak. Eerst doel en team, dan regels en donatiepagina, daarna promotie en uitvoering. Voor het fiscale attest (Zuwendungsbestätigung) tellen alleen bevestigde feiten; voor tombola, inzameling en privacy vraag je het de bevoegde instantie in je deelstaat.

Dit artikel beschrijft de regels in Duitsland.

Wie in oktober begint, heeft genoeg tijd voor een goede kerstactie, maar geen ruimte voor omwegen. Deze tijdlijn laat zien wat in welke week klaar moet zijn en scheidt netjes wat bevestigd is van wat je nog moet uitzoeken. Het is een richtlijn, geen juridisch advies.

Waarom achteruit plannen, en waarom zes weken?

Leg eerst de dag van de actie vast en tel zes weken terug. Zes weken volstaan voor een klein team van 5 tot 10 mensen. Ideeën vind je in Kerstactie-ideeën voor je vereniging; hier gaat het alleen over het wanneer en het wie.

Week 1: doel, team en vorm vastleggen

Een doel in euro en een besteding die je in één zin kunt uitleggen.
Drie of vier verantwoordelijken: actie, donatiepagina, communicatie, financiën.
Een vorm: kerstmarkt, adventskalender, wensboom of puur digitaal.
Een datum en een plafond voor de inspanning.

Plan liever één actie die je team zonder overuren aankan dan drie halve. Voor een kraam op de kerstmarkt lees je Kerstmarkt voor het goede doel.

Week 2: regels uitklaren voordat er geld stroomt

Stel elke vraag waarvan het antwoord de actie kan veranderen. Vijf punten staan op de lijst: algemeen nut en de vrijstellingsbeschikking (Freistellungsbescheid), tombola of verloting ja of nee, inzameling en kraam in de openbare ruimte, privacy bij mailings en een volledig colofon (Impressum) op de donatiepagina.

De onderdelen hieronder lopen elk punt af. Het belangrijkste vooraf: belasting is in heel Duitsland gelijk, maar loterijen, inzamelingen en privacytoezicht worden geregeld door de deelstaten (Bundesländer). Schrijf bij elke open vraag de bevoegde instantie op in plaats van te gokken.

Week 3: donatiepagina bouwen en testen

Reken een halve dag voor de opzet en een voor testen op je telefoon. Met WeGlow.world zet je een donatiepagina op in drie stappen: bedrag, persoonlijke gegevens, samenvatting. Eenmalige en maandelijkse giften zijn mogelijk, elk met eigen bedragen en labels zoals “Een warme maaltijd”.

Controleer de verplichte velden: voornaam en e-mail worden gevraagd.
Voeg een bedanktekst toe, zodat de bedankmail automatisch vertrekt.
Link het colofon en het privacybeleid.
Test op smartphone en computer.

Week 4: supporters winnen en materiaal voorbereiden

Vraag leden, vrijwilligers en vrienden om een eigen actiepagina te starten: op WeGlow.world kunnen supporters voor je campagne een persoonlijke donatiepagina maken en die in hun eigen kring delen. Zo verdeel je het werk.

Bereid drie teksten voor: oproep, herinnering, dank.
Maak foto’s en affiche af.
Mail alleen mensen die met de mailing hebben ingestemd.

Week 5: actie aankondigen en proefdraaien

Publiceer de oproep, herinner je team aan hun taken en doe een proefrun: wie staat waar, wie fotografeert, wie bedankt? Check of de aangifte van de loterijbelasting of de vergunning voor de kraam op tijd in orde is, want termijnen van twee weken zijn het minimum, geen buffer.

Week 6: uitvoering, dank en afrekening

Op de dag zelf telt rust meer dan perfectie. Daarna blijft er werk: gevers persoonlijk bedanken, de cijfers vastleggen en de resultaten publiceren.

Bedank binnen 48 uur, het liefst met een foto.
Documenteer inkomsten en kosten netjes.
Bereid de fiscale attesten voor zodra de giften binnen zijn.

Fiscaal attest: alleen met bevestigde feiten

Donateurs zoeken de “Spendenquittung”; wettelijk heet die Zuwendungsbestätigung. Bevestigd: giften aan instellingen van algemeen nut zijn als bijzondere uitgaven aftrekbaar volgens § 10b van de Duitse inkomstenbelastingwet (EStG), tot 20 procent van het totale inkomen. De aftrek geldt voor het kalenderjaar van de betaling, dus uiterlijk 31 december.

Het officiële model van het federale ministerie van Financiën geldt.
Je mag het alleen uitreiken met een vrijstellingsbeschikking die niet ouder is dan vijf jaar, of, zonder beschikking, met een vaststelling van hoogstens drie kalenderjaren geleden.
Tot 300 euro volstaat voor de donateur vaak een bankafschrift, als de nodige gegevens op het betalingsbewijs of de donatiepagina staan.
Onjuiste attesten leiden tot aansprakelijkheid: de belasting wordt berekend op 30 procent van het geschonken bedrag.

Niet bevestigd, dus geen feit: de exacte tekst voor de donatiepagina, details over het verzamelattest en de elektronische verzending. Vraag het je belastingkantoor (Finanzamt) of belastingadviseur. Geef voor loten van een tombola voorzichtigheidshalve geen attest af, want een lot is geen gift. Die inschatting is niet officieel bevestigd, laat ze dus door een belastingadviseur uitklaren.

Tombola, inzameling en privacy: het hangt van de deelstaat af

Een tombola is gokken en vraagt een vergunning die deelstaat en overheidsdienst bepalen. Berlijn en Noordrijn-Westfalen hebben algemene vergunningen voor kleine loterijen, met grenzen van 30.000 en 40.000 euro aan inzetkapitaal.

De Bremer versie die we lazen (10.000 euro) gold maar tot 31 december 2024; vraag het Ordnungsamt van Bremen naar de huidige regel. De aangifte van de loterijbelasting moet daar minstens twee weken voor de start gebeuren, ook bij vrijstelling.

Loten online verkopen is niet toegestaan in de vergunningen die we lazen voor Berlijn, Noordrijn-Westfalen en Bremen (tot 31 december 2024). Een tombola hoort aan de kraam, niet op de donatiepagina.
Voor alle andere deelstaten: vraag het de bevoegde overheid.
Inzamelingen: in de meeste deelstaten is de vergunningsplicht geschrapt, maar Rijnland-Palts, Thüringen en het Saarland kennen er nog een. Voor een kraam op de openbare weg is vaak een vergunning voor bijzonder gebruik nodig, bijvoorbeeld van het districtskantoor.
E-mails aan donateurs: volgens § 7 van de Duitse wet tegen oneerlijke concurrentie (UWG) heb je vooraf toestemming nodig. De Datenschutzkonferenz acht dubbele opt-in noodzakelijk. Het toezicht ligt bij de gegevensbeschermingsautoriteit van de deelstaat.
Colofon: toon altijd een volledig colofon op de donatiepagina.

Zo doe je het met WeGlow.world: een kerstervaring

Naast de gewone donatiepagina kun je een digitale kerstervaring kiezen. Vier concepten zijn in de maak; tot de officiële lancering blijven ze concept. In de Glow Room wordt elke gift een versiering aan de boom in een 3D-woonkamer. Alternatieven zijn de Sterrenhemel, het Pakjeserf en de Kaartenmuur.

De ervaring vervangt geen kraam en geen vergunning, maar geeft mensen in week 4 en 5 een reden om de actie te delen. Bereid een foto of screenshot voor sociale media voor. Wil je meteen starten, maak dan een account aan op WeGlow.world en bouw eerst de donatiepagina.

Veelgestelde vragen

De vijf vragen die verenigingen het vaakst stellen bij het plannen van een kerstactie.

Zijn zes weken echt genoeg voor een kerstactie?

Ja, als de vorm klein is en het team duidelijk. Met 5 tot 10 helpers regel je een donatiepagina, een oproep en een actiedag. Voor een tombola of kraam check je de termijnen van de overheid in week 1 of 2.

Mag ik loten online verkopen?

In de drie algemene vergunningen die we lazen (Berlijn, Noordrijn-Westfalen en Bremen, beperkt tot 31 december 2024) is online lotenverkoop uitgesloten. Of een vereniging een eigen vergunning kan krijgen, is niet bevestigd. Vraag het eerst de kansspelautoriteit van je deelstaat.

Wanneer telt een gift fiscaal voor dit jaar?

Wat telt is het kalenderjaar van de betaling, dus plan een deadline op 31 december. Welke dag precies telt bij overschrijving of kaart is niet bevestigd. Raad donateurs aan niet tot de laatste dagen te wachten.

Heb ik voor elke gift een fiscaal attest nodig?

Nee. Tot 300 euro volstaat voor de donateur vaak een bankafschrift, mits de nodige gegevens erop staan. De exacte formulering is niet bevestigd. Vraag het je belastingkantoor of belastingadviseur voor je erop vertrouwt.

Mag ik donateurs per e-mail voor de actie uitnodigen?

Alleen met voorafgaande toestemming. Dubbele opt-in geldt volgens de richtlijn van de Datenschutzkonferenz als noodzakelijk. Of de uitzondering voor bestaande klanten op donateurs past, is niet bevestigd; vraag het bij twijfel de gegevensbeschermingsautoriteit van de deelstaat. Meer praktijk staat in Kerstactie-ideeën en via contact.