Kerstactie in je bedrijf voor een goed doel

Schenken in plaats van cadeautjes, teamkalender, matching: zo slaagt een kerstactie op het werk, met regels over attest, tombola en privacy in Duitsland.

In het kort Een kerstactie in je bedrijf slaagt als een klein team ze draagt, de directie akkoord geeft en een donatiepagina het geven makkelijk maakt. Plan vijf tot zes weken, kies een vereniging met een geldige vrijstellingsbeschikking (Freistellungsbescheid) en beloof geen fiscaal attest dat alleen de vereniging mag uitreiken.

Dit artikel beschrijft de regels in Duitsland.

Waarom een kerstactie op het werk?

In december staat het team toch al in de stemming om iets samen te doen. Een actie voor een goed doel geeft die stemming een richting. Ze versterkt de band tussen afdelingen en geeft de interne communicatie een verhaal dat graag verder verteld wordt.

Belangrijk is dat de actie vrijwillig blijft. Niemand mag zich onder druk gezet voelen om te geven. Toon de voortgang als totaalbedrag van het team en niet als lijst met namen. Zo blijft de actie open voor alle loonschalen.

Welke formats passen in het werkritme?

Goed werken formats die in pauzes, vergaderingen of via het intranet kunnen. Ze vragen weinig materiaal en kunnen door vijf tot tien collega's begeleid worden.

  • Schenken in plaats van cadeautjes (Spenden statt Wichteln): het bedrag voor cadeaus gaat naar een vereniging
  • Adventskalender in het team: 24 dagen, elke dag een kort verhaal
  • Wensboom in de inkomhal met wensen uit een voorziening
  • Taartenverkoop of een uurtje glühwein op de binnenplaats
  • Matching: het bedrijf verdubbelt het bedrag van het personeel tot een grens

Bij matching leg je vooraf vast tot welk bedrag het bedrijf verdubbelt, bijvoorbeeld tot 2.000 euro, en je communiceert dat open. Zo weet iedereen dat elke euro dubbel telt, en blijft het budget voorspelbaar. Foto's van het kantoor, de taarten en het team maken de actie zichtbaar, zolang alle betrokkenen akkoord gaan.

De juiste vereniging kiezen

Kies een vereniging die bij jullie regio of bedrijf past en laat het team meebeslissen. Twee of drie voorstellen om over te stemmen zorgen voor betrokkenheid, zonder dat de keuze eindeloos duurt.

Controleer vooraf of de vereniging als algemeen nut erkend is en een Zuwendungsbestätigung (schenkingsbevestiging) mag uitreiken. Dat mag volgens § 63 AO (Abgabenordnung, de Duitse fiscale basiswet) alleen als haar vrijstellingsbeschikking niet ouder is dan vijf jaar, of, zolang er nog geen is, de vaststelling van de statuten niet langer dan drie kalenderjaren geleden is. Vraag de vereniging om een kopie van de beschikking.

Directie, ondernemingsraad en privacy vroeg betrekken

Los vóór de start drie dingen op: wie keurt de actie goed? Mag ze tijdens de werkuren plaatsvinden? En waar verspreid je oproepen, bijvoorbeeld op het intranet, in de nieuwsbrief of op affiches? Is er een ondernemingsraad (Betriebsrat), dan hoort die er van in het begin bij.

Voor privacy geldt: verzamel geen schenkingslijsten met namen en bedragen van medewerkers als je ze niet nodig hebt. Een functionaris voor gegevensbescherming is volgens § 38 BDSG (Duitse privacywet) verplicht vanaf 20 personen die permanent met geautomatiseerde gegevensverwerking bezig zijn. Open vragen bespreek je met die persoon of met de privacytoezichthouder van je deelstaat.

Fiscaal attest: wat je mag zeggen en wat niet

Een Zuwendungsbestätigung, het Duitse fiscale attest voor giften, wordt alleen uitgereikt door de begunstigde vereniging, volgens het officieel voorgeschreven model. Jouw bedrijf kan dat attest niet uitreiken voor giften van het personeel. Schrijf in je aankondiging dus dat de vereniging op aanvraag een bevestiging uitreikt.

Bevestigd is ook: giften zijn aftrekbaar als bijzondere uitgaven (Sonderausgaben) tot 20 procent van het totale inkomen en tellen voor het kalenderjaar waarin ze betaald worden. Bij giften tot 300 euro volstaat voor de schenker onder voorwaarden een bankbewijs. Geeft je bedrijf zelf, dan kan als alternatief de grens van 4 promille van omzet en lonen gelden. Hoe je een matching fiscaal behandelt, vraag je aan je boekhouder of aan het Finanzamt (de Duitse belastingdienst).

Tombola en loten verkopen op het werk

Een tombola op het kerstfeest lijkt onschuldig, maar is een uitspeling (Ausspielung). Het recht ligt bij de deelstaten, en wie zonder vergunning organiseert, maakt zich strafbaar. Voor loten kan bovendien geen fiscaal attest worden uitgereikt, al is dat enkel uit niet-officiële bronnen gestaafd.

Vast staat het kader van het Glücksspielstaatsvertrag 2021 (Duits staatsverdrag gokken): hoogstens 40.000 euro inzetten bij een kleine loterij, netto-opbrengst uitsluitend voor algemeen nut, telkens minstens 25 procent netto-opbrengst en winstsom, geen deelname van minderjarigen. Deelstaten zoals Berlijn of Noordrijn-Westfalen eisen meer en sluiten lotenverkoop via internet uit in hun algemene vergunningen. Vraag het aan de kansspelautoriteit van je deelstaat en meld de loterijbelasting aan bij het Finanzamt, ook bij vrijstelling. Eenvoudiger en veiliger zijn formats zonder loten.

Het tijdschema in vijf weken

  1. Week 1: akkoord van de directie, team van vijf tot tien personen, vereniging kiezen
  2. Week 2: format, doel en donatiepagina vastleggen
  3. Week 3: teksten en foto's voorbereiden, intranet en affiches plannen
  4. Week 4: start met een oproep van de directie
  5. Week 5: tussenstand tonen, het resultaat vieren, bedanken

Een uitgebreidere planning met taken per week staat in het artikel Kerstactie plannen: tijdlijn voor verenigingen. Meer formats vind je in Kerstactie-ideeën voor je vereniging.

Samen geven met collega's die thuiswerken

Veel teams werken verspreid. Een actie die alleen in de inkomhal plaatsvindt, sluit hen uit. Leg daarom van in het begin een online route aan die op de telefoon en op de laptop werkt, en gebruik de ideeën in het artikel Online kerstactie als digitale ervaring.

Zo doe je het met WeGlow.world

De vereniging zet met WeGlow.world een donatiepagina op in drie stappen: bedrag, persoonlijke gegevens, samenvatting. Giften zijn eenmalig of maandelijks mogelijk, telkens met eigen bedragen en omschrijvingen, bijvoorbeeld "Een warme maaltijd". De pagina werkt op de telefoon, ook voor wie thuiswerkt.

Bijzonder geschikt voor bedrijven: medewerkers starten een eigen actiepagina en zamelen in hun team of afdeling in. Zo wordt elke afdeling een klein inzamelteam. Een bedanktekst die de vereniging invult, wordt na de gift automatisch verstuurd. Daarnaast zijn er vier kerstervaringen die tot de officiële lancering nog een concept zijn. In de Glow Room, een 3D-woonkamer met kerstboom, wordt elke gift een versiering aan de boom. Zo ziet het personeel het resultaat groeien. De vereniging kan zich hier aanmelden, vragen beantwoordt het team via de contactpagina. Meer overzicht vind je op de overzichtspagina over kerstfundraising.

Veelgestelde vragen

De vijf vragen die teams het vaakst stellen vóór een kerstactie.

Hoe lang duurt de voorbereiding?

Reken op vijf weken. Meer tijd heb je nodig als een tombola of een stand op openbaar domein gepland is, want aanmeldingen bij het Finanzamt vragen minstens twee weken voorbereiding.

Kan het bedrijf een fiscaal attest uitreiken?

Nee. De Zuwendungsbestätigung wordt door de begunstigde vereniging volgens het officiële model uitgereikt. Het bedrijf kan alleen op die mogelijkheid wijzen.

Mogen we een kersttombola in het bedrijf organiseren?

Alleen na het nagaan van de regels van je deelstaat. Een tombola is een uitspeling. Vraag de bevoegde kansspelautoriteit en het Finanzamt om advies voordat je loten verkoopt.

Moeten we de ondernemingsraad betrekken?

Waar een ondernemingsraad bestaat, is het verstandig hem vroeg te informeren, zeker bij acties tijdens de werkuren of met oproepen op het intranet. De juridische inschatting maakt de personeelsdienst of een gespecialiseerd adviseur.

Hoe vermijden we sociale druk in het team?

Maak deelname vrijwillig, toon alleen totaalbedragen en geen namenlijsten en vermeld geen minimumbedragen. Elke bijdrage telt, ook een kleine.

Bronnen

Artikels