Kerstdiner voor het goede doel: tickets en tafels

Kerstdiner of brunch voor je vereniging: tickets, tafels, planning, fiscaal attest en tombolaregels in Duitsland. Zo blijft de avond juridisch in orde.

In het kort Een kerstdiner voor het goede doel werkt met tickets en tafels, maar vraagt zes tot acht weken voorbereiding. De ticketprijs voor het eten geldt volgens de gangbare uitleg als tegenprestatie en niet als aftrekbare gift. Een fiscaal attest bestaat enkel voor vrijwillige giften. Plan kosten, vergunningen en een online donatiepagina vanaf het begin mee.

Dit artikel beschrijft de regels in Duitsland.

Een gezamenlijke maaltijd brengt mensen aan tafel die je vereniging anders amper zouden kennen. Zodat de avond niet strandt op berekening of formaliteiten, vind je hier het verloop: format, prijs, tafels, regels, planning en de digitale verlenging.

Welk format past bij je vereniging?

Het vaakst zie je het feestelijke avonddiner met menu, de kerstbrunch in het weekend en de maaltijd met schenkende gasten, waarbij bedrijven of gezinnen een hele tafel overnemen. De brunch is meestal goedkoper en gezinsvriendelijker, het avonddiner brengt meer op per gast.

Kies het format naar je team. Met 5 tot 10 helpers draag je een brunch voor 40 tot 60 gasten. Een avonddiner met 100 gasten en bediening vraagt een groter team of een partner zoals een restaurant of een cateraar.

Hoe bereken je tickets en tafels?

Reken achterstevoren: eerst de kosten per gast, dan de ticketprijs, dan het deel dat bijkomend als gift moet binnenkomen. Tot de kosten horen eten, drank, zaalhuur, servies, versiering en personeel. Sponsors of giften in natura drukken die posten.

Een voorbeeld voor je eigen planning: 10 tafels met elk 8 gasten geven 80 plaatsen. Kost het eten 25 euro per gast, dan ligt de ticketprijs daarboven en blijft het verschil voor het doel. Vergeet een buffer van ongeveer 10 procent voor uitval en kleinigheden niet.

Verkoop tafels als pakket, bijvoorbeeld aan bedrijven, gezinnen of buurten. Wie een hele tafel boekt, brengt zijn gasten meteen mee en neemt een deel van de promotie voor je over.

Ticketprijs en gift: wat is het verschil?

De ticketprijs betaalt het eten. Dat is een tegenprestatie. Een gift is vrijwillig en gebeurt zonder tegenprestatie. Daarom geldt de prijs voor het eten volgens de gangbare uitleg niet als aftrekbare gift. Laat het Finanzamt (de Duitse belastingdienst) bevestigen of je vereniging daarvoor een Zuwendungsbestätigung (fiscaal attest voor giften) mag uitreiken.

Scheid beide netjes. Vermeld op het ticket en bij de inschrijving apart wat het eten kost en wat er als vrijwillig bedrag bovenop mogelijk is. Hoe zo'n toeslag fiscaal behandeld wordt, laat je bevestigen door het Finanzamt of een boekhouder voordat je tickets verkoopt.

Welk fiscaal attest kun je uitreiken?

Voor echte giften geldt de gebruikelijke procedure. Giften zijn aftrekbaar als bijzondere uitgaven (Sonderausgaben) tot 20 procent van het totale inkomen. Je vereniging heeft daarvoor een geldige vrijstellingsbeschikking (Freistellungsbescheid) nodig die niet ouder is dan vijf jaar, en moet het officieel voorgeschreven model van het attest gebruiken.

Tot 300 euro volstaat voor de schenker een bankbewijs, als de vereiste gegevens erop staan. Wie opzettelijk of uit nalatigheid een onjuist attest uitreikt, is aansprakelijk voor 30 procent van het bedrag. Meer daarover in het artikel Fiscaal attest voor kerstgiften.

Wat moet je vooraf regelen?

Zodra je eten en drank tegen betaling aanbiedt, kunnen voorschriften voor handel of horeca gelden, ook als alle opbrengst naar het goede doel gaat. Welke dat zijn, beslist je gemeente. Vraag het aan het Ordnungsamt (orde- en vergunningendienst) en het Lebensmittelamt (voedselinspectie).

Spreek ook af wie kookt en bedient. Een restaurant dat het menu tegen kostprijs levert, neemt je veel vragen uit handen. Controleer eveneens het gebruik van de zaal: parochiezaal, clubhuis of feestzaal hebben eigen regels voor aantal personen en drankverkoop.

Plan die gesprekken vroeg, want voorwaarden kun je niet op het laatste moment invullen. Noteer schriftelijk wat je is toegezegd.

Wat geldt voor tombola en verloting op de avond?

Een tombola hoort voor velen bij de avond, maar is kansspel. Een openbare tombola zonder vergunning is strafbaar, en de regels zijn een zaak van de deelstaten. Vraag het aan je gemeente of de bevoegde deelstaatautoriteit voordat je loten laat drukken.

Hoe verschillend de grenzen zijn, tonen de geraadpleegde regelingen: Berlijn staat spelkapitaal tot 30.000 euro toe, Noordrijn-Westfalen tot 40.000 euro. De eerdere algemene beschikking van Bremen (10.000 euro) liep af op 31 december 2024, of er een opvolger geldt, hebben we niet bevestigd. De loterijbelasting meld je aan bij het Finanzamt, ook bij vrijstelling. Minderjarigen mogen niet deelnemen.

Een lot is volgens de gangbare uitleg een aankoop met winkans en geen gift, vraag het aan het Finanzamt voordat je daarvoor een attest uitreikt. Verkoop loten alleen ter plaatse. Lotenverkoop via internet is volgens de geraadpleegde algemene vergunningen niet toegestaan. Alle details lees je in Tombola voor je kerstactie: regels.

Planning: van acht weken tot het diner

Acht weken vooraf: datum, plaats en format vastleggen, kosten per gast berekenen.
Zes weken vooraf: vergunningen, keuken, dranken en tombola regelen, team vormen.
Vier weken vooraf: ticketverkoop en tafelreservatie starten, uitnodiging versturen.
Twee weken vooraf: zitplan, dienstenschema en kas vastleggen, loterijbelasting aanmelden als je verloot.
Na het diner: bedanken, resultaat noteren, attesten voor echte giften uitreiken.

Het uitgebreide plan voor de hele actie vind je in het artikel Kerstactie plannen: het tijdschema. Zoek je nog het passende format, dan helpt Kerstactie-ideeën voor je vereniging.

Hoe nodig je gasten uit en houd je rekening met privacy?

Nodig persoonlijk uit, via je verzendlijst, partners en sociale media. Voor uitnodigingen per e-mail heb je uitdrukkelijke toestemming nodig. De Datenschutzkonferenz (conferentie van de Duitse privacytoezichthouders) acht een dubbele opt-in aangewezen. Welke toezichthouder bevoegd is, verschilt per deelstaat.

Je inschrijfpagina heeft een volledig Impressum (verplichte bedrijfsvermelding) nodig. Cookies en trackers vragen toestemming. Vraag het aan de privacytoezichthouder van je deelstaat als je twijfelt.

Zo doe je het met WeGlow.world

Met WeGlow.world maak je een evenement met tickets aan en zie je de totalen live. Daarnaast zet je een donatiepagina op in drie stappen (bedrag, persoonlijke gegevens, samenvatting), met eenmalige en maandelijkse giften. Ze werkt op de telefoon, en een QR-code op tafel leidt er rechtstreeks naartoe.

Gastheren en gastvrouwen van tafels kunnen een eigen actiepagina starten en in hun vriendenkring inzamelen. De donatiepagina vraagt om voornaam en e-mailadres. Je kunt een bedanktekst invullen die na de gift wordt verstuurd.

Voor de tijd na het diner zijn er vier kerstervaringen die tot de officiële lancering nog concepten zijn. De Kaartenmuur toont enveloppen aan een touw, elke kaart is een postzegel, passend voor groeten van gasten. In de Glow Room wordt elke gift een versiering aan de boom in de 3D-woonkamer. Je account maak je aan via Aanmelden, bij vragen helpt de contactpagina. Meer vind je op de overzichtspagina.

Veelgestelde vragen

Is de prijs van het kerstdiner aftrekbaar als gift?

Volgens de gangbare uitleg niet. De ticketprijs betaalt het eten en is een tegenprestatie. Een gift is vrijwillig en zonder tegenprestatie. Voor de eetprijs reik je pas een Zuwendungsbestätigung uit als het Finanzamt dat bevestigd heeft. Twijfelgevallen leg je voor aan het Finanzamt of een boekhouder.

Kan ik een fiscaal attest uitreiken voor een toeslag?

Voor een echte, vrijwillige gift van een bekende schenker is een Zuwendungsbestätigung volgens het officiële model mogelijk, als je vereniging een geldige vrijstellingsbeschikking heeft. Hoe je een toeslag op het ticket behandelt, vraag je vooraf aan het Finanzamt.

Heb ik een vergunning nodig om eten en drank te verkopen?

Mogelijk, ook als de opbrengst geschonken wordt. Voorschriften voor handel of horeca hangen af van je gemeente. Vraag het tijdig aan het Ordnungsamt en het Lebensmittelamt, best zes weken voor de datum.

Mag ik een tombola organiseren op het kerstdiner?

Alleen met vergunning. De grenzen voor spelkapitaal, netto-opbrengst en aanmeldingstermijnen verschillen per deelstaat. Meld de loterijbelasting aan bij het Finanzamt en vraag het aan je gemeente. Een online tombola is geen standaardoptie.

Hoeveel helpers heb ik nodig?

Voor een brunch met 40 tot 60 gasten volstaan vaak 5 tot 10 personen. Bij een avonddiner met 100 gasten plan je meer bediening in of werk je samen met een restaurant of cateraar. Verdeel de diensten, zodat niemand de hele avond alleen draagt.

Bronnen

Gecontroleerd op 9 oktober 2026 (Gesetze im Internet, deelstaatautoriteiten). Dit is geen juridisch advies. Vraag bij twijfel het Ordnungsamt, het Finanzamt of een boekhouder.