Kerstmail aan donateurs: drie voorbeelden voor verenigingen
Drie kant-en-klare kerstmails aan donateurs met onderwerp en knop: uitnodiging, tussenstand, dank. Plus tijdlijn, § 7 UWG en dubbele opt-in kort uitgelegd.
In het kort Een kerstactie heeft hooguit drie mails aan donateurs nodig: een uitnodiging, een tussenstand en een bedankje. Hieronder staan ze alle drie als voorbeeldtekst met onderwerpregel en knop. Verstuur alleen naar mensen die uitdrukkelijk toestemming gaven, het best via dubbele opt-in. Zo blijft je vereniging binnen § 7 UWG.
dit artikel beschrijft de regels in Duitsland.
Waarom drie mails volstaan
Elke mail heeft één doel en één knop. De uitnodiging opent de actie, de tussenstand houdt ze gaande en het bedankje sluit ze af. Meer mails in zes weken vermoeien je supporters, minder laat de actie in de inbox ondersneeuwen.
Wanneer je wat verstuurt
De tabel toont een verloop voor een actie van half november tot kerst. De data zijn een voorstel, pas ze aan je einddatum aan.
| Moment | Doel | Onderwerp | Knop |
|---|---|---|---|
| Eind november | Uitnodiging, eerste giften | We hebben je hulp nodig voor kerst | Nu doneren |
| Half december | Tussenstand, vaart houden | Al € 2.150: help ons tot het doel | Doe mee |
| Tussen kerst en nieuwjaar | Dank, binding | Bedankt: zo heeft je gift gewerkt | Resultaat bekijken |
Mail 1: de uitnodiging
De eerste mail legt in een paar zinnen uit waarvoor je inzamelt, tot wanneer en hoe men kan helpen. Een voorbeeld voor een verzonnen vereniging, de cijfers zijn voorbeeldcijfers.
Onderwerp: We hebben je hulp nodig voor kerst
Hallo [voornaam],
de vereniging Sonnenhof e. V. wil dit jaar 40 gezinnen een warme kerstmaaltijd schenken. Daarvoor zamelen we tot 20 december € 3.000 in. Al een kleine gift maakt van een lege tafel een feest.
Knop: Nu doneren
Hartelijk dank, het team van Sonnenhof. Wil je deze mails niet meer ontvangen? Schrijf je hier uit.
Mail 2: de tussenstand
Deze mail toont dat de actie leeft. Vermeld wat al bereikt is, wat nog ontbreekt en hoeveel dagen er resten. Een concreet tekort motiveert meer dan een algemene oproep.
Onderwerp: Al € 2.150: help ons tot het doel
Hallo [voornaam],
dankzij jou en veel anderen is er € 2.150 bijeengebracht. Dat is genoeg voor 28 gezinnen. Voor de overige gezinnen ontbreekt nog € 850 en we hebben nog vijf dagen. Doneer zelf of start een eigen actiepagina in je vriendenkring.
Knop: Doe mee
Het team van Sonnenhof. Schrijf je hier uit.
Mail 3: het bedankje
Het bedankje wordt het vaakst vergeten en bindt het sterkst. Vertel wat er bereikt werd en zeg eerlijk als het doel niet helemaal gehaald is. Vermeld het fiscaal bewijs alleen als je vereniging het mag uitreiken.
Onderwerp: Bedankt: zo heeft je gift gewerkt
Hallo [voornaam],
op 24 december zaten 40 gezinnen aan een gedekte tafel. Dat was alleen dankzij jou mogelijk. Wie een Zuwendungsbestätigung (het officiële fiscale bewijs van een gift) nodig heeft, krijgt die van ons, antwoord kort op deze mail. In januari vertellen we hoe het verdergaat.
Knop: Resultaat bekijken
Het team van Sonnenhof. Schrijf je hier uit.
Onderwerp en knop: waar het op aankomt
Het onderwerp bepaalt of de mail geopend wordt, de knop of iemand handelt. Formuleer beide bewust.
- Houd het onderwerp kort, zodat het ook op mobiel leesbaar blijft.
- Noem een concreet cijfer of doel, bijvoorbeeld € 2.150 of 40 gezinnen.
- Laat hoofdletters en uitroeptekens achterwege.
- Gebruik per mail precies één knop met een werkwoord, zoals Nu doneren.
Test de mail vóór het versturen op je telefoon. Veel mensen lezen verenigingsmails op hun telefoon, en een knop die je daar niet kunt aantikken, kost giften.
Wie je mag mailen: § 7 UWG en dubbele opt-in
Reclame per mail zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming geldt volgens § 7 lid 2 nr. 2 UWG (de Duitse wet tegen oneerlijke concurrentie) als onaanvaardbare hinder. De uitzondering in § 7 lid 3 UWG geldt voor ondernemers die adressen krijgen bij de verkoop van een product of dienst. Of een gift daaronder valt, is niet bevestigd. Ga dus uit van toestemming.
De Duitse gegevensbeschermingsautoriteiten noemen in hun Orientierungshilfe (richtlijn) over direct marketing (stand februari 2022) de dubbele opt-in als geboden voor elektronische toestemming. Zo loopt dat:
- De persoon vult zijn adres in een formulier in.
- Hij of zij ontvangt een mail met een bevestigingslink.
- Pas na de klik geldt de persoon als aangemeld.
- Jij bewaart tijdstip en bevestiging als bewijs.
Een opgeslagen IP-adres alleen volstaat volgens de richtlijn niet als bewijs. Bied in elke mail een uitschrijflink aan. Bevoegd voor je vereniging is de gegevensbeschermingsautoriteit van je deelstaat, vraag daar na als je twijfelt. Dit is geen juridisch advies.
Fiscaal bewijs en jaareinde
Giften tellen mee in het kalenderjaar van de betaling, volgens § 11 EStG dus tot 31 december. Voor de laatste dagen van het jaar is hier geen garantie. Tot € 300 volstaat voor de gever vaak het bankbewijs, anders is een Zuwendungsbestätigung volgens het officiële model nodig.
Uitreiken mag alleen een vereniging met een geldige vrijstellingsbeschikking (Freistellungsbescheid) die niet ouder is dan vijf jaar. Foutieve bevestigingen leiden tot een aansprakelijkheid van 30 procent. Controleer dat voordat je in de bedankmail een bewijs belooft.
Zo gaat het met WeGlow.world
De knop in je mails heeft een bestemming nodig. Met WeGlow.world richt je een donatiepagina in drie stappen in: bedrag, persoonlijke gegevens, samenvatting. Gevers geven eenmalig of maandelijks, met eigen bedragen en opschriften zoals “Een warme maaltijd”. De pagina werkt op mobiel. Een bedanktekst die je instelt, wordt na de gift automatisch verstuurd.
Supporters kunnen een eigen actiepagina starten, waar mail 2 naar verwijst. Daarnaast zijn er vier kerstervaringen, die tot de officiële lancering nog een concept zijn. In de Glow Room wordt elke gift een versiering aan de kerstboom, in de Sterrenhemel een ster. Meer daarover in het artikel Online kerstactie. Om te starten ga je hier naar de aanmelding.
Ideeën voor het format vind je in Kerstactie-ideeën voor verenigingen, het verloop in Kerstactie plannen: tijdlijn.
Veelgestelde vragen
Vijf vragen die verenigingen over de kerstmail stellen.
Hoeveel mails zijn zinvol voor een kerstactie?
Drie volstaan: uitnodiging, tussenstand en bedankje. Verspreid over ongeveer zes weken blijft elke mail een gebeurtenis. Meer mails zijn alleen zinvol als je ontvangers ze uitdrukkelijk willen.
Mogen we alle vroegere donateurs mailen?
Alleen met uitdrukkelijke toestemming. Of de uitzondering in § 7 lid 3 UWG voor donateurs geldt, is niet bevestigd. Vraag bij twijfel de gegevensbeschermingsautoriteit van je deelstaat.
Is dubbele opt-in verplicht?
De gegevensbeschermingsautoriteiten noemen het geboden voor elektronische toestemming, vooral voor de bewijsbaarheid. Of een rechter in een concreet geval anders oordeelt, kunnen we niet zeggen.
Welke openingspercentages zijn realistisch?
Daarvoor noemen we geen cijfer, want we hebben geen gedateerde, controleerbare bron voor verenigingen. Meet liever je eigen eerste mail en vergelijk later.
Wat hoort in elke mail?
Een duidelijk doel, een knop, een afzender met de vereniging en een uitschrijfmogelijkheid. Controleer ook of je site een volledig Impressum (wettelijk verplichte afzendergegevens) en een privacyverklaring toont.
Bronnen
- § 7 UWG, gecontroleerd op 9 oktober 2026
- DSK Orientierungshilfe Direktwerbung, gecontroleerd op 9 oktober 2026
- § 50 EStDV en § 63 AO, gecontroleerd op 9 oktober 2026
- § 11 EStG, gecontroleerd op 9 oktober 2026
- § 40 BDSG, gecontroleerd op 9 oktober 2026