Kerstmail aan donateurs in Oostenrijk: 3 voorbeelden

Drie kant-en-klare mails voor je kerstactie: uitnodiging, tussenstand en dank, met onderwerpregel, knop en de opt-in-plicht uit TKG § 174 in Oostenrijk.

In het kort Een kerstactie heeft hooguit drie mails aan donateurs nodig: uitnodiging, tussenstand en dank. Hieronder staan ze alle drie als voorbeeldtekst met onderwerpregel en knop. In Oostenrijk mag je direct marketing per e-mail alleen sturen met voorafgaande toestemming, anders dreigt volgens de TKG een boete tot 50.000 euro. Vraag dus eerst de opt-in.

dit artikel beschrijft de regels in Oostenrijk.

Waarom drie mails genoeg zijn

Elke mail heeft één doel en precies één knop. De uitnodiging opent de actie, de tussenstand houdt haar levendig, de dank sluit haar af. Meer mails in zes weken vermoeien je supporters, minder laat de actie ondersneeuwen in de inbox.

De mails passen bij elke vorm van actie, of het nu een kerstmarkt, een wensboom of een zuivere online inzamelactie is. Ideeën voor het format vind je in Kerstactie-ideeën voor Oostenrijk.

Wanneer je wat verstuurt

De tabel toont een verloop voor een actie van half november tot Kerstmis. De data zijn een voorstel, pas ze aan je einddatum aan.

Mail 1: De uitnodiging

De eerste mail legt in een paar zinnen uit waarvoor je inzamelt, tot wanneer en hoe men kan helpen. Het voorbeeld toont een verzonnen vereniging, alle cijfers zijn voorbeeldcijfers.

Onderwerp: Help ons Kerstmis te schenken

Geachte mevrouw [achternaam], geachte heer [achternaam],

de vereniging Sonnenhof wil dit jaar aan 40 gezinnen een warme kerstmaaltijd schenken op kerstavond. Daarvoor zamelen we tot 20 december 3.000 euro in. Zelfs een kleine gift maakt van een lege tafel een feest.

Knop: Nu doneren

Hartelijk dank, het team van Sonnenhof. Wil je geen mails meer van ons? Hier uitschrijven.

Mail 2: De tussenstand

Deze mail toont dat de actie leeft. Noem wat al bereikt is, wat nog ontbreekt en hoeveel dagen er resten. Een concreet tekort motiveert meer dan een algemene oproep.

Onderwerp: Al 2.150 euro: help ons naar het doel

Geachte mevrouw [achternaam], geachte heer [achternaam],

dankzij jou en vele anderen is al 2.150 euro binnen. Dat is genoeg voor 28 gezinnen. Voor de overige 12 ontbreekt nog 850 euro, en we hebben nog vijf dagen. Doneer zelf of start een eigen actiepagina voor je vrienden.

Knop: Doe mee

Het team van Sonnenhof. Hier uitschrijven.

Mail 3: De dank

De dank wordt het vaakst vergeten en bindt het sterkst. Vertel wat er bereikt is en zeg eerlijk als het doel niet helemaal gehaald is. Beloof geen fiscale aftrekbaarheid als je organisatie niet op de lijst van begunstigde instellingen staat.

Onderwerp: Dank je wel: zo heeft jouw gift gewerkt

Geachte mevrouw [achternaam], geachte heer [achternaam],

op 24 december zaten 40 gezinnen aan een gedekte tafel. Dat was alleen dankzij jou mogelijk. In januari vertellen we hoe het in het nieuwe jaar verdergaat en wat jouw gift daarnaast heeft bewerkt.

Knop: Bekijk het resultaat

Het team van Sonnenhof. Hier uitschrijven.

Onderwerp en knop: waar het op aankomt

Het onderwerp bepaalt of de mail geopend wordt, de knop of iemand actie onderneemt. Formuleer allebei bewust.

• Hou het onderwerp kort, zodat het ook op mobiel leesbaar blijft.
• Noem een concreet getal of doel, zoals 2.150 euro of 40 gezinnen.
• Laat hoofdletters en uitroeptekens achterwege.
• Gebruik per mail precies één knop met een werkwoord, bijvoorbeeld Nu doneren.

Test elke mail voor het versturen op je telefoon. Als de knop daar niet aan te tikken is, kost dat giften.

Wie je mag mailen: TKG § 174 en opt-in

Volgens § 174 lid 3 TKG 2021 (Telekommunikationsgesetz, de Oostenrijkse telecomwet) is het toesturen van elektronische post, sms inbegrepen, voor direct marketing zonder voorafgaande toestemming van de ontvanger niet toegestaan. Wie tegen deze regel mails verstuurt, begaat een administratieve overtreding met een boete tot 50.000 euro (§ 188 lid 4 Z 28 TKG).

Of een oproep tot giften als direct marketing geldt, is door geen enkele officiële bron bevestigd. De veilige aanname luidt: ja. De uitzondering in § 174 lid 4 gaat over contactgegevens uit de verkoop van een product of dienst aan eigen klanten. Of ze voor donateurs of verenigingsleden geldt, is niet bevestigd. Hou daarom vast aan de opt-in.

Zo ga je praktisch te werk:

1. De persoon vult zijn of haar adres in een formulier in en stemt uitdrukkelijk in.
2. Er volgt een mail met een bevestigingslink.
3. Pas na de klik geldt de persoon als aangemeld.
4. Jij bewaart tijdstip en bevestiging als bewijs.

De wet eist de bevestigingslink niet uitdrukkelijk, maar hij maakt het bewijs eenvoudiger. Volgens § 174 lid 5 is het ook niet toegestaan de identiteit van de afzender te verhullen of geen echt adres voor de uitschrijving aan te bieden. Elke mail heeft dus een duidelijke afzender en een uitschrijflink nodig.

Voor vragen over privacy is de Datenschutzbehörde in 1030 Wenen bevoegd. De details van de AVG over de donateursmail hebben we niet bevestigd, vraag het er na. Dit is geen juridisch advies.

Vermeld aftrekbaarheid alleen voorzichtig

Giften zijn in Oostenrijk als bijzondere uitgaven aftrekbaar tot 10 procent van het totale inkomen. Dat geldt alleen als je organisatie als voor giften begunstigde instelling op de lijst van het ministerie van Financiën staat. Zonder vermelding op die lijst mag je geen aftrekbaarheid beloven.

De doorgifte aan de belastingdienst verloopt automatisch via FinanzOnline, als donateurs hun voor- en achternaam en geboortedatum opgeven. De naam moet overeenkomen met de Meldezettel (het Oostenrijkse bewijs van woonplaats). Alle details lees je in het artikel Aftrekbaarheid van giften bij kerstgiften.

Zo doe je het met WeGlow.world

De knop in je mails heeft een bestemming nodig. Als je organisatie op WeGlow.world staat, richt je een donatiepagina in drie stappen in: bedrag, persoonlijke gegevens, samenvatting. Donateurs geven eenmalig of maandelijks, met eigen bedragen en labels zoals “Een warme maaltijd”. De pagina werkt op mobiel.

Een bedanktekst die je invult, wordt na de gift automatisch verstuurd. Supporters kunnen een eigen actiepagina starten, waarnaar mail 2 verwijst. Gratis starten kan met een account, hier ga je naar de aanmelding.

Daarnaast zijn er vier kerstervaringen, die tot de officiële lancering nog een concept zijn. In de Glow Room wordt elke gift een versiering aan de kerstboom, in de Sterrenhemel een ster. Het verloop van een hele actie lees je in Kerstactie plannen.

Veelgestelde vragen

Vijf vragen die verenigingen over de kerstmail stellen.

Hoeveel mails zijn zinvol voor een kerstactie?

Drie volstaan: uitnodiging, tussenstand en dank. Verspreid over ongeveer zes weken blijft elke mail een gebeurtenis. Meer mails zijn alleen zinvol als je ontvangers die uitdrukkelijk wensen.

Mogen we alle vroegere donateurs mailen?

Alleen met voorafgaande toestemming. Of de uitzondering in § 174 lid 4 TKG voor donateurs geldt, is niet bevestigd. Ga bij twijfel uit van toestemming.

Geldt de regel ook voor sms?

Ja, § 174 lid 3 TKG noemt sms uitdrukkelijk naast elektronische post. De wettekst maakt daarbij geen onderscheid tussen particulieren en bedrijven.

Welke openingspercentages zijn realistisch?

Daarvoor noemen we geen cijfer, omdat we geen gedateerde, controleerbare bron voor verenigingen hebben. Meet liever je eerste mail en vergelijk later.

Wat hoort in elke mail?

Een duidelijk doel, een knop, een herkenbare afzender en een uitschrijflink. Controleer ook of je pagina een Impressum toont. Over aftrekbaarheid zeg je alleen wat zeker voor je organisatie geldt.

Bronnen

• TKG 2021 § 174 en § 188, RIS, gecontroleerd op 9 oktober 2026
• Datenschutzbehörde, gecontroleerd op 9 oktober 2026
• EStG 1988 § 18, RIS, gecontroleerd op 9 oktober 2026
• BMF Absetzbarkeit von Spenden, gecontroleerd op 9 oktober 2026