Cena de Navidad solidaria: entradas, mesas y donativos

Cómo organizar una cena o comida de Navidad solidaria: formato, precio de la entrada, mesas, donativos aparte, certificado y reservas en línea paso a paso.

En resumen Una cena de Navidad solidaria necesita unas 8 semanas, un equipo de 5 a 10 personas y cuentas claras desde el principio. Calcula el coste por cubierto, fija el precio de la entrada y ofrece un donativo aparte. La entrada es una contraprestación, no un donativo, y solo las entidades del artículo 16 emiten certificado.

Una cena junta a vecinos, socios y empresas, y esa cercanía anima a dar. Hacen falta números honestos, un reparto de tareas y una forma sencilla de reservar y de donar.

¿Qué tipo de cena o comida solidaria te conviene?

Elige el formato según tu gente y tu local. Una comida de Navidad en el salón parroquial no se parece a una cena de gala en un hotel, y el esfuerzo tampoco. Empieza por el tamaño que puedes atender sin agotar al equipo.

  • Comida popular con cocina de voluntarios: de 40 a 80 comensales, coste bajo y ambiente familiar.
  • Cena con mesas patrocinadas: empresas o grupos de amigos compran una mesa completa de 8 o 10 plazas.
  • Cena en un restaurante colaborador: el local pone el menú y la entidad vende las entradas.

Si tienes dudas sobre el formato, repasa las ideas de campaña de Navidad solidaria y compara el esfuerzo de cada una.

Cuentas claras: precio de la entrada y coste por cubierto

Antes de vender nada, calcula lo que cuesta cada plato: comida, bebida, alquiler, música y seguro. Súmale un margen y obtienes el precio de la entrada. Si el cubierto cuesta 22 €, una entrada de 35 € deja 13 € por persona para la causa.

Entrada, mesa y donativo: no los confundas

La entrada de la cena paga algo que recibes, el menú y la velada. Por eso es una contraprestación y no un donativo. En principio, el precio de la entrada no da derecho a deducción fiscal.

El donativo es otra cosa: una aportación voluntaria, aparte del precio, sin que a cambio recibas nada relevante. Preséntalo como una casilla distinta al reservar, por ejemplo "añadir un donativo de 10 €, 20 € o 50 €". Así cada importe queda separado en las cuentas.

La Ley 49/2002 permite una contraprestación simbólica si su valor no supera el 15 % de la aportación. Es una regla estrecha: un menú de 40 € solo cabría en una aportación de unos 267 €. No presentes la entrada como donativo; si tienes un caso dudoso, consulta a tu asesor o a la Agencia Tributaria (AEAT).

Certificado de donación: quién puede emitirlo

El certificado de donación solo puede emitirlo una entidad incluida en el artículo 16 de la Ley 49/2002, por ejemplo una fundación o una asociación declarada de utilidad pública. Una asociación sin esa declaración no entra en este régimen.

Para el certificado la entidad necesita el NIF de quien dona, la fecha, el importe y la mención del carácter irrevocable. Pídelo en el formulario de reserva solo si la entidad puede emitir certificado. Quien dona puede deducir en el IRPF el 80 % de los primeros 250 € y el 40 % del resto, con el límite del 10 % de la base liquidable. Los detalles están en nuestro artículo sobre la deducción de donativos en Navidad.

No damos como cierto nada más: ni deducciones autonómicas, ni el régimen del País Vasco y Navarra. Para eso, pregunta a la AEAT o a tu asesor.

Sorteo o rifa durante la cena

Un sorteo anima la noche, pero las rifas son competencia de las comunidades autónomas. Según la ley estatal del juego y en Madrid, los premios no pueden ser dinero. En Madrid basta una comunicación previa para asociaciones y en Cataluña hace falta autorización si los premios superan 3.000 €.

En otras comunidades no lo hemos confirmado: pregunta a la tuya antes de vender un solo boleto. Tienes el detalle en el artículo sobre rifas y tómbolas de Navidad.

Calendario: 8 semanas hasta la cena

Una cena de Navidad solidaria necesita unas 8 semanas. Si quieres cenar antes de la Lotería del 22 de diciembre, empieza a finales de octubre, cuando las agendas aún tienen huecos.

  1. Semanas 1 y 2: elegir local, fecha, formato y presupuesto.
  2. Semana 3: abrir la página de reservas y avisar a la junta y a los voluntarios.
  3. Semanas 4 y 5: invitar a socios, empresas y vecinos; ofrecer mesas completas.
  4. Semanas 6 y 7: recordatorios, menú definitivo, plano de mesas y alérgenos.
  5. Semana 8: la cena y, al día siguiente, el agradecimiento.

Cierra las reservas 48 horas antes para confirmar al proveedor el número de comensales.

Mesas, reservas y datos de los asistentes

Vende mesas completas a empresas y peñas: es la forma más rápida de llenar la sala. Cada mesa necesita un responsable que reciba el aviso y reparta a los invitados. Pide solo los datos necesarios: nombre, correo y alergias o dietas.

Si más adelante quieres escribir a los asistentes con noticias de la entidad, necesitas su consentimiento previo y claro. La LSSI prohíbe la publicidad por correo electrónico no solicitada, con una excepción estrecha, así que lo seguro es una casilla expresa. Hay más en la guía de correo de Navidad a donantes.

Así lo haces con WeGlow.world

WeGlow.world ofrece eventos con entradas, totales en directo y páginas de recaudación de apoyo. Puedes vender las entradas de la cena y, aparte, abrir una página de donación en tres pasos: cantidad, datos personales y resumen. Admite donaciones únicas y mensuales, con importes y etiquetas propias como "una cena caliente", y se ve bien en el móvil. Empieza gratis con una cuenta en WeGlow.world.

Las empresas y las peñas pueden abrir su propia página de recaudación dentro de la campaña, para que cada mesa cuente su historia y reúna donativos antes de la cena. La entidad puede configurar un texto de agradecimiento que se envía tras cada donación.

Para el toque navideño existen cuatro experiencias digitales, todavía en fase de concepto hasta el lanzamiento oficial. En la Glow Room cada donación es un adorno en el árbol de un salón en 3D. En el Muro de tarjetas cada tarjeta de felicitación cuelga de un cordel. Más ideas en la página de recaudación de Navidad y en la guía para organizar la campaña.

Después de la cena: agradecer y contar el resultado

Escribe a los asistentes en las 48 horas siguientes con el total y lo que supone para la entidad.

Invita a quien disfrutó la cena a hacerse socio con una aportación periódica.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dar certificado de donación por la entrada de la cena?

No como regla general: la entrada es una contraprestación. Solo un donativo aparte, voluntario y sin cena a cambio, puede certificarse, y únicamente si la entidad está incluida en el artículo 16 de la Ley 49/2002.

¿Cuánto tiempo hace falta para organizar la cena?

Unas 8 semanas, con un equipo de 5 a 10 personas. Si cenas en una fecha cercana, reduce el aforo, simplifica el menú y trabaja con un local que ya conozca el formato.

¿Cuánto debo cobrar por la entrada?

El coste por cubierto más un margen razonable. Con un cubierto de 22 €, una entrada de 35 € deja 13 € por persona. Revisa las cuentas cuando tengas la mitad de las reservas.

¿Puedo hacer una rifa durante la cena?

Depende de tu comunidad autónoma. En Madrid se comunica antes, en Cataluña hace falta autorización si los premios superan 3.000 €, y en Madrid y según la ley estatal los premios no pueden ser dinero. Consulta a tu comunidad.

¿Y si mi asociación no está declarada de utilidad pública?

Puedes organizar la cena igualmente, pero no podrás emitir certificado dentro del régimen de la Ley 49/2002. Díselo a los asistentes con claridad y consulta a la AEAT si existe alguna otra fórmula aplicable.

Fuentes

Fuentes oficiales consultadas.

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