Vereins-Newsletter: So gehen Sie es an

Ein guter Newsletter beginnt mit Einwilligung und einem klaren Ziel. Die Schritte: Liste, DSGVO, Segmente, Kalender, Vorlagen, SPF/DKIM/DMARC und Messung.

Ein guter Newsletter für Ihren Verein beginnt mit Menschen, die ihn selbst haben wollten, und mit einem klaren Ziel pro Ausgabe. Danach folgen ein machbarer Rhythmus, eine einfache Vorlage, ein für Mailanbieter glaubwürdiger Absender und ein paar Zahlen, aus denen Sie lernen. Dieser Beitrag fasst den vollständigen Leitfaden zusammen.

1. Beginnen Sie mit einem Satz und einer Aktion

Schreiben Sie auf, für wen Sie schreiben und was diese Menschen tun sollen: spenden, sich anmelden, sich freiwillig engagieren oder teilen. Ein Newsletter mit sechs Buttons bekommt meist gar keinen Klick. Eine verbreitete Faustregel lautet: eine Hauptgeschichte, ein Hauptbutton. Wählen Sie einen Rhythmus, den Sie durchhalten: monatlich oder alle zwei Monate.

2. Bauen Sie Ihre Liste ehrlich auf

Kaufen Sie nie eine Liste. Lassen Sie Menschen sich über Ihre Website anmelden, bei Veranstaltungen (mit einem QR-Code) oder über ein separates Kästchen bei einer Spende oder einer Freiwilligenanmeldung. Versprechen Sie etwas Konkretes, zum Beispiel „eine Mail pro Monat, mit einer Geschichte und einer Möglichkeit zu helfen“.

3. Einwilligung nach der DSGVO

Für Werbemails brauchen Sie eine gültige Rechtsgrundlage, bei neuen Kontakten meist die Einwilligung. Sie muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein: ein leeres Kästchen, das die Person selbst anklickt, kein vorangekreuztes.

Sie müssen es nachweisen können, und die Abmeldung muss so einfach sein wie die Anmeldung. Jede Mail enthält die Angaben Ihrer Organisation und einen Abmeldelink. Laut der belgischen Datenschutzbehörde müssen Widerspruch und Widerruf der Einwilligung jederzeit einfach und kostenlos möglich sein. Das ist keine Rechtsberatung: Bei Grauzonen, etwa bei bestehenden Spendern, wenden Sie sich an die Datenschutzbehörde oder eine Juristin.

4. Segmentieren Sie mit fünf Gruppen

Neue Abonnenten, aktive Spender, monatliche Spender, abgesprungene Spender und Freiwillige. In Belgien ist die Sprache oft das erste Segment. Mit fünf kleinen Varianten im ersten Absatz und beim Button passen Sie Ihre Botschaft an, ohne fünfmal zu schreiben.

5. Planen Sie zwölf Ausgaben

Verwenden Sie feste Rubriken: eine Geschichte, ein Ergebnis, eine Einladung, einen Dank und höchstens eine Bitte. Sammeln Sie im Lauf des Monats Fotos, Zitate und Zahlen in einem Ordner, damit das Schreiben zu einer Frage der Auswahl wird. Eine Faustregel, die viele Fundraiser anwenden: dreimal etwas zurückgeben für jede Bitte um Geld.

6. Halten Sie die Vorlage einfach

Eine Spalte von etwa 600 Pixeln, eine Schriftgröße von mindestens 16 Pixeln, ein kleiner Logo-Kopf, Fotos mit Alternativtext und Buttons mit ausreichendem Kontrast. Verwenden Sie JPG oder PNG, denn manche Outlook-Versionen zeigen WebP nicht an. Schicken Sie sich vor jedem Versand einen Test und lesen Sie ihn auf dem Handy.

7. Zustellbarkeit: SPF, DKIM und DMARC

Das sind drei technische Prüfungen, mit denen Gmail und Outlook feststellen, ob eine Mail wirklich von Ihnen kommt. SPF ist eine Liste von Servern, die in Ihrem Namen senden dürfen, DKIM eine digitale Signatur, DMARC eine Regel dafür, was Empfänger tun sollen, wenn die Prüfungen fehlschlagen.

Nach den Richtlinien von Google für Massenversender (mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail) sind alle drei erforderlich, die Spamrate muss unter 0,30 Prozent bleiben (empfohlen: unter 0,10 Prozent), und die Abmeldung muss mit einem Klick möglich sein. Für kleine Vereine sind es auch einfach gute Regeln.

8. Messen Sie, was zählt

Klicks und Ergebnisse (Spenden, Anmeldungen) sagen mehr als Öffnungen, weil eine Öffnung vom Laden eines winzigen Bildes abhängt. Schauen Sie auch auf die Listengesundheit: Wachstum, aktiver Kern und schlafende Adressen. Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Von 1.000 versendeten Mails folgen 36 Klicks, davon spenden 5 Personen, im Durchschnitt 35 Euro. Das sind 175 Euro für eine Ausgabe.

Was WeGlow Mail kann

WeGlow Mail sitzt in Ihrem WeGlow-Dashboard. Sie erstellen Anmeldeformulare (eingebettet, Pop-up, Slide-in oder eigene Seite), importieren Kontakte mit einem Einwilligungsnachweis und können einen Import 24 Stunden lang rückgängig machen. Sie bauen Mails mit Blöcken, nutzen Tags wie {{first_name}}, sehen eine Vorschau und senden eine Testmail.

Ein Prüfschritt kontrolliert Absender, Antwortadresse und gesetzliche Fußzeile und schließt abgemeldete und nicht zustellbare Adressen aus. Sich selbst füllende Gruppen stammen aus Spenden, automatische Mails haben vier Auslöser (neuer Kontakt, neue Spende, abgesprungener Kontakt, manuell), und Sie können Ihre eigene Domain mit einer DNS-Anleitung hinzufügen.

WeGlow Mail ist in jedem Plan bis 250 Kontakte kostenlos. Danach beginnt Start ab 19 Euro pro Monat für bis zu 1.000 Kontakte und Growth ab 29 Euro für bis zu 2.500 (zzgl. MwSt.). Mit dem Pro-Plattformplan (40 Euro pro Monat oder 400 pro Jahr) ist der Versand bis 2.500 Kontakte inbegriffen. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Holen Sie sich den vollständigen Leitfaden

Der vollständige Leitfaden umfasst neun Kapitel mit Vorlagen: Anmeldeformular, Einwilligungstext für eine Papierliste, Willkommensmail, Dankesmail, „Wir vermissen Sie“-Mail, ein einseitiger Bericht und eine Nachricht für Ihre Webmasterin zu den DNS-Einstellungen. Holen Sie sich den vollständigen Leitfaden, auch als PDF, und probieren Sie es danach in Ihrem WeGlow-Dashboard aus.

Wie oft sollte ich meinen Newsletter versenden?

Wählen Sie einen Rhythmus, den Sie durchhalten: monatlich oder alle zwei Monate. Eine verbreitete Faustregel ist eine Hauptgeschichte und ein Hauptbutton pro Ausgabe. Feste Rubriken und ein Ordner mit Fotos, Zitaten und Zahlen machen das Schreiben zu einer Frage der Auswahl.

Brauche ich eine Einwilligung, um Menschen anzuschreiben?

Für Werbemails an neue Kontakte meistens ja. Laut der Europäischen Kommission muss die Einwilligung freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig sein und sich so leicht widerrufen wie erteilen lassen. Bei Grauzonen, etwa bei bestehenden Spendern, wenden Sie sich an die Datenschutzbehörde oder eine Juristin.

Was sind SPF, DKIM und DMARC, und brauche ich sie?

Es sind drei technische Prüfungen, mit denen Gmail und Outlook feststellen, ob eine Mail wirklich von Ihnen kommt. Google verlangt sie von allen, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail senden, bei einer Spamrate unter 0,30 Prozent. Für kleine Vereine sind es auch gute Regeln.

Warum zählen Klicks mehr als Öffnungen?

Eine Öffnung hängt vom Laden eines winzigen Bildes ab und sagt daher weniger als Klicks und Ergebnisse wie Spenden und Anmeldungen. Schauen Sie außerdem auf die Listengesundheit: Wachstum, aktiver Kern und schlafende Adressen, damit Sie sehen, ob Ihre Liste gesund bleibt.

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