Een kerstactie organiseren in zes weken

Een planning in zes weken voor een kerstactie in België: gemeentelijke regels, tombola, e-mails en fiscaal attest als de vzw erkend is.

In het kort Een kerstactie bereid je voor in zes weken: twee om de regels na te kijken, twee om pagina en materiaal te bouwen, twee om te communiceren en te bedanken, afsluiting uiterlijk 31 december. Is je vzw erkend, dan geeft het fiscaal attest 30 % belastingvermindering vanaf 40 € per jaar per donateur.

dit artikel beschrijft de regels in België.

Zes weken volstaan voor een kleine of middelgrote actie, als je weet wat je elke week doet. Hier is een realistische planning, met de controles die onaangename verrassingen voorkomen: gemeentelijke toelatingen, fiscale attesten en toestemming van donateurs.

Vóór week 1: kies het formaat en het team

Verzamel vijf tot tien mensen en kies één formaat: markt, concert, tombola, wenskaarten of online actie. Leg een doel in euro vast en geef elke taak een verantwoordelijke. Om formaten te vergelijken, lees onze ideeën voor een kerstactie voor een vereniging in België.

Een eenvoudige regel. Eén formaat, één datum, één doel. Een vereniging die er drie tegelijk start, put haar vrijwilligers uit voor de laatste week. Is je team klein, dan vraagt een online actie minder logistiek dan een evenement ter plaatse.

Week 1 en 2: afstemmen en de regels nakijken

Die twee weken beantwoorden drie vragen: kan je vzw fiscale attesten uitreiken, heb je een toelating van de gemeente nodig, en wie beheert de e-mails aan donateurs? Stel ze liever vroeg dan dat je in december op een blokkade botst.

  • Week 1: doel, budget, rollen, afsluitdatum uiterlijk 31 december.
  • Week 2: bel de gemeente voor de tombola, de markt of elke inzameling op de openbare weg.
  • Week 2: controleer of je vzw tot de door de FOD Financiën erkende organisaties behoort.

Belgisch fiscaal attest: wat je mag beloven

Voor giften sinds 1 januari 2025 bedraagt de belastingvermindering 30 % van het bedrag op het attest, vanaf 40 € per jaar en per instelling. Alleen erkende organisaties of organisaties die in de wet vermeld staan, mogen het attest uitreiken.

De gift moet definitief, persoonlijk en zonder tegenprestatie zijn. Er is dus geen attest voor een lidgeld, een aankoop op de markt, een tombolaprijs of de opbrengst van een collectieve inzameling. Het rijksregisternummer van de donateur is nodig sinds 1 januari 2024 en je mag er alleen naar vragen om het attest op te maken.

De timing is krap: de erkenningsaanvraag dien je uiterlijk op 31 december in voor het betrokken jaar, met een aanbevolen indiening vóór 30 juni. Een niet-erkende vzw mag dus geen fiscaal voordeel aankondigen. Voor de exacte erkenningsvoorwaarden vraag je het aan de FOD Financiën. De attesten worden meestal in maart of april verstuurd. Beloof ook geen jaarlijks maximumbedrag in euro: zeg alleen dat het voordeel beperkt is en verwijs naar de officiële pagina.

Week 3 en 4: de pagina en het materiaal bouwen

Maak de donatiepagina vóór je communiceert, want elk bericht moet ernaar verwijzen. Bereid ook de beelden, de bedanktekst en de drie of vier berichten voor die je verstuurt. Onze gids over de solidaire kerstmarkt in België behandelt het evenementdeel.

  • Week 3: donatiepagina, voorgestelde bedragen, bedanktekst, vermelding van de vzw met het ondernemingsnummer.
  • Week 4: verzendlijst met toestemming, beelden, kalender van de publicaties.
  • Week 4: doe je een tombola, blijf dan binnen de grenzen van de volgende sectie.

Tombola en inzameling: de grenzen die je moet respecteren

Een lokale tombola zonder voorafgaande toelating kan voor een vereniging die door het gemeentecollege is erkend, maximaal vier keer per jaar. Elk lot kost hoogstens 5 €, met maximaal 1.000 loten en prijzen in natura van hoogstens 500 €.

Minstens 70 % van de opbrengst moet naar het sociale of liefdadige doel gaan. Om die grenzen te overschrijden, is de toestemming van de gemeente nodig. De online verkoop van loten valt onder een andere vergunning van de Nationale Loterij, dus vermijd een tombola op je donatiepagina. Voor huis-aan-huisinzameling is de toelating van het gemeentecollege vereist, en de stad Namur vraagt bijvoorbeeld een vzw die al minstens vijf jaar bestaat. Voor een kerstmarkt of aanwezigheid op de openbare weg bestaat er geen bevestigde centrale regel: vraag het aan je gemeente.

Week 5 en 6: communiceren en dan bedanken

Start de communicatie in week 5 en bewaar week 6 voor de laatste herinnering. Stuur een eerste e-mail, één bericht per dag op sociale media en een persoonlijk bericht aan de tien dichtste supporters. Schrijf alleen mensen aan die hun toestemming gaven, met een afmeldlink in elk bericht.

Voor inzamelmails ga je uit van voorafgaande toestemming en niet van een gewone eerdere relatie: de Gegevensbeschermingsautoriteit herinnert eraan dat het recht om je tegen direct marketing te verzetten onvoorwaardelijk is. Bedank elke donateur binnen 48 uur: een kort, oprecht bericht telt meer dan een lange tekst.

Zo doe je het met WeGlow.world

Op WeGlow.world maak je je donatiepagina in drie stappen: bedrag, gegevens, overzicht. De pagina neemt eenmalige en maandelijkse giften aan, elk met eigen bedragen, en werkt op je telefoon. Je kunt een bedanktekst schrijven die na elke gift wordt verstuurd.

Je supporters kunnen ook een eigen actiepagina starten voor je campagne: handig als je team uit vijf tot tien mensen bestaat en iedereen een eigen netwerk heeft. Is je vzw erkend, dan verstuur je daarna met één klik de fiscale attesten naar de in aanmerking komende donateurs. Het versturen gebeurt niet automatisch en de Belgische regels blijven die hierboven beschreven.

Vier kerstervaringen zijn in voorbereiding en blijven concepten tot de officiële lancering. De Kaartenmuur hangt enveloppen aan een touw, waarbij elke kaart een postzegel is. De Glow Room maakt van elke gift een versiering aan een kerstboom in een 3D-woonkamer. Ontdek alles op de pagina over kerstacties en maak dan een account aan: gratis starten met een account kan op WeGlow.world.

Veelgestelde vragen

Dit zijn de vijf vragen die Belgische verenigingen zich het vaakst stellen vóór ze hun kerstactie starten.

Zijn zes weken echt genoeg?

Ja, voor een kleine of middelgrote actie met één formaat. Voor een concert of een grote markt plan je meer tijd, vooral als je toelatingen van de gemeente of het gebruik van een zaal moet aanvragen.

Hoe weet ik of mijn vzw fiscale attesten mag uitreiken?

Ze moet erkend zijn door de minister van Financiën of in de wet vermeld staan. Raadpleeg de lijst van de FOD Financiën en vraag het bij twijfel rechtstreeks aan de FOD Financiën voor je een fiscaal voordeel aankondigt.

Vanaf welk bedrag geldt het attest?

Vanaf 40 € per jaar en per instelling, voor dezelfde donateur. Het tarief is 30 % voor giften sinds 1 januari 2025. Kleine herhaalde giften tellen op binnen het kalenderjaar.

Wanneer moet de gift betaald zijn?

Een gift telt voor het jaar waarin ze betaald wordt. Sluit je kerstactie dus uiterlijk op 31 december af. Die regel volgt uit het principe van het kalenderjaar, bevestig het punt dus bij de FOD Financiën.

Mag ik een tombola op mijn donatiepagina houden?

Doe het niet zonder akkoord. De grenzen zonder toelating gelden voor een lokale tombola, en online verkoop valt onder een vergunning van de Nationale Loterij. Vraag advies aan je gemeente of de Nationale Loterij voor je loten verkoopt.

Bronnen

Officiële bronnen, gecontroleerd op 9 oktober 2026:

Artikels