Der komplette Newsletter-Leitfaden für Non-Profits

Strategie, Listenaufbau, DSGVO-Einwilligung, Segmentierung, Inhaltskalender, Vorlagen, SPF/DKIM/DMARC und Messung, mit WeGlow Mail und seinen Preisen.

Strategie: warum und für wen schreiben Sie?

Schreiben Sie zuerst einen Satz auf, für wen der Newsletter ist und was er bewirken soll. Wählen Sie dann pro Ausgabe eine gewünschte Handlung und einen Rhythmus, den Sie durchhalten.

Beginnen Sie mit einem Satz

Ein Newsletter ist weder eine Pflicht noch ein Mitteilungsblatt. Er ist ein regelmäßiger Termin mit Menschen, denen Ihre Arbeit wichtig ist. Schreiben Sie, bevor Sie beginnen, einen Satz auf: „Unser Newsletter hilft [wem], [was] zu fühlen oder zu tun.“ Zum Beispiel: „Unser Newsletter hilft Spendenden zu sehen, was ihre Spende bewirkt, und gibt ihnen Einladungen, bei denen sie mitmachen können.“

Wer liest?

Die meisten Verteiler eines Vereins bestehen aus vier Gruppen. Wählen Sie pro Ausgabe, wer die Hauptrolle spielt, aber bedenken Sie, dass alle mitlesen.

• Spendende: wollen sehen, was ihre Spende bewirkt hat, und nicht jeden Monat erneut gefragt werden.
• Freiwillige: wollen wissen, wann und wo sie gebraucht werden.
• Mitglieder und Sympathisanten: wollen Neuigkeiten und Einladungen.
• Partner und Presse: wollen wissen, was Sie tun und was Sie brauchen.

Was soll passieren?

Wählen Sie pro Ausgabe eine gewünschte Handlung: spenden, sich anmelden, Freiwillige werden, teilen. Ein Newsletter mit sechs Schaltflächen bekommt meist keinen einzigen Klick. Eine verbreitete Faustregel: eine Hauptgeschichte, eine Hauptschaltfläche, der Rest ist Nebensache.

Ein Verhältnis zum Merken

Eine Faustregel, die viele Fundraiser nutzen: Geben Sie für jede Bitte um Geld mindestens dreimal etwas zurück, in Form von Geschichten, Neuigkeiten oder Dank. Es ist kein Gesetz, aber es hilft, nicht in ein „Immer nur fragen“-Muster zu geraten.

Machbarkeit vor Ehrgeiz

Wählen Sie einen Rhythmus, den Sie durchhalten. Jeden Monat schaffen viele Vereine, alle zwei Monate ist auch in Ordnung. Eine gute Ausgabe alle zwei Monate ist besser als drei gute Ausgaben und dann ein halbes Jahr Stille.

Checkliste Strategie

• Der eine Satz steht auf Papier.
• Sie haben entschieden, wer die Hauptrolle spielt.
• Sie kennen die gewünschte Handlung pro Ausgabe.
• Ihr Rhythmus ist für die nächsten sechs Monate machbar.
• Sie wissen, wer schreibt, wer Korrektur liest und wer versendet.

Vorlage Rollenverteilung: Schreiben: [Name], spätestens 10 Tage vor dem Versand. Korrekturlesen: [Name], 5 Tage vorher. Versand und Bericht: [Name], am Versandtag.

Liste aufbauen, ohne Adressen zu kaufen

Lassen Sie Ihre Liste mit Menschen wachsen, die sich selbst anmelden, niemals mit gekauften Adressen. Ein kleiner Verteiler von Menschen, die wollen, schlägt einen großen von Menschen, die nicht wollen.

Ein kleiner Verteiler von Menschen, die wollen, schlägt einen großen von Menschen, die nicht wollen

Sie können Ihre Liste auf ehrliche Weise wachsen lassen. Kaufen Sie nie eine Liste: Menschen, die nicht darum gebeten haben, markieren Ihre Mail als Spam, und das schadet Ihrer Absenderreputation bei allen, die gern lesen würden.

Wo sich Menschen anmelden können

1. Ihre Website: ein Formular in der Fußzeile sowie auf Ihrer Spenden- und Dankesseite.
2. Ein Pop-up oder Slide-in: nur, wenn Sie es nicht beim Betreten zeigen, sondern nach einigen Sekunden oder beim Wegscrollen.
3. Veranstaltungen: ein QR-Code auf dem Plakat und am Eingang oder eine Anmeldeliste auf Papier mit Einwilligungsfeld.
4. Nach einer Spende: fragen Sie in der Dankes-E-Mail, ob die spendende Person den Newsletter erhalten möchte. Spenden ist nicht dasselbe wie die Einwilligung in Werbemails.
5. Soziale Medien: Link in der Bio und ein fester Beitrag pro Monat.
6. Freiwillige und Mitglieder: fragen Sie bei der Anmeldung, mit einem eigenen Ankreuzfeld.

Ein Grund, sich anzumelden

„Melden Sie sich für unseren Newsletter an“ überzeugt wenig. Versprechen Sie etwas: „Einmal im Monat: was Ihre Spende bewirkt hat, in drei Minuten Lesezeit.“ Eine Checkliste als PDF oder die Einladung zu einem Tag der offenen Tür funktioniert ebenfalls.

Vorlage für ein Anmeldeformular

Bleiben Sie auf dem Laufenden darüber, was Ihre Unterstützung bewirkt. Eine Mail pro Monat, mit einer Geschichte und einer Möglichkeit zu helfen. Vorname, E-Mail-Adresse. [ ] Ja, ich möchte den Newsletter von [Name des Vereins] erhalten. Sie können sich jederzeit über den Link am Ende jeder Mail abmelden. Mehr Infos in unserer Datenschutzerklärung.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Ihre Website hat 2.000 Besucher pro Monat. Wenn sich 1 von 100 anmeldet (eine Annahme), sind das 20 neue Kontakte pro Monat, etwa 240 pro Jahr. Mit einer Veranstaltung, bei der Sie 150 Menschen fragen und 60 zusagen, wachsen Sie viel schneller. Deshalb funktioniert eine Veranstaltung für kleine Organisationen oft besser als eine Website.

Checkliste Listenaufbau

• Das Formular steht an mindestens drei Stellen.
• Klares Versprechen zu Inhalt und Häufigkeit.
• Einwilligung als eigene, nicht vorangekreuzte Wahl.
• Bestätigungsseite oder -mail mit dem, was jetzt passiert.
• Daten landen an einem Ort, nicht in drei Tabellen.

DSGVO und Einwilligung: was Sie wissen müssen

Für Werbemails an neue Kontakte ist die Einwilligung meist die Rechtsgrundlage. Sie muss freiwillig, bestimmt, informiert und unmissverständlich sein, und Sie müssen belegen können, wann und wie sie erteilt wurde. Das ist keine Rechtsberatung.

Die Grundlagen in einfachen Worten

Dieses Kapitel ist keine Rechtsberatung. Es gibt die Grundlagen wieder; für Ihre Situation wenden Sie sich an die Datenschutzbehörde oder an eine juristische Fachperson. Die europäischen Regeln (DSGVO und ePrivacy) verlangen, dass Sie für den Versand von Werbemails eine gültige Rechtsgrundlage haben. In der Praxis ist das bei Newslettern an neue Kontakte meist die Einwilligung.

Wann ist eine Einwilligung gültig?

Nach der DSGVO muss eine Einwilligung freiwillig, bestimmt, informiert und unmissverständlich sein. In der Praxis heißt das:

• Aktiv: ein leeres Kästchen, das die Person selbst ankreuzt, kein vorangekreuztes.
• Bestimmt: „Ich möchte den Newsletter“, nicht in den Geschäftsbedingungen versteckt.
• Informiert: wer Sie sind, was Sie senden und wie oft.
• Widerrufbar: Abmelden ist ebenso einfach wie Anmelden.
• Nachweisbar: Sie wissen, wann und wie jemand eingewilligt hat.

Was ist mit bestehenden Spendenden und Mitgliedern?

Das ist eine Grauzone, die von Land zu Land verschieden ist und die Sie am besten mit der Datenschutzbehörde oder einer juristischen Fachperson abstimmen. Der sicherste Weg: Holen Sie ausdrücklich die Einwilligung für den Newsletter ein, im Moment der Spende, der Mitgliedschaft oder der Freiwilligenarbeit, und halten Sie das fest.

Was muss in jeder Mail stehen?

• Wer Sie sind (Name und Adresse der Organisation).
• Ein klarer Abmeldelink.
• Ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.

Was tun Sie mit Abmeldungen?

Verarbeiten Sie sie rasch und senden Sie dieser Person keine Werbemails mehr. Halten Sie fest, dass sie sich abgemeldet hat, damit sie bei einem späteren Import nicht versehentlich wieder hinzugefügt wird.

Vorlage: Einwilligungstext für eine Papierliste

Ich willige ein, dass [Name des Vereins] mir Mails über ihre Arbeit und Aktionen sendet. Ich kann mich jederzeit abmelden. Meine Daten werden nicht weitergegeben. Name, E-Mail-Adresse, Unterschrift, Datum.

Checkliste DSGVO für Ihren Newsletter

• Sie können für jede Adresse zeigen, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde.
• Sie kaufen keine Listen.
• Jede Mail hat einen Abmeldelink und Ihre Organisationsangaben.
• Abmeldungen werden festgehalten.
• Ihre Datenschutzerklärung erwähnt den Newsletter.
• Sie haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Mailtool.

Segmentieren: die richtige Mail an die richtigen Menschen

Teilen Sie Ihre Liste in Gruppen mit Gemeinsamkeiten auf, damit jede Mail passt. Fünf Segmente genügen für den Anfang: neue Abonnenten, aktive Spendende, monatlich Spendende, ruhende Spendende und Freiwillige.

Nicht alle brauchen dieselbe Mail

Segmentieren bedeutet: Sie teilen Ihre Liste in Gruppen mit Gemeinsamkeiten, damit Ihre Botschaft passt. Sie müssen nicht mit zwanzig Segmenten beginnen. Fünf sind schon reichlich.

Fünf Segmente für den Start

1. Neue Abonnenten (letzte 30 Tage): erhalten eine Willkommensmail.
2. Aktive Spendende (spendeten im letzten Jahr): erhalten Dank, Wirkung und Einladungen, keine Standardbitte.
3. Monatlich Spendende: erhalten pro Quartal ein eigenes Update.
4. Ruhende Spendende (spendeten früher, seit einiger Zeit nicht mehr): erhalten eine herzliche „Wir vermissen Sie“-Mail.
5. Freiwillige: erhalten praktische Mails zu Einsätzen und Veranstaltungen.

Sprache und Region

In Belgien ist die Sprache oft das erste Segment: Niederländisch, Französisch, eventuell Englisch. Eine Mail in der falschen Sprache wird schnell ignoriert. Halten Sie bei jedem Kontakt die Sprache fest und senden Sie pro Sprache eine eigene Version.

Persönlich, aber nicht unheimlich

Der Vorname in der Anrede und ein Hinweis auf die Art der Unterstützung genügen. Nennen Sie keine genauen Beträge oder Daten, außer in einer Dankesnachricht.

Vorlage für eine „Wir vermissen Sie“-Mail

Betreff: Das ist seit Ihrer letzten Spende passiert

Guten Tag {{first_name}}, es ist eine Weile her. Seit Ihrer letzten Spende haben wir [Ergebnis in einem Satz]. Sie sind ein Teil davon. Möchten Sie sehen, was jetzt ansteht? [Weiterlesen] Wenn Sie lieber keine Mails mehr erhalten, können Sie sich unten abmelden. Kein Problem.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie haben 1.200 Kontakte: 150 aktive Spendende, 40 monatlich Spendende, 260 ruhende Spendende, 80 Freiwillige und 670 Sympathisanten. Mit einem allgemeinen Newsletter erhalten alle dieselbe Botschaft. Mit fünf kleinen Variationen (ein anderer erster Absatz und eine andere Schaltfläche) passen Sie ihn an die Gruppen an, die sich am stärksten unterscheiden. Das kostet eine Stunde mehr, nicht fünf.

Checkliste Segmentierung

• Jeder Kontakt hat eine Sprache und eine Quelle.
• Spendende sind von Nicht-Spendenden getrennt.
• Wer gerade gespendet hat, bekommt in der nächsten Mail keine Bitte.
• Sie haben für jedes Segment eine feste Mail, die immer bereitsteht.

Inhaltskalender für ein Jahr

Planen Sie zwölf Ausgaben mit fünf festen Rubriken: eine Geschichte, ein Ergebnis, eine Einladung, ein Dank und höchstens eine Bitte. So müssen Sie sich nicht jeden Monat neu fragen, worüber Sie schreiben.

Planen Sie zwölf Ausgaben, statt zwölfmal zu improvisieren

Ein Kalender erspart die monatliche Frage „Worüber schreiben wir?“. Kombinieren Sie feste Rubriken mit festen Zeitpunkten im Jahr.

Fünf feste Rubriken

• Eine Geschichte: eine Person oder ein Ort, mit Foto.
• Ein Ergebnis: eine Zahl oder ein Meilenstein, ehrlich erklärt.
• Eine Einladung: Veranstaltung, Freiwilligentag oder Aktion.
• Ein Dank: an Spendende, Freiwillige oder Partner.
• Eine Bitte: höchstens eine, mit einer Schaltfläche.

Ein Beispieljahr für einen Verein (passen Sie es an Ihre Agenda an)

1. Januar: Jahresrückblick in Bildern, Dank an alle.
2. Februar: Geschichte einer unterstützten Person.
3. März: Einladung zu einer Veranstaltung oder einem Freiwilligentag.
4. April: Wirkungs-Update mit einer Zahl.
5. Mai: hinter den Kulissen: lernen Sie das Team kennen.
6. Juni: Halbjahresbericht und eine sanfte Bitte.
7. Juli oder August: kurzer Sommergruss oder Pause.
8. September: Rückkehr, neue Projekte.
9. Oktober: Erfahrungsbericht einer freiwilligen Person.
10. November: Start der Jahresendkampagne (siehe auch unseren GivingTuesday-Leitfaden).
11. Dezember: große Bitte, dann Dank.
12. Immer: automatische Mails für neue Abonnenten und neue Spendende.

Anatomie einer Ausgabe

1. Betreffzeile: ehrlich, konkret, etwa 40 Zeichen oder weniger (Faustregel).
2. Preheader: die zweite Zeile im Posteingang, keine Wiederholung der Betreffzeile.
3. Anrede: {{first_name}}.
4. Hauptgeschichte: 100 bis 200 Wörter und ein Foto.
5. Eine Schaltfläche mit einem Verb: „Geschichte lesen“, „Anmelden“, „Unterstützen“.
6. Kurznews: zwei oder drei Zeilen.
7. Abschluss: ein echter Name und eine Antwortadresse, die jemand liest.

Vorlage Betreffzeile: „Wie [Name] ihre erste Woche erlebte“ oder „[Ergebnis] dank Ihnen, ein Update“.

Tipp für Schreibzeiten

Sammeln Sie im Lauf des Monats einzelne Fotos, Zitate und Zahlen in einem Ordner. Dann ist das Schreiben eine Frage des Auswählens, nicht des Suchens.

Vorlagen und Gestaltung, die funktionieren

Halten Sie die Gestaltung einfach: eine Spalte von etwa 600 Pixeln, gut lesbarer Text und eine klare Schaltfläche. Die meisten Menschen lesen auf dem Handy, und jede zusätzliche Spalte erhöht das Risiko von Problemen in Outlook.

Einfach gewinnt

Die meisten Leserinnen und Leser sehen Mails auf dem Handy an. Eine Spalte, eine lesbare Schrift, eine klare Schaltfläche und viel Weissraum genügen. Jede zusätzliche Spalte ist eine zusätzliche Chance, dass es in Outlook oder auf einem schmalen Bildschirm schiefgeht.

Regeln für Ihre Vorlage

• Eine Spalte von etwa 600 Pixeln Breite.
• Schriftgröße von mindestens 16 Pixeln für den Fliesstext (Faustregel).
• Ihr Logo klein oben, nicht als halbe Seite.
• Fotos mit einer kurzen Beschreibung (Alt-Text), denn manche Mailprogramme blockieren Bilder.
• Verwenden Sie JPG oder PNG, kein WebP: Manche Versionen von Outlook zeigen WebP nicht an.
• Schaltflächen mit genügend Kontrast und genug Platz zum Antippen.
• Eine Textversion: eine Mail, die auch ohne Bilder etwas aussagt.

Die vier Vorlagen, die Sie brauchen

1. Newsletter: Geschichte, Neuigkeiten, Schaltfläche.
2. Dankesmail: kurz, herzlich, mit Ergebnis.
3. Veranstaltungseinladung: was, wann, wo, anmelden.
4. Aktionsmail: eine Bitte, eine Schaltfläche, eine Frist.

Vorlage: Willkommensmail für neue Abonnenten

Betreff: Willkommen bei [Name des Vereins]

Guten Tag {{first_name}}, schön, dass Sie dabei sind. Was dürfen Sie erwarten? Eine Mail pro Monat, mit einer Geschichte und einer Möglichkeit zu helfen. Hier schon unsere Lieblingsgeschichte dieses Jahres: [Link]. Haben Sie eine Frage? Antworten Sie einfach auf diese Mail, ein echter Mensch liest mit. Bis bald, [Name].

Vorlage: Dankesmail nach einer Spende

Betreff: Danke, {{first_name}}

Ihre Spende von [Betrag] ist eingegangen. Dank Ihnen können wir [konkretes Ergebnis]. In ein paar Wochen erhalten Sie ein Update mit Fotos. Wenn Sie Fragen haben, antworten Sie gern.

Textlänge

Eine Faustregel: Die Hauptgeschichte sollte in etwa eine Minute Lesezeit passen. Wer mehr will, klickt auf Ihre Website. Setzen Sie das Wichtigste immer nach oben.

Vor jedem Versand testen

• Senden Sie einen Test an sich selbst und lesen Sie ihn auf dem Handy.
• Klicken Sie jeden Link an.
• Lesen Sie die Mail laut: Klingt sie wie ein Mensch?
• Prüfen Sie den Abmeldelink und Ihre Organisationsangaben.
• Sehen Sie die Mail mit und ohne Bilder an.

Zustellbarkeit: SPF, DKIM und DMARC in einfachen Worten

SPF, DKIM und DMARC belegen, dass eine Mail wirklich von Ihnen kommt. Richten Sie sie über Ihren Domainverwalter oder Ihr Mailtool ein, damit Ihre Mails seltener im Spam landen.

Warum landet Ihre Mail im Spam?

Mailanbieter wie Gmail und Outlook wollen wissen, ob eine Mail wirklich von Ihnen kommt. Dafür nutzen sie drei technische Prüfungen. Sie müssen sie nicht programmieren, aber Sie sollten wissen, was sie sind, denn Sie bringen sie über Ihren Domainverwalter (die Stelle, an der Sie Ihren Domainnamen verwalten) oder über Ihr Mailtool in Ordnung.

Die drei Prüfungen in einfachen Worten

• SPF: eine Liste auf Ihrer Domain mit den Servern, die in Ihrem Namen mailen dürfen. Denken Sie an eine Gästeliste an der Tür.
• DKIM: eine digitale Unterschrift in jeder Mail, die belegt, dass der Inhalt unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC: eine Regel, die Empfängern sagt, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM nicht stimmt (nichts tun, in Quarantäne, abweisen), und die Ihnen Berichte liefert.

Was Google verlangt

Nach den Richtlinien von Google für Massenversender (mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen) müssen SPF, DKIM und DMARC eingerichtet sein, die gemeldete Spamrate muss unter 0,30 Prozent bleiben (empfohlen unter 0,10 Prozent), und Marketingmails müssen die Abmeldung mit einem Klick ermöglichen, zusätzlich zu einem sichtbaren Abmeldelink. Auch wenn Sie als kleiner Verein unter dieser Schwelle liegen, sind das gute Regeln.

Schritt für Schritt

1. Verwenden Sie eine Absenderadresse auf Ihrer eigenen Domain (info@ihrverein.be), nicht auf einer kostenlosen Gmail- oder Hotmail-Adresse.
2. Fügen Sie in Ihrem Mailtool Ihre Domain hinzu und kopieren Sie die DNS-Einträge, die das Tool anzeigt.
3. Fügen Sie diese in den DNS-Einstellungen Ihres Domainverwalters ein.
4. Warten Sie, bis das Tool die Domain als verifiziert anzeigt (das kann einige Stunden dauern).
5. Fügen Sie einen DMARC-Eintrag hinzu. Beginnen Sie so streng, dass Sie Berichte erhalten, zum Beispiel mit einer „Monitoring“-Einstellung, und verschärfen Sie später.
6. Senden Sie Testmails an Gmail, Outlook und Ihre eigene Domain und prüfen Sie, ob sie im Posteingang landen.

Reputation

• Entfernen Sie Adressen, die immer zurückspringen (nicht existierende Adressen).
• Senden Sie keine Mails an Menschen, die sich abgemeldet haben.
• Beginnen Sie mit kleinen Versandmengen, wenn Sie lange nichts gesendet haben, und steigern Sie sich.
• Verwenden Sie keine verdächtigen Wörter und übertriebenen Ausrufezeichen in der Betreffzeile.
• Halten Sie die Spamrate niedrig, indem Sie nur an Menschen mailen, die wollen.

Vorlage für Ihre IT-Freiwilligen oder Ihre Webmasterin: „Kannst du in unserem DNS die Einträge hinzufügen, die [Mailtool] uns für unsere Domain anzeigt (SPF/DKIM), und einen DMARC-Eintrag mit der Richtlinie p=none und Berichten an [Adresse]? Sag Bescheid, wenn es fertig ist.“

Messen: was sagt eine Öffnungsrate wirklich?

Achten Sie vor allem auf Klicks, Abmeldungen und das Ergebnis für Ihr Ziel. Öffnungsraten sind unzuverlässig, denn sie messen das Laden eines unsichtbaren Bildchens.

Messen Sie, was bei Entscheidungen hilft

Ihr Mailtool zeigt viele Zahlen. Sie brauchen nur wenige, und Sie sollten wissen, welche verlässlich sind.

Zahlen der Ausgabe selbst

• Zugestellt: wie viele Mails angekommen sind (gesendet minus Bounces).
• Bounces: Adressen, die nicht existieren oder voll sind. Entfernen Sie die harten Bounces.
• Abmeldungen: ein paar sind normal. Eine plötzliche Spitze ist ein Zeichen, dass Inhalt oder Häufigkeit nicht passen.
• Klicks: das verlässlichste Zeichen für Interesse.
• Öffnungen: mit Vorsicht, siehe unten.
• Spambeschwerden: halten Sie sie so nah wie möglich bei null (Google nennt 0,10 Prozent als empfohlene Obergrenze).

Warum Öffnungsraten lügen

Eine Öffnung wird meist gemessen, indem ein unsichtbares Bildchen geladen wird. Blockiert ein Mailprogramm Bilder, zählt die Öffnung nicht. Lädt ein Programm Bilder automatisch, zählt sie auch, ohne dass jemand gelesen hat. Nutzen Sie Öffnungsraten also, um Ihre eigenen Ausgaben untereinander zu vergleichen (gleiche Liste, gleicher Tag), nicht als absolute Wahrheit.

Zahlen zu Ihrem Ziel

• Anzahl der Spenden oder Anmeldungen nach einem Klick (verwenden Sie UTM-Parameter in Ihren Links).
• Anzahl neuer Freiwilliger oder Anmeldungen für eine Veranstaltung.
• Durchschnittliche Spende derer, die über Mail kamen.

Gesundheit der Liste

1. Wachstum: neue Abonnenten minus Abmeldungen pro Monat.
2. Aktiver Kern: wie viele Menschen haben im letzten Halbjahr mindestens einmal geklickt?
3. Schlafende Adressen: wer seit sechs Monaten nicht geklickt hat, erhält eine „Möchten Sie noch?“-Mail. Antwortet die Person nicht, hören Sie auf.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie versenden 1.000 Mails, 12 springen zurück, 988 kommen an. Es gibt 3 Abmeldungen und 36 Klicks von verschiedenen Personen. Das sind 3,6 Prozent Klicks auf die versandten Mails. Von den 36 Klickenden spenden 5 Personen durchschnittlich 35 Euro: 175 Euro aus einer Ausgabe. Diese 175 Euro vergleichen Sie mit Ihrer Zeit: 6 Stunden Arbeit. Lohnt sich das? Schauen Sie auch auf den Lerneffekt und auf die lange Sicht: Wer klickt, ist warm.

Vorlage für einen einseitigen Bericht

Ausgabe: [Titel], Datum: [TT/MM]. Versendet: [x]. Zugestellt: [x]. Klicks: [x] ([x]%). Abmeldungen: [x]. Ergebnis (Spenden/Anmeldungen): [x]. Was funktionierte: [..]. Was machen wir nächstes Mal anders: [..].

WeGlow Mail: was es kann und was es kostet

WeGlow Mail ist Teil Ihres WeGlow-Dashboards und bis 250 Kontakte (500 Mails pro Monat) kostenlos. Darüber richtet sich der Preis nach der Zahl der Kontakte, mit niedrigeren Preisen beim Pro-Plattformplan.

Ein Mailtool in Ihrem WeGlow-Dashboard

WeGlow Mail ist ein Teil Ihres WeGlow-Dashboards, mit Anmeldung über Ihr gewohntes WeGlow-Login. Unten steht, was wir in der Software nachweisen können, verknüpft mit den Schritten dieses Leitfadens.

Liste aufbauen und Einwilligung

• Anmeldeformulare mit Vorlagen und einem Editor, in vier Formen: eingebettet, Pop-up, Slide-in oder eigene Seite, mit kopierbarem Einbettungscode. Sie sehen, wer das Formular ausgefüllt hat.
• Importieren in vier Schritten (Datei, Spalten zuordnen, prüfen, fertig) mit einem Ankreuzfeld, das die Einwilligung als Datenschutznachweis speichert. Einen Import können Sie 24 Stunden lang rückgängig machen. Kontakte, die schon Mails erhalten haben, bleiben erhalten und werden gemeldet.

Segmentieren

• Gruppen mit Labels und Filter nach Status, Sprache und Labels, plus Export als CSV.
• Selbstfüllende Gruppen aus Spenden: aktive, häufige, monatliche, ruhende und verlorene Spendende.
• Sprache pro Kontakt festlegen, auch gesammelt.

Schreiben und versenden

• Baukasten mit Blöcken (Titel, Text, Schaltfläche, Bild, Trennlinie, Spalten), Bildbibliothek, Vorlagen und eine feste Kopf- und Fußzeile pro Organisation.
• Persönliche Platzhalter wie {{first_name}}, {{name}}, {{last_name}} und {{email}}.
• Vorschau in Desktop- und Mobilansicht und eine Testmail an sich selbst.
• Vier Schritte: Schreiben, Wer erhält es, Prüfen, Versenden. Der Prüfschritt kontrolliert Absender, Antwortadresse und rechtliche Fußzeile und schliesst blockierte und abgemeldete Adressen aus.
• Mehrsprachige Mails mit automatischer Übersetzung pro Sprachversion.
• Sofort versenden oder für einen gewählten Tag und eine Uhrzeit planen.
• Glowie erstellt aus einer Idee einen ersten Entwurf. Sie lesen ihn durch und passen ihn an.
• Jede Mail erhält automatisch eine Fußzeile mit Absender, Adresse und Abmeldelink in der Sprache der empfangenden Person.

Automatisch und Zustellung

• Automatische Mails mit vier Auslösern: neuer Kontakt, neue Spende, ruhender Kontakt oder manuell, mit mehrstufigen Serien und Verzögerungen.
• Eigene Domain hinzufügen, mit einer DNS-Anleitung Schritt für Schritt und Status pro Eintrag (ausstehend, verifiziert, fehlgeschlagen). Der Bildschirm verfolgt vor allem die DKIM-Einstellungen; prüfen Sie die Hinweise im Assistenten für SPF und richten Sie DMARC selbst bei Ihrem Domainverwalter ein.
• Outlook-freundliche Gestaltung, auch für Schaltflächen.

Berichte

Pro Mail: versendet, zugestellt, Öffnungen, Klicks, Bounces, Beschwerden und Abmeldungen, plus ein Diagramm im Zeitverlauf und die Leistung pro Link. Öffnungen sind ein Hinweis, keine exakte Zahl.

Preise (zzgl. MwSt.)

WeGlow Mail ist bis 250 Kontakte kostenlos (500 Mails pro Monat) in jedem Plan. Darüber richtet sich der Preis nach Ihrer Kontaktzahl, ohne den Pro-Plattformplan:

• Start: bis 1.000 Kontakte, ab 19 Euro pro Monat.
• Growth: bis 2.500 Kontakte, ab 29 Euro pro Monat.
• Growth+: bis 5.000 Kontakte, ab 49 Euro pro Monat.
• Impact: bis 10.000 Kontakte, ab 79 Euro pro Monat.

Mit dem Pro-Plattformplan (40 Euro pro Monat oder 400 Euro pro Jahr) ist der Versand bis 2.500 Kontakte inbegriffen (die Stufen Start und Growth kosten dann 0 Euro). Über 2.500 Kontakten sind die Mail-Preise mit Pro niedriger, zum Beispiel Growth+ ab 42 Euro pro Monat. Es gibt auch größere Stufen. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Probieren Sie es in Ihrem WeGlow-Dashboard aus: Erstellen Sie ein Formular, importieren Sie Ihre Liste mit Einwilligung und senden Sie sich eine Testmail.

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• Vereins-Newsletter: So gehen Sie es an
• Der vollständige Leitfaden für Spenden zum Jahresende
• Der komplette Leitfaden für eine Spendenveranstaltung

Quellen

Die Beispielzahlen in diesem Leitfaden sind erfunden und als solche gekennzeichnet. Faustregeln sind als Faustregel benannt. WeGlow-Funktionen und -Preise stammen aus unserer eigenen Software und Preisliste (zzgl. MwSt.); prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard. Geprüft am 2. Oktober 2026.

• Google, email sender guidelines: SPF, DKIM und DMARC für Massenversender; Spamrate 0,30 % (anstreben: 0,10 %); Abmeldung mit einem Klick; Schwelle von 5.000 Nachrichten pro Tag.
• European Commission, data protection: Grundregeln der DSGVO.
• Belgian Data Protection Authority: Einwilligung und Direktmarketing.

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