Kerstmail naar donateurs: drie voorbeelden voor het VK

Drie volledige kerstmails voor donateurs: uitnodiging, tussentijdse update en bedankje, met onderwerpregels, knoppen en de PECR- en soft opt-in-regels.

In het kort Stuur donateurs drie kerstmails: een uitnodiging begin december, een update een week voor de deadline en een bedankje binnen 48 uur na afloop. Elke mail heeft één taak en één knop. Controleer eerst je toestemmingsgrond, want PECR is van toepassing en de soft opt-in geldt alleen voor geregistreerde goede doelen.

Dit artikel beschrijft de regels in het Verenigd Koninkrijk.

Supporters hebben het druk, dus schrijf korte mails die om één ding vragen. Hieronder staan drie voorbeelden, een planningstabel en de regels om te controleren voor je verzendt.

Welke drie mails heeft een kerstactie nodig?

Je hebt een uitnodiging, een tussentijdse update en een bedankje nodig. Samen openen ze het verhaal, houden ze de vaart erin en sluiten ze de cirkel. Plan ze binnen een periode van zes weken, zoals in onze gids voor het plannen van een kerstactie.

Mail één: de uitnodiging

Stuur deze bij de start van de actie, het liefst op de dag dat je donatiepagina live gaat. Ze vertelt één verhaal, noemt één doel en biedt één manier om te helpen.

Onderwerp: Help je ons 40 huizen te laten stralen deze kerst?

Voorvertoning: Onze kerstactie start vandaag.

Beste Sam,

Vorige winter hielp je ons de Riverside Community Kitchen warm en open te houden. Deze kerst willen we elke avond in december warme maaltijden serveren, en we stelden een doel van £ 4.000 (voorbeeldbedrag, gebruik je eigen).

Elke gift, groot of klein, wordt een maaltijd voor een buur die anders alleen zou eten. Betaal je Britse inkomstenbelasting, dan voegt Gift Aid 25 pence toe aan elk pond dat je geeft, zonder kosten voor jou.

Knop: Geef aan onze kerstactie

Met dank en warme groeten,

Priya, Riverside Community Kitchen

Nummer van het geregistreerde goede doel: [jouw nummer]. Schrijf je op elk moment uit via de link hieronder.

Mail twee: de tussentijdse update

Stuur deze ongeveer een week voor de deadline, wanneer een herinnering helpt. Toon echte voortgang, benoem wat nog nodig is en geef een reden om nu te geven.

Onderwerp: £ 2.650 opgehaald, nog 7 dagen te gaan

Voorvertoning: Dit deden jouw giften al.

Beste Sam,

Dank je wel. Dankzij supporters zoals jij haalden we £ 2.650 op voor ons doel van £ 4.000, genoeg voor 530 warme maaltijden. (Voorbeeldbedragen.)

We komen £ 1.350 tekort met nog een week te gaan. Help je ons de kloof te dichten? Een gift van £ 10 levert twee maaltijden op, en vink je Gift Aid aan, dan kan het goede doel 25 pence extra per pond claimen.

Knop: Help ons £ 4.000 te halen

Hartelijke groeten,

Priya

Mail drie: het bedankje

Stuur deze binnen 48 uur nadat de actie sluit. Ze noemt het resultaat, zegt wat het geld doet en vraagt niets méér dan een antwoord. Dankbaarheid zonder nieuwe vraag houdt het bedankje oprecht.

Onderwerp: Het is gelukt, dank je wel

Voorvertoning: Dit maakte je gift mogelijk.

Beste Sam,

De actie is gesloten en we haalden £ 4.310 op van 112 supporters. (Voorbeeldbedragen.) Dankzij jullie eindigt elke avond in december met een warme maaltijd en een vriendelijk gezicht.

In januari sturen we je een korte update met foto's en verhalen uit de keuken. Wil je hallo zeggen, antwoord dan gewoon op deze mail.

Knop: Zie wat je gift deed

Van ons allemaal, dank je wel,

Priya

Welk moment, doel, onderwerpregel en knop passen?

Gebruik deze tabel als planning. Houd onderwerpregels specifiek en knoppen kort.

Wat betekenen PECR en de soft opt-in voor deze mails?

Fondsenwervende mail is elektronische marketing, dus PECR (de Privacy and Electronic Communications Regulations 2003) geldt naast de UK GDPR. De algemene regel is vrijwillige, geïnformeerde toestemming, met een duidelijke afmeldmogelijkheid waar je snel op reageert. De toezichthouder voor beide is het Information Commissioner's Office (ICO).

• Sinds 5 februari 2026 zegt de Fundraising Regulator dat geregistreerde goede doelen kunnen steunen op een soft opt-in voor liefdadige doelen onder de Data (Use and Access) Act 2025, dus zonder voorafgaande toestemming.
• De contactgegevens moeten rechtstreeks van de persoon komen toen die interesse in of steun aan je goede doel toonde.
• Ze moesten de kans krijgen om zich af te melden bij het verzamelen van de gegevens en in elk later bericht.
• Het enige doel van de mail moet zijn je liefdadige doelen te promoten.

De definitieve richtlijn van de ICO hierover was niet bevestigd toen we keken, dus vraag het aan de ICO of je verantwoordelijke gegevensbescherming voor je erop steunt. De soft opt-in is niet beschikbaar voor organisaties zonder Britse registratie als goed doel, zoals een Belgische vzw. Ben jij dat, verzamel dan toestemming.

Hoe ga je met Gift Aid om in een donormail?

Met Gift Aid (de Britse regeling die belastingvoordeel geeft op giften) kan een erkend goed doel 25 pence claimen per £ 1 gift, dus een gift van £ 100 wordt £ 125. De donor heeft een verklaring nodig en moet genoeg inkomstenbelasting of vermogenswinstbelasting (Capital Gains Tax) betaald hebben om dit te dekken, tot vier keer de betaalde belasting. Beloof het nooit aan iedereen.

Een vinkje op je donatiepagina is een geldige verklaring. Het moet de volledige naam van de donor bevatten, het huisadres met postcode en de datum, en je bewaart het 6 jaar na de laatste geclaimde gift. Loten voor een tombola en betaalde evenemententickets komen niet in aanmerking, dus houd ze buiten je Gift Aid-tekst.

Zo doe je het met WeGlow.world

Met WeGlow.world kan de knop in je mail naar een donatiepagina in drie stappen verwijzen: bedrag, persoonlijke gegevens en overzicht. Donateurs kunnen eenmalig of maandelijks geven, en supporters kunnen een eigen actiepagina voor je campagne starten. De organisatie kan ook een bedanktekst instellen, die automatisch na een gift verstuurd wordt zodra hij is ingevuld.

We bouwen ook kerstervaringen voor donatiepagina's. De Glow Room is een 3D woonkamer waar elke gift een kerstbal aan de boom wordt. Tot de officiële lancering is het een concept, maar een mooie link voor je updatemail. Bekijk de pagina van de Glow Room of maak je gratis account aan.

Waar passen deze mails in je actie?

Deze drie mails horen bij een bredere actie. Kies je formaat in onze kerstactie-ideeën voor goede doelen en geef donateurs dan een gedenkwaardige pagina met een online kerstervaring.

Veelgestelde vragen

De vragen die goede doelen het vaakst stellen over donormails.

Hoeveel kerstmails moet een goed doel sturen?

Drie is een degelijk minimum: een uitnodiging, een tussentijdse update en een bedankje. Voeg begin januari een vierde toe om de impact te tonen.

Welke dag en welk uur is het best om te versturen?

We hebben geen gedateerde bron voor een beste moment, dus test met je eigen lijst. Probeer een ochtend en een avond op een klein segment, vergelijk de resultaten en houd het betere moment voor de volgende mail.

Mag ik mensen mailen die vorig jaar één keer gaven?

Mogelijk. Ben je een geregistreerd goed doel, kreeg je hun gegevens rechtstreeks toen ze gaven, bood je toen en nu een afmelding aan, en promoot de mail alleen je liefdadige doelen, dan kan de soft opt-in gelden. Anders heb je toestemming nodig. Vraag het aan de ICO bij twijfel.

Mag ik Gift Aid in de mail noemen?

Ja, als je een erkend goed doel of een geregistreerde CASC (Community Amateur Sports Club, een amateursportclub) bent. Leg uit dat het 25 pence per £ 1 toevoegt voor Britse belastingbetalers die een verklaring afleggen. Het kan niet op loten of betaalde evenemententickets.

Moet de bedankmail om nog een gift vragen?

Nee. Stuur het bedankje binnen 48 uur met het resultaat en wat er volgt. Bewaar de volgende vraag voor een latere mail, zodat het bedankje oprecht blijft.

Bronnen

• Fundraising Regulator: charitable purposes soft opt-in (gecontroleerd op 9 oktober 2026)
• GOV.UK: Gift Aid (gecontroleerd op 9 oktober 2026)
• GOV.UK: Gift Aid declarations (gecontroleerd op 9 oktober 2026)
• Fundraising Regulator: Code of Fundraising Practice (gecontroleerd op 9 oktober 2026)