Kerstdiner voor het goede doel organiseren

Zo organiseer je een kerstdiner of kerstbrunch voor het goede doel: prijs per couvert, tickets en tafels, waarom er geen attest is en hoe je gasten bedankt.

In het kort Een kerstdiner of kerstbrunch voor het goede doel draait op drie zaken: een prijs per couvert waarin je kosten zitten, tafels die je vooraf verkoopt en een bedankmoment dat blijft hangen. Het couvert is een tegenprestatie, dus geen aftrekbare gift. Een gift bovenop het couvert behandel je apart, en je plant minstens 6 weken vooraf.

Waarom een kerstdiner of kerstbrunch?

Een diner brengt mensen samen rond jouw verhaal, en dat verkoopt een goed doel beter dan een folder. Een brunch op zondag werkt voor gezinnen en ouderen, een diner op vrijdag of zaterdag voor bedrijven en vrienden.

Je hebt wel meer mensen nodig dan voor een online actie. Reken op 5 tot 10 vrijwilligers voor zaal, keuken, onthaal en bediening. Heb je minder helpers, kijk dan eerst naar de beslisboom met kerstactie ideeën.

Hoe bepaal je de prijs per couvert?

Zet eerst al je kosten op papier: zaalhuur, eten, drank, bediening, muziek, verzekering en drukwerk. Deel dat totaal door het aantal gasten dat je realistisch verwacht en tel er je doelbedrag per gast bij op. Dat is je prijs per couvert.

Een voorbeeld, volledig verzonnen om te rekenen: kost je het diner 30 € per persoon en wil je 20 € per gast overhouden, dan vraag je 50 € per couvert. Met 80 gasten blijft er 1.600 € over. Rond af op een bedrag dat makkelijk te onthouden is.

  • Maak een goedkoper tarief voor kinderen, bijvoorbeeld de helft.
  • Vraag sponsors om eten of drank te geven in ruil voor vermelding. Elke euro die je niet moet betalen, blijft over voor je doel.
  • Reken een buffer van 10 % voor wie last minute afhaakt of extra komt.

Is het couvert een aftrekbare gift?

Nee. Wie een couvert koopt, krijgt een maaltijd en een avond terug. Een gift voor de fiscale belastingvermindering moet volgens FOD Financiën zonder tegenprestatie zijn. Een ticket of een couvert valt daar dus buiten, ook als je kosten laag zijn.

Zeg dat vooraf, zodat niemand teleurgesteld is. Zet het in je uitnodiging en op je ticketpagina: dit ticket is een deelname en geen gift, er komt geen fiscaal attest voor.

Kunnen gasten tóch een gift met attest doen?

Alleen als jouw organisatie erkend is door de minister van Financiën. Dan geldt het gewone attestregime: 30 % belastingvermindering, minimum 40 € per jaar en per instelling, en het rijksregisternummer van de schenker.

Een gift mag dus op zich bestaan, naast het couvert, zonder dat de schenker er iets voor terugkrijgt. Hoe je dat boekhoudkundig netjes scheidt als iemand één bedrag overschrijft, kon niet bevestigd worden. Vraag dat aan FOD Financiën vóór je het aankondigt. Alle details lees je in onze gids over het fiscaal attest voor kerstgiften.

Hoe verkoop je tickets en tafels?

Verkoop op voorhand, nooit alleen aan de deur. Zo weet je tot 48 uur vooraf hoeveel mensen komen en kan je keuken correct bestellen. Bied twee soorten tickets aan: een individueel couvert en een tafel van bijvoorbeeld 8 of 10 plaatsen.

Tafels zijn de slimste verkoop. Eén bedrijf of één familie koopt een hele tafel en nodigt zelf mensen uit. Jij bereikt zo nieuwe mensen zonder extra werk, en je kan een tafelhouder bij naam bedanken.

  • Open de verkoop 5 tot 6 weken voor de datum.
  • Vraag bij elk ticket naar dieetwensen en allergieën.
  • Laat een tafelhouder de namen van zijn gasten doorgeven, zodat je tafelschikking klopt.
  • Sluit de verkoop 5 dagen vooraf, zodat je de definitieve aantallen kent.

Mag je een tombola of veiling toevoegen?

Een tombola brengt vaak extra op, maar ze heeft harde regels. Zonder toelating mag een door het gemeentebestuur erkende vereniging dat maximaal vier keer per jaar doen, met loten van maximaal 5 €, hoogstens 1.000 loten en prijzen in natura tot 500 € waarde. Minstens 70 % van de opbrengst gaat naar het doel.

Wil je meer, of loten online verkopen, dan heb je toelating nodig van de gemeente of de Nationale Loterij. Vraag het altijd aan je gemeente voor je een tombola aankondigt. Een stille veiling van geschonken items is een alternatief, maar controleer ook daar bij je gemeente.

Moet je de gemeente verwittigen?

Dat hangt af van je locatie en wat je doet. Een diner in een eigen zaal of een gehuurde feestzaal is anders dan een kraam op een kerstmarkt of een inzameling aan de deur. Voor huis aan huis inzamelen is toelating van de gemeente nodig.

Voor andere zaken, zoals bezetting van openbaar domein, volstaat een telefoontje naar de dienst evenementen of lokale economie van je gemeente. Vraag ook of je een brandveiligheidsattest of schenkvergunning nodig hebt. Die regels verschillen per gemeente en konden hier niet bevestigd worden.

Zo doe je het met WeGlow.world

Op WeGlow.world maak je een evenement met tickets en live totalen. Je zet de ticketpagina klaar, en supporters kunnen een eigen actiepagina starten om hun tafel of ticketverkoop te promoten. Gratis starten met een account kan via de aanmeldpagina.

Voor wie niet kan komen, stel je een gift in plaats van een couvert voor. Op je donatiepagina kan iemand eenmalig of maandelijks geven, ook via de telefoon. Een bedanktekst stel je op voorhand in.

Ook de kerstervaringen passen hier, al zijn ze nog een concept tot de officiële lancering. Op de Kaartenmuur hangen enveloppen aan een touw en wordt elke kaart een postzegel. Gasten die verhinderd zijn, sturen zo een kaart mee naar het diner. Meer over alle ervaringen vind je op de kerstpagina.

Hoe bedank je gasten?

Bedank drie keer: op de avond zelf, binnen 48 uur per mail en na een paar weken met een resultaat. Op de avond zeg je in je speech hoeveel er is opgehaald en waar het naartoe gaat. Noem ook de tafelhouders en sponsors bij naam.

Verstuur de mail binnen 48 uur, persoonlijk en met een foto van de avond. Een bedanktekst voor een gift zet je klaar vóór het diner, zodat niemand moet wachten. Hoe je de mails opbouwt, lees je in onze kerstmailvoorbeelden.

Wat zijn de stappen in je planning?

Werk van achter naar voren, vanaf de datum van het diner. Met 6 weken heb je genoeg tijd, met 3 weken wordt het krap. Het volledige stappenplan vind je in het draaiboek voor een kerstactie.

  1. 6 weken vooraf: zaal, datum en budget vastleggen, sponsors vragen.
  2. 5 weken vooraf: ticketverkoop openen en uitnodigingen versturen.
  3. 2 weken vooraf: menu, vrijwilligers en tombola of veiling afronden.
  4. 5 dagen vooraf: verkoop sluiten en tafelschikking maken.
  5. Na het diner: bedankmail binnen 48 uur en resultaat delen.

Veelgestelde vragen

Is een kerstdiner voor het goede doel fiscaal aftrekbaar?

Het couvert niet, want het is een tegenprestatie. Een afzonderlijke gift zonder iets terug kan wel in aanmerking komen, als je organisatie erkend is door de minister van Financiën en de schenker minstens 40 € per jaar geeft.

Hoeveel moet ik vragen per couvert?

Tel je volledige kosten per gast en voeg je doelbedrag per gast toe. Sponsors die eten of drank schenken, verlagen je kosten en verhogen wat overblijft.

Wanneer begin ik met de ticketverkoop?

Ongeveer 5 tot 6 weken voor het diner. Sluit de verkoop enkele dagen vooraf, zodat je keuken en zaal juiste aantallen krijgen.

Mag ik een tombola organiseren op het diner?

Ja, maar met grenzen: maximaal 5 € per lot, 1.000 loten en prijzen tot 500 €, voor een erkende vereniging. Vraag het eerst aan je gemeente.

Moet ik de gasten bedanken als ze betaald hebben?

Ja. Ze kochten een avond, maar ze steunen ook je doel. Een persoonlijke bedankmail binnen 48 uur maakt het verschil voor volgend jaar.

Bronnen

Artikels