Weihnachtsmail an Spender: drei britische Beispiele

Drei vollständige Weihnachtsmails für Spender: Einladung, Zwischenstand und Dank, mit Betreffzeilen, Buttons und den PECR- und Soft-Opt-in-Regeln.

Kurz gesagt Schicken Sie Spendern drei Weihnachtsmails: eine Einladung Anfang Dezember, einen Zwischenstand eine Woche vor der Frist und einen Dank innerhalb von 48 Stunden nach Abschluss. Jede Mail hat eine Aufgabe und einen Button. Prüfen Sie zuerst Ihre Einwilligungsgrundlage, denn PECR gilt und die Soft-Opt-in-Regel deckt nur eingetragene Charities.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln im Vereinigten Königreich.

Unterstützer sind beschäftigt, also schreiben Sie kurze Mails, die jeweils um eine Sache bitten. Unten finden Sie drei vollständige Beispiele, eine Planungstabelle und die Regeln, die Sie vor dem Senden prüfen.

Welche drei Mails braucht eine Weihnachtsaktion?

Sie brauchen eine Einladung, einen Zwischenstand und einen Dank. Zusammen eröffnen sie die Geschichte, halten den Schwung und schließen den Kreis. Planen Sie sie in einem Zeitfenster von sechs Wochen, wie in unserem Leitfaden zur Planung einer Weihnachtsaktion.

Mail eins: die Einladung

Schicken Sie sie zum Start der Aktion, am besten an dem Tag, an dem Ihre Spendenseite online geht. Sie erzählt eine Geschichte, nennt ein Ziel und bietet eine Möglichkeit zu handeln.

Betreff: Helfen Sie uns, an Weihnachten 40 Haushalte zu erhellen?

Vorschautext: Unsere Weihnachtsaktion startet heute.

Hallo Sam,

Letzten Winter haben Sie uns geholfen, die Riverside Community Kitchen warm und geöffnet zu halten. Dieses Weihnachten möchten wir jeden Abend im Dezember warme Mahlzeiten servieren, und wir haben uns ein Ziel von 4.000 £ gesetzt (ein Beispielbetrag, nehmen Sie Ihren eigenen).

Jede Spende, ob groß oder klein, wird zu einer Mahlzeit für einen Nachbarn, der sonst allein essen würde. Wenn Sie britische Einkommensteuer zahlen, fügt Gift Aid jedem gespendeten Pfund 25 Pence hinzu, ohne Kosten für Sie.

Button: Für unsere Weihnachtsaktion spenden

Mit Dank und herzlichen Grüßen

Priya, Riverside Community Kitchen

Eingetragene Charity, Registernummer [Ihre Nummer]. Sie können sich jederzeit über den Link unten abmelden.

Mail zwei: der Zwischenstand

Schicken Sie sie etwa eine Woche vor der Frist, wenn eine Erinnerung hilft. Zeigen Sie echten Fortschritt, nennen Sie, was noch fehlt, und geben Sie einen Grund, jetzt zu handeln.

Betreff: 2.650 £ gesammelt, noch 7 Tage

Vorschautext: Das haben Ihre Spenden schon bewirkt.

Hallo Sam,

Danke. Dank Unterstützern wie Ihnen haben wir 2.650 £ unseres Ziels von 4.000 £ gesammelt, genug für 530 warme Mahlzeiten. (Beispielzahlen.)

Uns fehlen 1.350 £, und es bleibt eine Woche. Helfen Sie uns, die Lücke zu schließen? Eine Spende von 10 £ ergibt zwei Mahlzeiten, und wenn Sie Gift Aid ankreuzen, kann die Charity pro Pfund 25 Pence mehr beantragen.

Button: Helfen Sie uns, 4.000 £ zu erreichen

Herzlich,

Priya

Mail drei: der Dank

Schicken Sie ihn innerhalb von 48 Stunden nach Ende der Aktion. Er nennt das Ergebnis, sagt, was das Geld bewirkt, und bittet um nichts weiter als eine Antwort. Dankbarkeit ohne neue Bitte hält den Dank aufrichtig.

Betreff: Sie haben es geschafft, danke

Vorschautext: Das hat Ihre Weihnachtsspende möglich gemacht.

Hallo Sam,

Die Aktion ist beendet, und wir haben 4.310 £ von 112 Unterstützern gesammelt. (Beispielzahlen.) Dank Ihnen endet jeder Abend im Dezember mit einer warmen Mahlzeit und einem freundlichen Gesicht.

Im Januar schicken wir Ihnen einen kurzen Bericht mit Fotos und Geschichten aus der Küche. Wenn Sie Hallo sagen möchten, antworten Sie einfach auf diese Mail.

Button: Sehen, was Ihre Spende bewirkt hat

Von uns allen, danke

Priya

Welcher Zeitpunkt, welches Ziel, welche Betreffzeile und welcher Button passen?

Nutzen Sie diese Tabelle als Planungsblatt. Formulieren Sie Betreffzeilen konkret und Button-Texte als kurze Verbgruppe.

Was bedeuten PECR und die Soft-Opt-in-Regel für diese Mails?

Fundraising per Mail ist elektronisches Marketing, daher gilt PECR (die Privacy and Electronic Communications Regulations 2003) neben der UK GDPR. Die allgemeine Regel ist eine freiwillige, informierte Einwilligung mit einer klaren Abmeldemöglichkeit, die Sie zügig umsetzen. Aufsichtsbehörde für beides ist das Information Commissioner's Office (ICO).

• Seit dem 5. Februar 2026 sagt der Fundraising Regulator, dass eingetragene Charities sich auf eine Soft-Opt-in-Regel für gemeinnützige Zwecke nach dem Data (Use and Access) Act 2025 stützen können, also ohne vorherige Einwilligung.
• Die Kontaktdaten müssen direkt von der Person stammen, als sie Interesse an Ihrer Charity oder Unterstützung zeigte.
• Der Person muss bei der Erhebung und in jeder späteren Nachricht die Möglichkeit zum Widerspruch angeboten worden sein.
• Einziger Zweck der Mail muss die Förderung Ihrer gemeinnützigen Zwecke sein.

Die endgültige ICO-Leitlinie dazu war bei unserer Prüfung nicht bestätigt, fragen Sie also das ICO oder Ihren Datenschutzbeauftragten, bevor Sie sich darauf verlassen. Die Soft-Opt-in-Regel steht Organisationen ohne britische Charity-Registrierung nicht offen, etwa einem belgischen Verein (vzw). Sind Sie das, holen Sie eine Einwilligung ein.

Wie gehen Sie in einer Spendermail mit Gift Aid um?

Mit Gift Aid (der britischen Regelung für Steuervorteile bei Spenden) kann eine anerkannte Charity für jedes gespendete Pfund 25 Pence beantragen, aus 100 £ werden also 125 £. Der Spender braucht eine Erklärung und muss genug Einkommensteuer oder Kapitalertragsteuer (Capital Gains Tax) gezahlt haben, um sie zu decken, bis zum Vierfachen der gezahlten Steuer. Versprechen Sie es nie allen.

Ein Ankreuzfeld auf Ihrer Spendenseite ist eine gültige Erklärung. Sie muss den vollen Namen des Spenders, die Wohnadresse mit Postleitzahl und das Datum enthalten, und Sie bewahren sie 6 Jahre nach der letzten beantragten Spende auf. Tombolalose und bezahlte Veranstaltungstickets zählen nicht, halten Sie sie also aus der Gift-Aid-Formulierung heraus.

So geht es mit WeGlow.world

Mit WeGlow.world kann der Button in Ihrer Mail auf eine Spendenseite in drei Schritten führen: Betrag, persönliche Angaben und Zusammenfassung. Spender können einmalig oder monatlich geben, und Unterstützer können eine eigene Aktionsseite für Ihre Aktion starten. Die Organisation kann außerdem einen Dankestext einrichten, der nach einer Spende automatisch verschickt wird, sobald er ausgefüllt ist.

Wir bauen auch Weihnachtserlebnisse für Spendenseiten. Der Glow Room ist ein 3D-Wohnzimmer, in dem jede Spende zu einer Kugel am Baum wird. Bis zum offiziellen Start ist er ein Konzept, aber ein schöner Link für Ihre Update-Mail. Sehen Sie die Seite des Glow Room oder erstellen Sie Ihr kostenloses Konto.

Wo passen diese Mails in Ihre Aktion?

Diese drei Mails sind Teil einer größeren Aktion. Wählen Sie Ihr Format in unseren Weihnachtsaktionen für Charities und geben Sie Spendern dann eine einprägsame Seite mit einem Weihnachtserlebnis online.

Häufige Fragen

Das sind die Fragen, die Organisationen am häufigsten zu Spendermails an Weihnachten stellen.

Wie viele Weihnachtsmails sollte eine Charity senden?

Drei sind ein solides Minimum: eine Einladung, ein Zwischenstand und ein Dank. Fügen Sie Anfang Januar eine vierte hinzu, um die Wirkung zu zeigen.

Welcher Tag und welche Uhrzeit sind am besten zum Senden?

Wir haben keine datierte Quelle für einen besten Zeitpunkt, also testen Sie mit Ihrer eigenen Liste. Probieren Sie einen Vormittag und einen Abend an einem kleinen Segment, vergleichen Sie die Ergebnisse und behalten Sie den besseren Termin für den nächsten Versand.

Darf ich Menschen anschreiben, die letztes Jahr einmal gespendet haben?

Möglicherweise. Sind Sie eine eingetragene Charity, haben Sie die Daten direkt bei der Spende erhalten, damals und jetzt eine Abmeldung angeboten und dient die Mail nur der Förderung Ihrer gemeinnützigen Zwecke, kann die Soft-Opt-in-Regel greifen. Sonst brauchen Sie eine Einwilligung. Fragen Sie im Zweifel das ICO.

Darf ich Gift Aid in der Mail erwähnen?

Ja, wenn Sie eine anerkannte Charity oder ein eingetragener CASC (Community Amateur Sports Club, ein Amateursportverein) sind. Erklären Sie, dass es für britische Steuerzahler mit Erklärung 25 Pence pro 1 £ hinzufügt. Auf Tombolalose oder bezahlte Veranstaltungstickets lässt es sich nicht beantragen.

Sollte die Dankesmail um eine weitere Spende bitten?

Nein. Schicken Sie den Dank innerhalb von 48 Stunden mit dem Ergebnis und dem, was folgt. Heben Sie die nächste Bitte für eine spätere Mail auf, damit der Dank aufrichtig wirkt.

Quellen

• Fundraising Regulator: charitable purposes soft opt-in (geprüft am 9. Oktober 2026)
• GOV.UK: Gift Aid (geprüft am 9. Oktober 2026)
• GOV.UK: Gift Aid declarations (geprüft am 9. Oktober 2026)
• Fundraising Regulator: Code of Fundraising Practice (geprüft am 9. Oktober 2026)