Ein Weihnachtsessen für Ihre Organisation planen

Planen Sie ein Weihnachtsessen für Ihre Charity: Tickets, Tische, Kosten, eine legale Tombola und Gift Aid nur auf einen getrennten, freiwilligen Zusatzbetrag.

Kurz gesagt Ein Weihnachtsessen oder Weihnachtsmittagessen kann Ihrer gemeinnützigen Organisation echtes Geld bringen, wenn Sie 10 Wochen vorher beginnen, die Tickets über Ihren Kosten pro Kopf ansetzen und Tische an Gruppen verkaufen. Ticketgeld berechtigt nicht zu Gift Aid. Bieten Sie dafür einen getrennten, freiwilligen Zusatzbetrag an und halten Sie eine Tombola im Rahmen der Regeln.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln im Vereinigten Königreich.

Warum ein Weihnachtsessen oder Mittagessen funktioniert

Ein gemeinsames Essen gibt Unterstützern einen Grund zusammenzukommen und einen klaren Weg zu spenden. Die Gäste bringen Freunde und Kollegen mit, und Ihr Kreis wird größer als die üblichen Spender. Im Vereinigten Königreich kann das ein festliches Mittagessen in einem Gemeindesaal sein, ein Dreigängemenü im Restaurant oder ein Quizabend mit Weihnachtsmenü.

Es ist auch ein guter Moment, Ihre Geschichte persönlich zu erzählen. Eine kurze Rede zwischen zwei Gängen bewirkt oft mehr als ein Flyer. Für andere Formate lesen Sie unsere Weihnachtsspendenideen für britische Charities.

Planen Sie das Essen in 10 Wochen

Arbeiten Sie vom Termin rückwärts und geben Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person. Unser Planungsleitfaden für eine Weihnachtsaktion deckt den größeren Zeitplan ab. Hier die Variante für das Essen.

  • 10 Wochen vorher: Termin und Ort festlegen und mit dem Caterer einen Preis pro Person vereinbaren.
  • 8 Wochen vorher: den Ticketverkauf öffnen, Ihre Onlineseite einrichten und örtliche Firmen um gespendete Preise bitten.
  • 4 Wochen vorher: gegebenenfalls die Registrierung der Tombola klären, das Programm bestätigen und Ihren Unterstützern eine Erinnerung schicken.
  • 1 Woche vorher: Gästezahl, Ernährungswünsche und Sitzordnung bestätigen.
  • Am Tag danach: die Einnahmen zu zweit zählen und dann allen danken.

Ticketpreise festlegen und Tische verkaufen

Beginnen Sie bei Ihren Kosten: Raum, Essen, Getränke, Dekoration und eventuelles Programm. Teilen Sie sie durch die erwartete Gästezahl und setzen Sie jedes Ticket darüber an. Die Differenz ist Ihr Überschuss. Fragen Sie den Veranstaltungsort, ob er den Raum spendet oder einer Wohltätigkeitsorganisation einen Rabatt gibt.

Tische sind ein einfacher Weg, Plätze zu füllen. Einen Tisch für 8 oder 10 kann ein Unternehmen, eine Familie oder ein Club kaufen und dann eigene Gäste mitbringen.

  • Einzeltickets: gut für Unterstützer, die allein oder zu zweit kommen.
  • Tische: verkaufen Sie einen ganzen Tisch zum Festpreis, mit einem namentlich genannten Gastgeber, der die Gäste einlädt.
  • Sponsoren: eine Firma vor Ort kann die Getränke oder das Programm sponsern und am Abend bedankt werden.

Warum Ticketgeld nicht für Gift Aid zählt

Mit Gift Aid, der britischen Steuerregelung für Spenden, kann eine anerkannte Wohltätigkeitsorganisation (Charity) für jedes Pfund eines britischen Steuerzahlers 25 Pence zusätzlich beanspruchen. Aus einer Spende von £100 werden so £125. Das funktioniert nur bei echten Spenden. Die Zahlung für ein Essen ist eine Zahlung für Waren oder Dienstleistungen, daher berechtigt ein bezahltes Eventticket nicht.

Die Ausnahme ist ein klar getrennter, freiwilliger Zusatzbetrag. Wenn Gäste zusätzlich zum Ticket frei wählbar etwas spenden können, kann dieser Betrag berechtigt sein. Ein Ticket mit eingebauter Pflicht zu einer „Mindestspende“ ist es nicht.

  • Halten Sie es getrennt: zeigen Sie Ticketpreis und optionalen Zusatzbetrag in zwei Zeilen.
  • Erklärung einholen: für den Zusatzbetrag brauchen Sie den vollständigen Namen der spendenden Person, die Privatadresse mit Postleitzahl und die Erklärung, dass sie genug Steuern zahlt.
  • Unterlagen aufbewahren: bewahren Sie die Erklärung 6 Jahre nach der letzten Spende auf, für die Sie Gift Aid beanspruchen.

Nur anerkannte Charities und registrierte Community Amateur Sports Clubs (CASC, Amateursportvereine) können Gift Aid beanspruchen. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Gift Aid bei Weihnachtsaktionen für das ganze Bild.

Darf es auf dem Essen eine Tombola geben?

Ja, und der einfachste Weg ist eine Incidental Lottery, eine Lotterie nebenbei. Das ist eine Tombola, die bei und während einer Veranstaltung wie einem Wohltätigkeitsessen stattfindet und deren gesamter Erlös einem guten Zweck zugutekommt. Eine größere Tombola braucht eine registrierte Small Society Lottery (Lotterie kleiner Vereinigungen).

  • Kosten: Sie dürfen bis zu £100 Ausgaben und bis zu £500 für gekaufte Preise abziehen. Gespendete Preise sind unbegrenzt.
  • Lose: verkaufen Sie sie nur auf der Veranstaltung, während der Veranstaltung. Die Ziehung kann währenddessen oder danach stattfinden.
  • Kein Übertrag: ein Preis darf nicht in eine spätere Ziehung mitgenommen werden.
  • Größere Tombolas: eine Small Society Lottery wird bei Ihrer örtlichen Behörde (Local Authority) registriert, mit bis zu £20.000 an Losen pro Ziehung und £250.000 pro Jahr, und mindestens 20 % des Erlöses gehen an den Zweck.

Auch Lose sind keine Spende, daher gibt es darauf kein Gift Aid. Befolgen Sie den Code of Fundraising Practice des Fundraising Regulator, in Kraft seit dem 1. November 2025, und fragen Sie bei Unsicherheit die Gambling Commission, die britische Glücksspielaufsicht.

So geht es mit WeGlow.world

WeGlow.world gibt Ihrem Essen ein Zuhause im Netz. Sie können eine Veranstaltung mit Tickets anlegen, Zwischenstände live zeigen und Gäste vom Handy aus buchen lassen. Ihre Spendenseite nimmt eine Spende in drei Schritten entgegen: Betrag, persönliche Angaben und Zusammenfassung, als Einmalspende oder monatlich.

  • Veranstaltungen mit Tickets: Gäste buchen online, und Sie können Tickets am Eingang scannen.
  • Zusätzliche Spenden: stellen Sie neben die Veranstaltung eine Spendenseite, damit Gäste mehr geben können, getrennt vom Ticketpreis.
  • Ihr eigener Dank: wenn Sie einen Dankestext schreiben, verschickt WeGlow.world ihn nach jeder Spende.
  • Helfer werden Fundraiser: Freiwillige und Tischgastgeber können eine eigene Aktionsseite starten und Freunde und Familie um Spenden bitten.

Das Spendenformular von WeGlow.world erfasst keine Erklärungen für Gift Aid, und WeGlow.world stellt im Vereinigten Königreich nichts für Gift Aid aus. Holen Sie Ihre Erklärungen also selbst ein und bewahren Sie sie auf. Als digitale Ebene am Abend ist der Glow Room ein Wohnzimmer in 3D mit Weihnachtsbaum, in dem jede Spende zu einem Schmuckstück wird. Er könnte auf einem Bildschirm im Saal laufen. Die vier Weihnachtserlebnisse sind bis zum offiziellen Start ein Konzept, bauen Sie Ihren Plan also noch nicht darauf auf. Sehen Sie sich die Seite zum Glow Room oder den Hub für Weihnachtsfundraising an. Bereit zum Start? Starten Sie kostenlos mit einem Konto oder kontaktieren Sie uns bei Fragen.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste brauche ich?

Das hängt von Ihrem Veranstaltungsort und Ihren Kosten ab, deshalb versprechen wir keine Zahl. Ein erstes Essen könnte etwa 40 bis 120 Gäste anpeilen. Setzen Sie ein Ziel, das Ihre Kosten mit Luft nach oben deckt.

Kann ich Gift Aid auf den Ticketpreis beanspruchen?

Nein. Ein bezahltes Eventticket ist die Zahlung für das Essen und den Abend. Gift Aid gilt nur für einen klar getrennten, freiwilligen Zusatzbetrag, den der Gast selbst geben möchte.

Brauche ich eine Genehmigung für eine Tombola beim Essen?

Eine Incidental Lottery braucht keine Registrierung, wenn Sie die Grenzen einhalten: Lose nur auf der Veranstaltung verkauft, £100 Ausgaben, £500 gekaufte Preise und kein Übertrag. Eine größere Tombola braucht die Registrierung bei Ihrer örtlichen Behörde.

Kann ich Lose vor dem Essen online verkaufen?

Nicht bei einer Incidental Lottery, sie wird auf der Veranstaltung selbst verkauft. Eine registrierte Small Society Lottery darf online oder telefonisch verkaufen, aber nicht auf der Straße.

Was ist, wenn Gäste nicht kommen können?

Bieten Sie eine Spendenseite für Menschen an, die Sie unterstützen möchten, ohne dabei zu sein. Teilen Sie sie per Mail und in sozialen Medien und danken Sie ihnen genauso herzlich.

Quellen

Artikel