Weihnachtsaktion planen: Zeitplan in sechs Wochen

Sechs Wochen bis zur Weihnachtsaktion: Woche für Woche planen, Zuwendungsbestätigung nur mit bestätigten Fakten, Tombola, Sammlung und Datenschutz prüfen.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion für Ihren Verein plant man am besten rückwärts: sechs Wochen, jede mit einer klaren Aufgabe. Zuerst Ziel und Team, dann Regeln und Spendenseite, danach Werbung und Durchführung. Bei der Zuwendungsbestätigung zählen nur bestätigte Fakten, und für Tombola, Sammlung und Datenschutz fragen Sie die zuständige Stelle in Ihrem Bundesland.

Wer im Oktober anfängt, hat genug Zeit für eine gute Weihnachtsaktion, aber keine für Umwege. Dieser Zeitplan zeigt, was in welcher Woche erledigt sein sollte, und trennt sauber, was bestätigt ist und was Sie noch klären müssen. Er ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Warum rückwärts planen und sechs Wochen?

Sie legen zuerst den Tag der Aktion fest und zählen sechs Wochen zurück. Sechs Wochen reichen für ein kleines Team von 5 bis 10 Menschen, wenn Zuständigkeiten früh feststehen. Die Ideen finden Sie im Artikel Weihnachtsaktion Ideen für den Verein, hier geht es nur um das Wann und das Wer.

Woche 1: Ziel, Team und Aktionsform festlegen

Spendenziel in Euro und ein konkreter Zweck, den man in einem Satz erklären kann.
Drei bis vier Verantwortliche: Aktion, Spendenseite, Kommunikation, Finanzen.
Eine Aktionsform wählen: Weihnachtsmarkt, Adventskalender, Wunschbaum oder rein digital.
Ein Datum und eine Obergrenze für den Aufwand festlegen.

Planen Sie lieber eine Aktion, die Ihr Team ohne Überstunden schafft, als drei halbe. Wer einen Stand auf dem Weihnachtsmarkt plant, liest später den Artikel Weihnachtsmarkt für den guten Zweck.

Woche 2: Regeln klären, bevor Geld fließt

In dieser Woche stellen Sie alle Fragen, deren Antwort die Aktion verändern kann. Fünf Punkte gehören auf die Liste: Gemeinnützigkeit und Freistellungsbescheid, Tombola oder Verlosung ja oder nein, Sammlung und Stand im öffentlichen Raum, Datenschutz für Mailings und ein vollständiges Impressum auf der Spendenseite.

Die Abschnitte weiter unten gehen jeden Punkt durch. Das Wichtigste vorab: Steuer ist bundesweit einheitlich, Lotterien, Sammlungen und Datenschutzaufsicht regeln die Bundesländer. Schreiben Sie sich deshalb für jede offene Frage die zuständige Stelle auf, statt zu raten.

Woche 3: Spendenseite bauen und testen

Jetzt entsteht der Ort, an dem Unterstützer wirklich spenden. Planen Sie einen halben Tag für Aufbau und einen für Tests auf dem Handy. Mit WeGlow.world richten Sie eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, persönliche Angaben, Zusammenfassung. Einmalige und monatliche Spenden sind möglich, jeweils mit eigenen Beträgen und Beschriftungen wie „Eine warme Mahlzeit“.

Pflichtfelder prüfen: Vorname und E-Mail werden abgefragt.
Einen Dankestext hinterlegen, damit die Dankes-E-Mail automatisch rausgeht.
Impressum und Datenschutzerklärung verlinken.
Die Seite auf Smartphone und Rechner durchklicken.

Woche 4: Unterstützer gewinnen und Material vorbereiten

Ab jetzt geht es um Reichweite. Bitten Sie Mitglieder, Ehrenamtliche und Freunde, eine eigene Aktionsseite zu starten: Auf WeGlow.world können Unterstützer für Ihre Kampagne eine persönliche Spendenseite anlegen und im eigenen Umfeld teilen. Das verteilt die Arbeit auf viele Schultern.

Drei Texte vorbereiten: Aufruf, Erinnerung, Dank.
Fotos und Plakat fertigstellen.
Schreiben Sie nur Menschen an, die dem Mailing zugestimmt haben.

Woche 5: Aktion ankündigen und Probelauf

Die Aktion geht an die Öffentlichkeit. Veröffentlichen Sie den Aufruf, erinnern Sie Ihr Team an die Aufgaben und machen Sie einen Probelauf: Wer steht wo, wer fotografiert, wer dankt? Prüfen Sie außerdem, ob eine Anmeldung der Lotteriesteuer oder eine Genehmigung für den Stand rechtzeitig vorliegt, denn Fristen von zwei Wochen sind kein Puffer, sondern das Minimum.

Woche 6: Durchführung, Dank und Abrechnung

Am Aktionstag zählt Ruhe, nicht Perfektion. Danach bleibt Arbeit: Spender persönlich danken, Zahlen festhalten und die Ergebnisse veröffentlichen.

Innerhalb von 48 Stunden danken, am besten mit einem Foto der Aktion.
Einnahmen und Kosten sauber dokumentieren.
Zuwendungsbestätigungen vorbereiten, wenn die Spenden eingegangen sind.

Zuwendungsbestätigung: nur mit bestätigten Fakten

Spender suchen nach der „Spendenquittung“, im Gesetz heißt sie Zuwendungsbestätigung. Bestätigt ist: Spenden an gemeinnützige Körperschaften sind nach § 10b EStG als Sonderausgaben abziehbar, bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte. Der Abzug gilt für das Kalenderjahr, in dem die Zahlung geleistet wurde, also bis spätestens 31. Dezember.

Es gilt das amtlich vorgeschriebene Muster des Bundesfinanzministeriums.
Ausstellen dürfen Sie sie nur mit einem Freistellungsbescheid, der nicht älter als fünf Jahre ist, oder bei fehlendem Bescheid mit einer Feststellung, die höchstens drei Kalenderjahre zurückliegt.
Bis 300 Euro genügt dem Spender oft ein Bankbeleg, wenn die nötigen Angaben auf dem Zahlungsbeleg oder der Spendenseite stehen.
Falsche Bestätigungen führen zur Haftung: Die Steuer wird mit 30 Prozent des gespendeten Betrags berechnet.

Nicht bestätigt, daher kein Fakt: der genaue Wortlaut für die Spendenseite, Details zur Sammelbestätigung und der elektronische Versand. Fragen Sie dazu Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung. Wichtig: Für Lose einer Tombola sollten Sie vorsichtshalber keine Zuwendungsbestätigung ausstellen, denn ein Los ist keine Spende. Diese Einschätzung ist nicht amtlich bestätigt, lassen Sie sie deshalb von einer Steuerberatung klären.

Tombola, Sammlung und Datenschutz: Das gilt je nach Bundesland

Eine Tombola ist ein Glücksspiel und braucht eine Erlaubnis, die Bundesland und Behörde festlegen. In Berlin und Nordrhein-Westfalen gibt es allgemeine Erlaubnisse für kleine Lotterien, mit Grenzen von 30.000 und 40.000 Euro Spielkapital. Die gelesene Bremer Fassung (10.000 Euro) galt nur bis zum 31. Dezember 2024, fragen Sie das Bremer Ordnungsamt nach der heutigen Regelung. Die Anmeldung der Lotteriesteuer liegt dort mindestens zwei Wochen vor dem Start beim Finanzamt, auch bei Steuerbefreiung.

Lose über das Internet zu verkaufen, ist in den gelesenen Erlaubnissen von Berlin, Nordrhein-Westfalen und Bremen (bis 31. Dezember 2024) nicht erlaubt. Eine Tombola gehört deshalb an den Stand, nicht auf die Spendenseite.
Für alle anderen Länder gilt: bei der zuständigen Behörde nachfragen.
Sammlungen: In den meisten Ländern ist die Erlaubnis entfallen, aber Rheinland-Pfalz, Thüringen und das Saarland kennen noch eine. Für Stände auf öffentlichen Straßen ist oft eine Sondernutzungserlaubnis nötig, zum Beispiel beim Bezirksamt.
E-Mails an Spender: Nach § 7 UWG brauchen Sie vorab eine Einwilligung. Die Datenschutzkonferenz hält das Double-Opt-in für geboten. Die Aufsicht liegt beim jeweiligen Landesdatenschutzbeauftragten.
Impressum: Zeigen Sie auf der Spendenseite immer ein vollständiges.

So geht es mit WeGlow.world: Weihnachtserlebnis zur Spendenseite

Zusätzlich zur normalen Spendenseite können Sie ein digitales Weihnachtserlebnis wählen. Vier Konzepte sind in Arbeit, bis zum offiziellen Start sind sie noch Konzept. Im Glow Room wird jede Spende zu einem Schmuckstück am Baum in einem 3D Wohnzimmer. Alternativen sind der Sternenhimmel, der Geschenkehof und die Kartenwand.

Für den Zeitplan heißt das: Das Erlebnis ersetzt keinen Stand und keine Genehmigung, aber es gibt Menschen in Woche 4 und 5 einen Grund, die Aktion zu teilen. Bereiten Sie ein Foto oder einen Screenshot für die Social Media Posts vor. Wer sofort loslegen will, legt ein Konto auf WeGlow.world an und baut zuerst die Spendenseite.

Häufige Fragen

Kurze Antworten auf die fünf Fragen, die Vereine bei der Planung einer Weihnachtsaktion am häufigsten stellen.

Reichen sechs Wochen für eine Weihnachtsaktion wirklich?

Ja, wenn die Form klein und das Team klar ist. Mit 5 bis 10 Helfenden schaffen Sie eine Spendenseite, einen Aufruf und einen Aktionstag. Für eine Tombola oder einen Marktstand sollten Sie die Fristen der Behörden früher prüfen, am besten schon in Woche 1 oder 2.

Darf ich Lose online verkaufen?

In den drei von uns gelesenen allgemeinen Erlaubnissen (Berlin, Nordrhein-Westfalen und Bremen, dort befristet bis 31. Dezember 2024) ist der Losverkauf über das Internet ausgeschlossen. Ob ein Verein eine eigene Genehmigung dafür bekommt, ist nicht bestätigt. Fragen Sie die Glücksspielbehörde Ihres Bundeslandes, bevor Sie Lose auf einer Spendenseite anbietest.

Wann gilt eine Spende steuerlich für dieses Jahr?

Maßgeblich ist das Kalenderjahr, in dem die Zahlung geleistet wurde. Planen Sie daher eine Spendenfrist bis zum 31. Dezember ein. Welcher Tag bei Überweisung oder Karte genau zählt, ist nicht bestätigt. Raten Sie Spendern deshalb, nicht auf die letzten Tage zu warten.

Brauche ich für jede Spende eine Zuwendungsbestätigung?

Nein. Bis 300 Euro genügt dem Spender oft ein Bankbeleg, sofern die nötigen Angaben vorliegen. Die genaue Formulierung für Zahlungsbeleg oder Spendenseite ist nicht bestätigt. Fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung, bevor Sie sich darauf verlassen.

Darf ich Spender per E-Mail zur Aktion einladen?

Nur mit vorheriger Einwilligung. Das Double-Opt-in Verfahren gilt nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz als geboten. Ob die Ausnahme für Bestandskunden auf Spender passt, ist nicht bestätigt. Gehen Sie deshalb auf Nummer sicher und fragen Sie im Zweifel die zuständige Landesdatenschutzbehörde. Mehr Praxis finden Sie im Artikel Weihnachtsaktion Ideen und beim Kontakt.