Weihnachtsaktion an der Schule für einen guten Zweck

Schule, Förderverein und Elternbeirat planen eine Weihnachtsaktion: Formate, Regeln zu Tombola, Spendenquittung und Datenschutz, Zeitplan in sechs Wochen.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion an der Schule gelingt, wenn Schulleitung, Förderverein und Elternbeirat früh gemeinsam planen. Wählen Sie ein Format wie Kartenaktion, Plätzchenverkauf oder Wunschbaum, klären Sie Tombola, Sammlung und Spendenquittung vor dem Start und planen Sie sechs Wochen ein. Für Kinder gelten besondere Schutzregeln.

Wer trägt die Aktion: Schule, Förderverein oder Elternbeirat?

Klären Sie zuerst, wer die Aktion rechtlich verantwortet und wer das Geld entgegennimmt. Ein Elternbeirat und eine Schulleitung haben unterschiedliche Rollen. Sprechen Sie deshalb früh miteinander und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.

Eine Spendenquittung, offiziell Zuwendungsbestätigung, kann nur ein gemeinnütziger Verein ausstellen, dessen Freistellungsbescheid nicht älter als fünf Jahre ist. Bei vielen Schulen ist das der Förderverein. Ob das bei Ihnen zutrifft und wer als Empfänger auf der Spendenseite steht, fragen Sie beim Finanzamt Ihres Vereins nach.

Welches Format passt zu Ihrer Schule?

Fünf bis zehn engagierte Eltern und Lehrkräfte reichen für jedes der folgenden Formate. Wählen Sie ein Format, das in den Schulalltag passt und die Kinder einbindet, ohne sie zum Geldsammeln zu schicken.

  • Kartenaktion: Klassen gestalten Weihnachtsgrüße, Familien spenden dafür
  • Plätzchen und Punsch beim Adventsbasar
  • Wunschbaum für eine Einrichtung vor Ort
  • Spendenlauf oder Adventssingen mit Förderern

Ideen, die Kinder stolz machen

Am besten wirken Aktionen, bei denen Kinder etwas Eigenes beitragen: ein Bild, ein Lied, ein Gebäck. Das Ziel sollte so konkret sein, dass jedes Kind es verstehen kann, etwa warme Mahlzeiten für Familien in der Nachbarschaft.

Ein Wunschbaum funktioniert gut im Foyer: Zettel mit Wünschen einer Einrichtung hängen am Baum, Familien erfüllen einen davon bis zu einem festen Tag. Setzen Sie eine Preisgrenze von etwa 15 Euro und begrenzen Sie die Zahl auf 20 bis 30 Zettel. Mehr Ideen für Vereine finden Sie im Artikel Weihnachtsaktion Ideen für Ihren gemeinnützigen Verein.

Ein Adventssingen oder ein Spendenlauf bringt die ganze Schulgemeinschaft zusammen. Bei einem Lauf suchen Kinder Förderer im Familienkreis. Lassen Sie dabei keine Kinder von Tür zu Tür gehen. Wer Familien um Unterstützung bittet, tut das am besten über einen Elternbrief und einen Link.

Kinder, Fotos und Datenschutz

Bei Aktionen mit Kindern gelten besondere Sorgfaltspflichten. Das Regelwerk zum Datenschutz ist in Deutschland Ländersache: Zuständig sind die Datenschutzaufsichten der Bundesländer.

Fragen Sie vor dem Start die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule und notfalls die Landesdatenschutzbehörde, was für Fotos, Namen und Einwilligungen gilt. Nennen Sie auf der Spendenseite und in Mails höchstens Vornamen oder Klassenstufen, und nur mit Zustimmung der Eltern. Zeigen Sie keine erkennbaren Kinder ohne Einwilligung der Eltern.

Tombola und Verlosung an der Schule

Eine Tombola ist eine Ausspielung und damit Glücksspielrecht. Wer sie ohne Erlaubnis veranstaltet, macht sich strafbar. Für Schulen gilt außerdem: Nach dem Glücksspielstaatsvertrag 2021 dürfen Minderjährige nicht teilnehmen.

Das ist bei einem Schulfest entscheidend, denn Schülerinnen und Schüler sind meist minderjährig. Die Regeln für kleine Lotterien legen die Bundesländer fest. Nach dem Staatsvertrag dürfen die Einsätze höchstens 40.000 Euro betragen, Reinertrag und Gewinnsumme müssen jeweils mindestens 25 Prozent erreichen. Berlin, NRW und Bremen (dort befristet bis 31. Dezember 2024) schließen Losverkauf über das Internet aus.

Melden Sie die Lotteriesteuer beim Finanzamt an, auch wenn sie befreit ist. In Berlin und NRW gilt dafür eine Frist von mindestens zwei Wochen vor Beginn. Klären Sie alles vorher mit der zuständigen Behörde. Ob für Losgeld eine Spendenquittung möglich ist, ist nicht gesichert, fragen Sie eine Steuerberatung.

Sammlung und Basar auf dem Schulgelände

In den meisten Bundesländern ist keine Sammlungserlaubnis mehr nötig. Rheinland-Pfalz, Thüringen und das Saarland kennen sie noch. Fragen Sie im Zweifel Ihr Ordnungsamt.

Thüringen erlaubt das Sammeln nicht für Kinder unter 14 Jahren, und 14 bis 18 Jahre alte Jugendliche nur bei Straßensammlungen und bis zur Dunkelheit. Ausgenommen sind Sammlungen im Zusammenhang mit einer Veranstaltung auf abgegrenztem Gelände. Ein Basar auf dem Schulhof ist rechtlich etwas anderes als eine Haussammlung, aber ein Stand auf öffentlicher Straße braucht oft eine Sondernutzungserlaubnis der Gemeinde. Bei Glühwein oder Punsch fragen Sie zusätzlich nach gewerberechtlichen Vorgaben.

Spendenquittung und Zuwendungsbestätigung

Eltern fragen zu Weihnachten oft nach einer Spendenquittung. Der gemeinnützige Verein stellt sie nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster aus. Für Spenden bis 300 Euro genügt dem Spender ein Bankbeleg, wenn die nötigen Angaben des Vereins vorliegen.

Spenden sind bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte als Sonderausgaben abziehbar. Es zählt das Jahr der Zahlung, also spätestens der 31. Dezember. Eine falsche Bestätigung kann den Verein mit 30 Prozent des Betrags haftbar machen. Ein Kuchen gegen Geld oder ein Los ist ein Kauf und keine Spende, dafür gibt es keine Quittung. Die genaue Formulierung für die Spendenseite klären Sie mit dem Finanzamt.

Der Zeitplan in sechs Wochen

  1. Woche 1: Träger, Ziel und Format festlegen, Schulleitung einbinden
  2. Woche 2: Genehmigungen, Datenschutz und Elternbrief klären
  3. Woche 3: Spendenseite, Texte und Plakate vorbereiten
  4. Woche 4: Aktion bekannt machen
  5. Woche 5 und 6: Aktion durchführen, danken, abrechnen

Den ausführlichen Plan finden Sie im Artikel Weihnachtsaktion planen: Zeitplan für Vereine.

So geht es mit WeGlow.world

Mit WeGlow.world richtet der Förderverein eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, persönliche Angaben und Zusammenfassung. Spender geben einmalig oder monatlich, jeweils mit eigenen Beträgen und Beschriftungen, zum Beispiel „Ein warmes Mittagessen“. Die Seite funktioniert auf dem Handy, und Sie können einen Dankestext hinterlegen, der nach einer Spende automatisch verschickt wird.

Familien und Ehemalige können eine eigene Aktionsseite starten und im Freundeskreis sammeln. Dazu gibt es vier Weihnachtserlebnisse, die noch Konzept bis zum offiziellen Start sind. Die Kartenwand zeigt Umschläge an einer Schnur, bei der jede Karte eine Briefmarke ist, ein schöner Rahmen für Klassengrüße. Im Glow Room wird jede Spende zu einer Verzierung am Weihnachtsbaum. Starten können Sie hier.

Wie ein digitales Erlebnis aussehen kann, lesen Sie im Artikel Online Weihnachtsaktion mit digitalem Erlebnis. Eine Übersicht aller Beiträge steht im Weihnachtshub.

Häufige Fragen

Die fünf Fragen, die Schulen vor einer Weihnachtsaktion am häufigsten stellen.

Wer darf an der Schule eine Spendenquittung ausstellen?

Nur ein gemeinnütziger Verein mit gültigem Freistellungsbescheid, in der Regel der Förderverein. Ein Elternbeirat oder eine Klasse kann das nicht automatisch. Fragen Sie das Finanzamt Ihres Vereins.

Dürfen Schüler bei der Tombola mitspielen?

Nach dem Glücksspielstaatsvertrag 2021 dürfen Minderjährige nicht an öffentlichen Glücksspielen teilnehmen. Die Bundesländer regeln die Details, fragen Sie Ihre Glücksspielbehörde.

Dürfen Kinder für den guten Zweck sammeln?

Das hängt vom Bundesland ab. Thüringen untersagt es unter 14 Jahren. Vermeiden Sie Sammlungen durch Kinder und nutzen Sie Elternbrief und Spendenlink.

Dürfen wir Fotos der Kinder auf der Spendenseite zeigen?

Nur mit Einwilligung der Eltern. Fragen Sie die Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule oder die Landesdatenschutzbehörde, was bei Ihnen gilt.

Wie erreichen wir Eltern per Mail?

Nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung. Die Datenschutzbehörden nennen das Double Opt In Verfahren als geboten.

Quellen

Artikel