Weihnachtsaktion im Unternehmen für einen guten Zweck

Spenden statt Wichteln, Teamkalender, Aufstockung: So gelingt eine Weihnachtsaktion im Betrieb, mit Regeln zu Spendenquittung, Tombola und Datenschutz.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion im Unternehmen gelingt, wenn eine kleine Gruppe sie trägt, die Geschäftsführung zustimmt und eine Spendenseite den Weg einfach macht. Planen Sie fünf bis sechs Wochen ein, wählen Sie einen Verein mit gültigem Freistellungsbescheid und versprechen Sie keine Spendenquittung, die nur der Verein ausstellen darf.

Warum eine Weihnachtsaktion im Betrieb?

Im Dezember ist im Team ohnehin Stimmung für Gemeinsames. Eine Aktion für einen guten Zweck gibt dieser Stimmung ein Ziel. Sie stärkt den Zusammenhalt über Abteilungen hinweg und gibt der internen Kommunikation eine Geschichte, die man gern weitererzählt.

Wichtig ist, dass die Aktion freiwillig bleibt. Niemand soll sich zur Spende gedrängt fühlen. Zeigen Sie Fortschritt als Gesamtsumme des Teams und nicht als Liste einzelner Namen. So bleibt die Aktion offen für alle Gehaltsgruppen.

Welche Formate passen in den Arbeitsalltag?

Gut funktionieren Formate, die in Pausen, Meetings oder per Intranet möglich sind. Sie brauchen kaum Material und lassen sich von fünf bis zehn Kolleginnen und Kollegen betreuen.

  • Spenden statt Wichteln: Der Betrag für Geschenke geht an einen Verein
  • Adventskalender im Team: 24 Tage, jeden Tag eine kurze Geschichte
  • Wunschbaum im Foyer mit Wünschen aus einer Einrichtung
  • Kuchenbasar oder Glühweinstunde im Innenhof
  • Aufstockung: Die Firma verdoppelt die Summe der Belegschaft bis zu einer Grenze

Bei der Aufstockung legen Sie vorab fest, bis zu welchem Betrag die Firma verdoppelt, zum Beispiel bis 2.000 Euro, und teilen das offen mit. So wissen alle, dass jeder Euro doppelt zählt, und das Budget bleibt planbar. Fotos vom Büro, von Kuchen und vom Team machen die Aktion sichtbar, solange alle Beteiligten damit einverstanden sind.

Den richtigen Verein wählen

Wählen Sie einen Verein, der zu Ihrer Region oder Ihrem Unternehmen passt, und lassen Sie das Team mitentscheiden. Zwei oder drei Vorschläge zur Abstimmung schaffen Beteiligung, ohne dass die Entscheidung endlos dauert.

Prüfen Sie vorab, ob der Verein gemeinnützig ist und eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf. Das darf er nach § 63 AO nur, wenn sein Freistellungsbescheid nicht älter als fünf Jahre ist oder, solange es noch keinen gibt, die Feststellung der Satzung nicht länger als drei Kalenderjahre zurückliegt. Bitten Sie den Verein um eine Kopie des Bescheids.

Geschäftsführung, Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden

Klären Sie vor dem Start drei Dinge: Wer genehmigt die Aktion? Darf sie in der Arbeitszeit stattfinden? Und wo werden Aufrufe verbreitet, etwa im Intranet, im Newsletter oder auf Plakaten? Gibt es einen Betriebsrat, gehört er von Anfang an dazu.

Beim Datenschutz gilt: Sammeln Sie keine Spendenlisten mit Namen und Beträgen der Mitarbeitenden, wenn Sie sie nicht brauchen. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG ab 20 Personen vorgeschrieben, die ständig mit automatisierter Datenverarbeitung befasst sind. Offene Fragen klären Sie mit ihm oder mit der Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.

Spendenquittung: was Sie sagen dürfen und was nicht

Eine Zuwendungsbestätigung stellt nur der begünstigte Verein aus, nach dem amtlich vorgeschriebenen Muster. Ihr Unternehmen kann sie nicht für Spenden der Belegschaft ausstellen. Schreiben Sie in Ihre Ankündigung daher, dass der Verein auf Wunsch eine Bestätigung ausstellt.

Bestätigt ist außerdem: Spenden sind als Sonderausgaben bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte abziehbar und zählen für das Kalenderjahr, in dem sie bezahlt werden. Bei Spenden bis 300 Euro genügt dem Spender unter Bedingungen ein Bankbeleg. Gibt Ihr Unternehmen selbst, kann alternativ die Grenze von 4 Promille aus Umsatz und Löhnen greifen. Ob und wie Sie eine Aufstockung steuerlich behandeln, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.

Tombola und Losverkauf im Betrieb

Eine Tombola auf der Weihnachtsfeier wirkt harmlos, ist aber eine Ausspielung. Das Recht liegt bei den Bundesländern, und wer ohne Erlaubnis veranstaltet, macht sich strafbar. Für Lose kann zudem keine Spendenquittung ausgestellt werden, das ist allerdings nur aus nicht amtlichen Quellen belegt.

Gesichert ist der Rahmen des Glücksspielstaatsvertrags 2021: höchstens 40.000 Euro Einsätze bei einer kleinen Lotterie, Reinertrag nur für gemeinnützige Zwecke, jeweils mindestens 25 Prozent Reinertrag und Gewinnsumme, keine Teilnahme Minderjähriger. Länder wie Berlin oder NRW verlangen mehr und schließen den Losverkauf über das Internet in ihren allgemeinen Erlaubnissen aus. Fragen Sie Ihre Glücksspielbehörde und melden Sie die Lotteriesteuer beim Finanzamt an, auch bei Befreiung. Einfacher und sicherer sind Formate ohne Lose.

Der Zeitplan in fünf Wochen

  1. Woche 1: Freigabe durch die Geschäftsführung, Team von fünf bis zehn Personen, Verein wählen
  2. Woche 2: Format, Ziel und Spendenseite festlegen
  3. Woche 3: Texte und Fotos vorbereiten, Intranet und Aushänge planen
  4. Woche 4: Start mit Aufruf der Geschäftsführung
  5. Woche 5: Zwischenstand zeigen, Ergebnis feiern, danken

Eine ausführlichere Planung mit Aufgaben pro Woche steht im Artikel Weihnachtsaktion planen: Zeitplan für Vereine. Weitere Formate finden Sie unter Weihnachtsaktion Ideen für Ihren Verein.

Zusammen mit Kollegen im Homeoffice spenden

Viele Teams arbeiten verteilt. Eine Aktion, die nur im Foyer stattfindet, schließt sie aus. Legen Sie deshalb von Anfang an einen Online Weg an, der auf dem Handy und am Laptop funktioniert, und nutzen Sie die Ideen im Artikel Online Weihnachtsaktion als digitales Erlebnis.

So geht es mit WeGlow.world

Der Verein richtet mit WeGlow.world eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, persönliche Angaben, Zusammenfassung. Spenden sind einmalig oder monatlich möglich, jeweils mit eigenen Beträgen und Beschriftungen, zum Beispiel „Eine warme Mahlzeit“. Die Seite funktioniert auf dem Handy, auch im Homeoffice.

Besonders passend für Betriebe: Mitarbeitende starten eine eigene Aktionsseite und sammeln in ihrem Team oder ihrer Abteilung. So wird jede Abteilung zum kleinen Spendenteam. Ein Dankestext, den der Verein hinterlegt, wird nach der Spende automatisch verschickt. Zusätzlich gibt es vier Weihnachtserlebnisse, die bis zum offiziellen Start noch Konzept sind. Im Glow Room, einem 3D Wohnzimmer mit Weihnachtsbaum, wird jede Spende zu einer Verzierung am Baum. So sieht die Belegschaft den Erfolg wachsen. Der Verein kann sich hier anmelden, Fragen beantwortet das Team unter Kontakt. Mehr Überblick bietet die Weihnachts Fundraising Übersicht.

Häufige Fragen

Die fünf Fragen, die Teams vor einer Weihnachtsaktion am häufigsten stellen.

Wie lange dauert die Vorbereitung?

Rechnen Sie mit fünf Wochen. Mehr Zeit brauchen Sie, wenn eine Tombola oder ein Stand auf öffentlichem Grund geplant ist, weil Anmeldungen beim Finanzamt mindestens zwei Wochen Vorlauf verlangen.

Kann das Unternehmen eine Spendenquittung ausstellen?

Nein. Die Zuwendungsbestätigung stellt der begünstigte Verein nach amtlichem Muster aus. Das Unternehmen kann nur auf diese Möglichkeit hinweisen.

Dürfen wir eine Weihnachtstombola im Betrieb veranstalten?

Nur mit Klärung der Regeln Ihres Bundeslandes. Eine Tombola ist eine Ausspielung. Fragen Sie die zuständige Glücksspielbehörde und das Finanzamt, bevor Sie Lose verkaufen.

Müssen wir den Betriebsrat einbinden?

Wo es einen Betriebsrat gibt, ist es klug, ihn früh zu informieren, besonders bei Aktionen in der Arbeitszeit oder mit Aufrufen im Intranet. Die rechtliche Einordnung klärt die Personalabteilung oder eine Fachberatung.

Wie verhindern wir sozialen Druck im Team?

Machen Sie die Teilnahme freiwillig, zeigen Sie nur Gesamtsummen und keine Namenslisten und nennen Sie keine Mindestbeträge. Jeder Beitrag zählt, auch kleine.

Quellen

Artikel