Weihnachtsessen für den guten Zweck: Tickets und Tische

Weihnachtsessen oder Brunch für Ihren Verein: Tickets, Tische, Zeitplan, Spendenquittung und Tombola-Regeln. So bleibt der Abend rechtlich sauber.

Kurz gesagt Ein Weihnachtsessen für den guten Zweck funktioniert über Tickets und Tische, braucht aber sechs bis acht Wochen Vorlauf. Der Ticketpreis für das Essen gilt nach gängiger Auslegung als Gegenleistung und nicht als abziehbare Spende, eine Spendenquittung gibt es nur für freiwillige Zuwendungen. Planen Sie Kosten, Genehmigungen und eine Online-Spendenseite von Anfang an mit.

Ein gemeinsames Essen bringt Menschen an einen Tisch, die Ihren Verein sonst kaum kennen würden. Damit der Abend nicht an Kalkulation oder Formalitäten scheitert, finden Sie hier den Ablauf: Format, Preis, Tische, Regeln, Zeitplan und die digitale Verlängerung.

Welche Formate passen zu Ihrem Verein?

Am häufigsten sind das festliche Abendessen mit Menü, der Weihnachtsbrunch am Wochenende und das gemeinsame Essen mit Spendengästen, bei dem Unternehmen oder Familien einen ganzen Tisch übernehmen. Der Brunch ist meist günstiger und familienfreundlicher, das Abendessen bringt höhere Einnahmen pro Gast.

Wählen Sie das Format nach Ihrem Team. Mit 5 bis 10 Helferinnen und Helfern tragen Sie einen Brunch für 40 bis 60 Gäste. Ein Abendessen mit 100 Gästen und Service braucht ein größeres Team oder einen Partner wie ein Restaurant oder einen Caterer.

Wie kalkulieren Sie Tickets und Tische?

Rechnen Sie rückwärts: Zuerst die Kosten pro Gast, dann der Ticketpreis, dann der Teil, der zusätzlich als Spende ankommen soll. Zu den Kosten zählen Speisen, Getränke, Raummiete, Geschirr, Deko und Personal. Sponsoren oder Sachspenden senken diese Posten.

Ein Beispiel für eine eigene Planung: 10 Tische mit je 8 Gästen ergeben 80 Plätze. Kostet das Essen pro Gast 25 Euro, liegt der Ticketpreis darüber, und die Differenz bleibt für den Zweck. Vergessen Sie einen Puffer von etwa 10 Prozent für Ausfälle und Kleinigkeiten nicht.

Verkaufen Sie Tische als Paket, zum Beispiel an Firmen, Familien oder Nachbarschaften. Wer einen ganzen Tisch bucht, bringt seine Gäste gleich mit und übernimmt einen Teil der Werbung für Sie.

Ticketpreis und Spende: Was ist der Unterschied?

Der Ticketpreis bezahlt das Essen. Das ist eine Gegenleistung. Eine Spende dagegen ist freiwillig und erfolgt ohne Gegenleistung. Deshalb gilt der Preis fürs Essen nach gängiger Auslegung nicht als abziehbare Spende. Lassen Sie sich vom Finanzamt bestätigen, ob Ihr Verein dafür eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf.

Trennen Sie beides sauber. Weisen Sie auf dem Ticket und in der Anmeldung getrennt aus, was das Essen kostet und was als freiwilliger Betrag obendrauf möglich ist. Wie ein solcher Aufschlag steuerlich zu behandeln ist, bestätigt Ihnen das Finanzamt oder eine Steuerberatung, bevor Sie Tickets verkaufen.

Welche Spendenquittung können Sie ausstellen?

Für echte Spenden gilt das übliche Verfahren. Spenden sind als Sonderausgaben bis 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte absetzbar. Ihr Verein braucht dafür einen gültigen Freistellungsbescheid, der nicht älter als fünf Jahre ist, und muss das amtlich vorgeschriebene Muster der Zuwendungsbestätigung nutzen.

Bis 300 Euro genügt der Spenderin oder dem Spender ein Bankbeleg, wenn die erforderlichen Angaben darauf stehen. Wer vorsätzlich oder fahrlässig eine falsche Bestätigung ausstellt, haftet mit 30 Prozent des Betrags. Mehr dazu im Artikel Spendenquittung für Weihnachtsspenden.

Was müssen Sie vorher klären?

Sobald Sie Speisen und Getränke gegen Geld abgeben, können gewerberechtliche oder gaststättenrechtliche Vorgaben greifen, auch wenn der gesamte Erlös an den guten Zweck geht. Welche das sind, entscheidet Ihre Gemeinde. Fragen Sie das Ordnungsamt und das Lebensmittelamt.

Klären Sie außerdem, wer kocht und ausschenkt. Ein Restaurant, das das Menü zum Selbstkostenpreis liefert, nimmt Ihnen viele Fragen ab. Prüfen Sie ebenfalls die Raumnutzung: Gemeindehaus, Vereinsheim oder Saal haben eigene Regeln für Personenzahl und Ausschank.

Planen Sie diese Gespräche früh ein, denn Auflagen lassen sich nicht in letzter Minute erfüllen. Halten Sie schriftlich fest, was Ihnen zugesagt wurde.

Was gilt für Tombola und Verlosung am Abend?

Eine Tombola gehört für viele zum Abend dazu, ist aber ein Glücksspiel. Eine öffentliche Tombola ohne Erlaubnis ist strafbar, und die Regeln sind Ländersache. Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde oder der zuständigen Landesbehörde nach, bevor Sie Lose drucken.

Wie unterschiedlich die Grenzen sind, zeigen die gelesenen Regelungen: Berlin erlaubt Spielkapital bis 30.000 Euro, Nordrhein-Westfalen bis 40.000 Euro. Bremens frühere Allgemeinverfügung (10.000 Euro) war bis 31. Dezember 2024 befristet, ob eine Nachfolgeregel gilt, haben wir nicht bestätigt. Die Lotteriesteuer ist beim Finanzamt anzumelden, auch bei Befreiung. Minderjährige dürfen nicht teilnehmen.

Ein Los ist nach gängiger Auslegung ein Kauf mit Gewinnchance und keine Spende, fragen Sie das Finanzamt, bevor Sie dafür eine Bestätigung ausstellen. Verkaufen Sie Lose nur vor Ort. Der Losverkauf über das Internet ist nach den gelesenen allgemeinen Erlaubnissen nicht gestattet. Alle Details lesen Sie in Tombola zur Weihnachtsaktion: Regeln.

Zeitplan: Von acht Wochen bis zum Essen

Acht Wochen vorher: Termin, Ort und Format festlegen, Kosten pro Gast kalkulieren.
Sechs Wochen vorher: Genehmigungen, Küche, Getränke und Tombola klären, Team bilden.
Vier Wochen vorher: Ticketverkauf und Tischbuchung starten, Einladung verschicken.
Zwei Wochen vorher: Sitzplan, Schichtplan und Kasse festlegen, Lotteriesteuer anmelden, falls Sie verlosen.
Nach dem Essen: Danke sagen, Ergebnis festhalten, Spendenquittungen für echte Spenden ausstellen.

Den ausführlichen Plan für die ganze Aktion finden Sie im Artikel Weihnachtsaktion planen: der Zeitplan. Wenn Sie noch nach dem passenden Format suchen, hilft Weihnachtsaktion Ideen für Ihren Verein.

Wie laden Sie Gäste ein und beachten den Datenschutz?

Laden Sie persönlich ein, über Ihren Verteiler, Partner und Social Media. Für Einladungen per E-Mail brauchen Sie eine ausdrückliche Einwilligung. Die Datenschutzkonferenz hält ein Double-Opt-in für geboten. Die zuständige Aufsicht ist je nach Bundesland eine andere.

Auf Ihrer Anmeldeseite braucht es ein vollständiges Impressum. Cookies und Tracker setzen eine Einwilligung voraus. Fragen Sie Ihre Landesdatenschutzbehörde, wenn Sie unsicher sind.

So gehen Sie es mit WeGlow.world an

Mit WeGlow.world legen Sie eine Veranstaltung mit Tickets an und sehen die Summen live. Zusätzlich richten Sie eine Spendenseite in drei Schritten ein (Betrag, persönliche Angaben, Zusammenfassung), mit einmaligen und monatlichen Spenden. Sie funktioniert auf dem Handy, und ein QR-Code auf dem Tisch führt direkt dorthin.

Gastgeberinnen und Gastgeber von Tischen können eine eigene Aktionsseite starten und im Freundeskreis Spenden sammeln. Die Spendenseite fragt nach Vorname und E-Mail-Adresse. Sie können einen Dankestext hinterlegen, der nach der Spende verschickt wird.

Für die Zeit nach dem Essen gibt es vier Weihnachtserlebnisse, die noch Konzepte bis zum offiziellen Start sind. Die Kartenwand zeigt Umschläge an einer Leine, jede Karte ist eine Briefmarke, passend für Grüße von Gästen. Im Glow Room wird jede Spende zu einem Schmuckstück am Baum im 3D-Wohnzimmer. Das Konto richten Sie unter Anmelden ein, bei Fragen hilft der Kontakt. Mehr dazu auf der Übersichtsseite.

Häufige Fragen

Ist der Preis für das Weihnachtsessen als Spende absetzbar?

Nach gängiger Auslegung nein. Der Ticketpreis bezahlt das Essen und ist eine Gegenleistung. Eine Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Für den Essenspreis sollten Sie erst eine Zuwendungsbestätigung ausstellen, wenn das Finanzamt es bestätigt hat. Zweifelsfälle klären Sie mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.

Kann ich eine Spendenquittung für einen Aufpreis ausstellen?

Für eine echte, freiwillige Spende mit bekanntem Spender ist eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster möglich, wenn Ihr Verein einen gültigen Freistellungsbescheid hat. Wie Sie einen Aufschlag auf das Ticket behandeln, fragen Sie vorab beim Finanzamt.

Brauche ich eine Genehmigung für den Verkauf von Essen und Getränken?

Möglicherweise, auch wenn der Erlös gespendet wird. Gewerberechtliche oder gaststättenrechtliche Vorgaben hängen von Ihrer Gemeinde ab. Fragen Sie das Ordnungsamt und das Lebensmittelamt rechtzeitig, am besten sechs Wochen vor dem Termin.

Darf ich eine Tombola beim Weihnachtsessen veranstalten?

Nur mit Erlaubnis. Die Grenzen für Spielkapital, Reinertrag und Anmeldefristen unterscheiden sich je nach Bundesland. Melden Sie die Lotteriesteuer beim Finanzamt an und fragen Sie Ihre Gemeinde. Eine Online-Tombola ist keine Standardoption.

Wie viele Helfer brauche ich?

Für einen Brunch mit 40 bis 60 Gästen reichen oft 5 bis 10 Personen. Bei einem Abendessen mit 100 Gästen planen Sie mehr Service ein oder arbeiten mit einem Restaurant oder Caterer zusammen. Verteilen Sie Schichten, damit niemand den ganzen Abend allein trägt.

Quellen

Geprüft am 9. Oktober 2026 (Gesetze im Internet, Landesbehörden). Dies ist keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel das Ordnungsamt, das Finanzamt oder eine Steuerberatung.