Weihnachtsmail an Spender: drei Beispiele für Vereine

Drei fertige Weihnachtsmails an Spender mit Betreff und Button: Einladung, Zwischenstand, Dank. Dazu Zeitplan, § 7 UWG und Double Opt In kurz erklärt.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion braucht höchstens drei Mails an Spender: eine Einladung, einen Zwischenstand und einen Dank. Unten finden Sie alle drei als Mustertext mit Betreffzeile und Button. Versenden Sie nur an Menschen, die ausdrücklich zugestimmt haben, am besten per Double Opt In. So bleibt Ihr Verein im Rahmen von § 7 UWG.

Warum drei Mails genügen

Jede Mail hat ein Ziel und einen einzigen Button. Die Einladung öffnet die Aktion, der Zwischenstand hält sie am Laufen, der Dank schließt sie ab. Mehr Mails in sechs Wochen ermüden Ihre Unterstützer, weniger lassen die Aktion im Posteingang untergehen.

Wann Sie was schicken

Die Tabelle zeigt einen Ablauf für eine Aktion von Mitte November bis Weihnachten. Die Termine sind ein Vorschlag, passen Sie sie an Ihr Enddatum an.

ZeitpunktZielBetreffButton
Ende NovemberEinladung, erste SpendenWir brauchen Ihre Hilfe für WeihnachtenJetzt spenden
Mitte DezemberZwischenstand, Schwung haltenSchon 2.150 Euro: Helfen Sie uns bis zum ZielMitmachen
Zwischen den JahrenDank, BindungDanke: So hat Ihre Spende gewirktErgebnis ansehen

Mail 1: Die Einladung

Die erste Mail erklärt in wenigen Sätzen, wofür Sie sammeln, bis wann und wie man hilft. Ein Beispiel für einen erfundenen Verein, die Zahlen sind Beispielzahlen.

Betreff: Wir brauchen Ihre Hilfe für Weihnachten

Hallo [Vorname],

der Sonnenhof e. V. möchte in diesem Jahr 40 Familien ein warmes Weihnachtsessen schenken. Dafür sammeln wir bis zum 20. Dezember 3.000 Euro. Schon eine kleine Spende macht aus einem leeren Tisch ein Fest.

Button: Jetzt spenden

Herzlichen Dank, Ihr Team vom Sonnenhof. Sie möchten diese Mails nicht mehr erhalten? Hier abmelden.

Mail 2: Der Zwischenstand

Diese Mail zeigt, dass die Aktion lebt. Nennen Sie, was schon erreicht ist, was noch fehlt und wie viele Tage bleiben. Eine konkrete Lücke motiviert mehr als ein allgemeiner Aufruf.

Betreff: Schon 2.150 Euro: Helfen Sie uns bis zum Ziel

Hallo [Vorname],

dank Ihnen und vielen anderen sind 2.150 Euro zusammengekommen. Das reicht für 28 Familien. Für die übrigen Familien fehlen noch 850 Euro, und uns bleiben fünf Tage. Spenden Sie selbst oder starten Sie eine eigene Aktionsseite im Freundeskreis.

Button: Mitmachen

Ihr Team vom Sonnenhof. Hier abmelden.

Mail 3: Der Dank

Der Dank wird am häufigsten vergessen und bindet am stärksten. Berichten Sie, was erreicht wurde, und sagen Sie ehrlich, wenn das Ziel nicht ganz erreicht wurde. Erwähnen Sie die Spendenquittung nur, wenn Ihr Verein sie ausstellen darf.

Betreff: Danke: So hat Ihre Spende gewirkt

Hallo [Vorname],

am 24. Dezember saßen 40 Familien an einem gedeckten Tisch. Das war nur durch Sie möglich. Wer eine Zuwendungsbestätigung braucht, bekommt sie von uns, bitte antworten Sie kurz auf diese Mail. Im Januar erzählen wir, wie es weitergeht.

Button: Ergebnis ansehen

Ihr Team vom Sonnenhof. Hier abmelden.

Betreff und Button: worauf es ankommt

Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet wird, der Button, ob jemand handelt. Beides sollten Sie bewusst formulieren.

  • Betreff kurz halten, damit er auch auf dem Handy lesbar bleibt.
  • Eine konkrete Zahl oder einen Zweck nennen, zum Beispiel 2.150 Euro oder 40 Familien.
  • Auf Großbuchstaben und Ausrufezeichen verzichten.
  • Pro Mail genau einen Button mit einem Verb, etwa Jetzt spenden.

Testen Sie die Mail vor dem Versand am Handy. Viele lesen Vereinsmails am Handy, und ein Button, der sich dort nicht antippen lässt, kostet Spenden.

Wen Sie anschreiben dürfen: § 7 UWG und Double Opt In

Werbung per Mail ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung gilt nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG als unzumutbare Belästigung. Die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG betrifft Unternehmer, die Adressen beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten. Ob eine Spende darunter fällt, ist nicht bestätigt. Gehen Sie deshalb von Zustimmung aus.

Die deutschen Datenschutzbehörden nennen in ihrer Orientierungshilfe zur Direktwerbung (Stand Februar 2022) das Double Opt In Verfahren für elektronische Einwilligungen als geboten. Es läuft so ab:

  1. Die Person trägt ihre Adresse in ein Formular ein.
  2. Sie erhält eine Mail mit einem Bestätigungslink.
  3. Erst nach dem Klick gilt sie als angemeldet.
  4. Sie speichern Zeitpunkt und Bestätigung als Nachweis.

Nur eine gespeicherte IP Adresse reicht als Nachweis laut Orientierungshilfe nicht. Bieten Sie in jeder Mail eine Abmeldung an. Zuständig für Ihren Verein ist die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes, fragen Sie dort nach, wenn Sie unsicher sind. Dies ist keine Rechtsberatung.

Spendenquittung und Jahresende

Spenden zählen im Kalenderjahr der Zahlung, nach § 11 EStG also bis 31. Dezember. Für die letzten Tage des Jahres gibt es hier keine Garantie. Bis 300 Euro genügt dem Spender oft der Bankbeleg, sonst braucht er eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster.

Ausstellen darf sie nur ein Verein mit gültigem Freistellungsbescheid, der nicht älter als fünf Jahre ist. Fehlerhafte Bestätigungen führen zur Haftung von 30 Prozent. Prüfen Sie das, bevor Sie in der Dankmail eine Quittung versprechen.

So geht es mit WeGlow.world

Der Button Ihrer Mails braucht ein Ziel. Mit WeGlow.world richten Sie eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, persönliche Angaben, Zusammenfassung. Spender geben einmalig oder monatlich, mit eigenen Beträgen und Beschriftungen wie „Eine warme Mahlzeit“. Die Seite funktioniert auf dem Handy. Ein Dankestext, den Sie hinterlegen, wird nach der Spende automatisch verschickt.

Unterstützer können eine eigene Aktionsseite starten, auf die Mail 2 verweist. Zusätzlich gibt es vier Weihnachtserlebnisse, die noch Konzept bis zum offiziellen Start sind. Im Glow Room wird jede Spende zur Verzierung am Weihnachtsbaum, im Sternenhimmel zu einem Stern. Mehr dazu im Artikel Online Weihnachtsaktion. Zum Start geht es hier zur Anmeldung.

Ideen für das Format finden Sie in Weihnachtsaktion Ideen für Vereine, den Ablauf in Weihnachtsaktion planen: Zeitplan.

Häufige Fragen

Fünf Fragen, die Vereine zur Weihnachtsmail stellen.

Wie viele Mails sind für eine Weihnachtsaktion sinnvoll?

Drei reichen: Einladung, Zwischenstand und Dank. Verteilt über etwa sechs Wochen bleibt jede Mail ein Ereignis. Mehr Mails sind nur sinnvoll, wenn Ihre Empfänger sie ausdrücklich wünschen.

Dürfen wir alle früheren Spender anschreiben?

Nur mit ausdrücklicher Zustimmung. Ob die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG für Spender gilt, ist nicht bestätigt. Fragen Sie im Zweifel die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.

Ist Double Opt In Pflicht?

Die Datenschutzbehörden nennen es für elektronische Einwilligungen als geboten, vor allem wegen der Nachweisbarkeit. Ob ein Gericht im Einzelfall anders entscheidet, können wir nicht sagen.

Welche Öffnungsraten sind realistisch?

Dafür nennen wir keine Zahl, weil uns keine datierte, nachprüfbare Quelle für Vereine vorliegt. Messen Sie lieber Ihre eigene erste Mail und vergleichen Sie später.

Was gehört in jede Mail?

Ein klares Ziel, ein Button, ein Absender mit Verein und eine Abmeldemöglichkeit. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Seite ein vollständiges Impressum und eine Datenschutzerklärung zeigt.

Quellen

Artikel